В 2026 году порядок ведения и оформления трудовой книжки сильно изменился․ Многие работники, особенно те, кто впервые enters the labor market, сталкиваются с вопросом: «Можно ли мне получить бумажную трудовую книжку?» или «Кто вообще не может её оформлять?» В этой статье мы разберём, кто попадает под исключения, как правильно оформлять трудовые отношения в электронном виде и какие обязанности возлагает работодатель․
Общие принципы оформления трудовой книжки
Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям ГИП «Онлайн‑инспекция», трудовые книжки могут вестись в двух формах:
- Бумажный вариант – до 31 декабря 2020 года для большинства работников․
- Электронный вариант (ЭТК) – с 1 января 2021 года для всех, кто начал работать в этот период и далее․
Переход на электронный формат происходит автоматически, если сотрудник не имел трудовой книжки в предыдущих организациях․ При этом:
- Запись о приёме в компанию вносится в отчётность не позднее следующего рабочего дня․
- Если сотрудник ранее работал где‑то ещё, его прежний опыт фиксируется в прежней книжке, а новая оформляется только в электронном виде․
Кто не может оформлять бумажную трудовую книжку?
С 2021 года бумажный документ оформляется только в следующих случаях:
- Работник впервые поступает на работу после 31 декабря 2020 года и не имеет трудовой книжки․
- Работник переходит на новую организацию, где требуется вести учёт только в электронном виде․
- Работодатель‑физическое лицо (не ИП) нанимает сотрудника, у которого нет стажа, требующего бумажной формы․
Таким образом, не могут оформлять бумажную трудовую книжку:
- Все лица, впервые устроившиеся на работу с года․
- Сотрудники, перешедшие на электронный формат по инициативе работодателя․
- Работники, у которых в прежних организациях уже была заведена электронная книжка․
Что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку?
По закону, если сотрудник не получил документ после увольнения или при приёме на работу, он имеет право подать письменный запрос к работодателю․ Последний обязан выдать книжку (или её электронный эквивалент) не позже трёх рабочих дней․ Если работодатель уклоняется, работник может:
- Обратиться в прокуратуру или инспекцию труда․
- Требовать возмещения материального ущерба за задержку выдачи․
- Получить компенсацию за неправильно оформленные записи в книжке․
Как правильно оформить электронную трудовую книжку
Электронный документ хранится в Социальном фонде и доступен работнику через личный кабинет на портале ФНС/СФР․ В нём отражаются:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС․
- Место и дата приёма на работу․
- Сведения о предыдущих местах работы (если они есть)․
- Сведения о причинах увольнения․
- Данные о заработной плате и отчисленных страховых взносах․
Оформление происходит автоматически при вводе данных в 1С‑Зарплата или иных бухгалтерских системах, которые синхронизируются с ФСС․
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли оформлять новую бумажную книжку, если её потеряли?
Нет․ Если сотрудник потерял бумажную книжку, работодатель может оформить только электронный вариант․ При этом важно убедиться, что в книжке нет закрывающей записи (т․ е․ запись о увольнении), иначе её нельзя использовать для новых отношений․
Можно ли вести трудовые отношения без трудовой книжки?
Да, если:
- Работник начинает работу после 31 декабря 2020 года и автоматически переходит на электронный формат․
- Отношения оформляются по договору подряда, гражданско‑правовому договору или договору ГПХ, где трудовая книжка не требуется․
Как вести учёт стажа для пенсионных целей?
Стаж, необходимый для пенсии, учитываеться по данным СФР о уплаченных страховых взносах․ Бумажная трудовая книжка в этом случае не используется – сведения о стаже хранятся в электронных отчётах․
С 2021 года трудовая книжка в бумажном виде стала исключением, а не нормой․ Оформить её можно только в случаях, когда работник:
- Имеет стаж, требующий бумажной формы (до 31 декабря 2020 года)․
- Работает в организации, где по решению работодателя используется только электронный документ․
Для большинства новых сотрудников невозможно оформить бумажную книжку – вместо неё автоматически создаётся электронный вариант, который имеет ту же юридическую силу․
Понимание этих правил помогает избежать конфликтов с работодателем, своевременно получить необходимые документы и правильно оформить свои трудовые отношения․