В 2025‑2026 годах в России действует новый порядок ведения трудовой книжки. Особое внимание уделяется ситуациям, когда работник находится на временном назначении, переводится в другой отдел или работает по совместительству. Ниже – подробные рекомендации и готовые примеры записей, которые помогут избежать ошибок.
Общие правила внесения записей
Записи в трудовую книжку делаются рукой (шариковая, гелевая или перьевая) чернилами синего, фиолетового или черного цвета, при этом они должны быть светостойкими. Внесенные сведения фиксируются в следующем порядке:
- Нумерация записей – по порядковому номеру в графе «Сведения о работе».
- Дата фактического начала выполнения обязанностей указываеться в графе «Дата начала работы».
- Для временных переводов указывается срок действия перевода.
Если перевод оформлен на ограниченный срок, то запись в книжку вносится только в случае, когда он становится постоянным. Временные договоры (срочные или ГПХ) оформляются отдельным документом, но сведения о них фиксируются в книжке только при их преобразовании в постоянное трудовое отношение.
Пример оформления приема на работу по временному договору
Графа 1: 1. Приём на работу (временно) Графа 2: – (срок действия договора) Графа 3: Сотрудник Иванов И.И., паспорт 45 12 345678, ИНН 1234567890, ОКПП 01 23 45 67 89 Графа 4: Должность – «Младший бухгалтер», подразделение – «Бухгалтерия», основной ставка – 30 000 руб. Графа 5: Основание – Договор № 12/2025 от
Примеры записей в зависимости от ситуации
Перевод на другую должность (временный)
Если сотрудник переводятся в другой отдел на ограниченный срок, в книжку вносят сведения о переводе, но без указания постоянного места работы. При окончании срока перевод считается завершённым, и в книжку вносится запись об окончании работы.
Графа 1: 2. Перевод Графа 2: – (временный перевод в отдел «Маркетинг») Графа 3: Сотрудник Петрова П;П., подразделение «Бухгалтерия» → «Маркетинг», должность «Специалист по маркетингу», ставка 35 000 руб. Графа 4: Основание – Приказ № 45 от
Перевод, ставший постоянным
После окончания временного срока, если перевод признаётся постоянным, в книжку вносят новую запись с указанием постоянного места работы и должности.
Графа 1: 3. Перевод (постоянный) Графа 2: – (постоянно) Графа 3: Сотрудник Петрова П.П., подразделение «Маркетинг», должность «Специалист по маркетингу», ставка 40 000 руб. Графа 4: Основание – Приказ № 67 от
Смена фамилии, имени или отчества
При изменении персональных данных в книжку вносят запись о смене фамилии, но при этом сохраняются все ранее данные записи;
Графа 1: 4. Смена фамилии Графа 2: Графа 3: Сотрудник Сидоров И.И. → Сидорова А.А. Графа 4: Основание – Свидетельство о браке № 123 от
Переход на электронную форму ведения
С введена электронная форма трудовой книжки. При переходе на электронный формат в книжку вносят запись о переходе, указав номер электронного документа и дату перехода.
Графа 1: 5. Переход на электронную форму Графа 2: Графа 3: Сотрудник Иванов И.И., электронный документ № E-2023-001 Графа 4: Основание – Приказ Минтруда РФ от № 320н
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать карандаш? – Нет, записи должны быть сделаны чернилами, чтобы они были светостойкими.
- Какие цвета чернил допускаются? – Синий, фиолетовый или черный.
- Как оформить запись о временном увольнении? – Указывается дата окончания действия трудового договора и основание увольнения, после чего в книжку вносится запись об увольнении.
- Нужен ли отдельный лист для временных записей? – Нет, все записи вносятся в основной документ, но каждая новая запись нумеруется отдельным порядковым номером.
Готовые образцы для скачивания
Для удобства подготовки записей в 2025‑2026 годах подготовлена подборка из 85 готовых образцов, которые покрывают все типовые ситуации:
- Приём на работу (временно и постоянно)
- Переводы (временные и постоянные)
- Увольнения
- Смена фамилии, имени, отчества
- Переход на электронную форму
- Совместительство
Скачать образцы можно по ссылке: 85 образцов трудовых книжек.
Правильное заполнение трудовой книжки в условиях временных трудовых отношений требует внимания к деталям: точного указания дат, срока действия договоров и оснований. Использование подготовленных образцов и соблюдение требований светостойкости записей позволяют избежать ошибок и обеспечить корректное документальное подтверждение трудовой деятельности сотрудника.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы – обратитесь к специалистам по кадровому делу или в территориальное отделение СФР.