Важно! С 1 сентября 2021 года применяется новый порядок заполнения трудовых книжек. Прежняя Инструкция и Правила ведения отменены. Основы регулируются статьей 66 Трудового кодекса РФ и Приказом Минтруда России № 320н от .

Ключевые изменения и общие положения

• Для впервые устраивающихся на работу (граждан, не имевших трудового стажа ранее) бумажная трудовая книжка не заполняется (ч. 8 ст. 2 Федерального закона № 439-ФЗ от ). Сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде в СЗВ-ТД.
• Работник, уже имеющий бумажную трудовую книжку, может продолжать ее вести параллельно с электронными записями, если того желает.
• Требования к заполнению действуют как для бумажных книжек, так и для вкладышей (при замене утерянной книжки или выдаче дубликата).

Кто отвечает за корректное заполнение?

Ответственность за правильность, полноту и своевременность внесения записей в трудовую книжку (вкладыш) полностью лежит на работодателе (организации или индивидуальном предпринимателе). Конкретную работу выполняют уполномоченные сотрудники: секретарь, инспектор по кадрам или бухгалтер. Они ставят свою подпись и расшифровывают ее в каждой записи.

Правила заполнения титульного листа и вкладыша

Титульный лист заполняется только при выдаче дубликата трудовой книжки или вкладыша. Для впервые устраивающихся он не оформляется.

1. Используйте только типовой бланк, утвержденный Минтрудом России.
2. Заполняйте все графы разборчиво, без сокращений, черными, синими или фиолетовыми чернилами (шариковая ручка).
3. В графе «Подпись работника» должна стоять личная подпись владельца книжки с датой первичного заполнения.

Как правильно вносить записи о работе (ст. 66 ТК РФ)

Каждая запись должна содержать:

• Дату заключения или расторжения трудового договора.
• Наименование работодателя (организации, ИП) с указанием места нахождения.
• ФИО работника полностью.
• Основание для приема или увольнения (номер и дата приказа/распоряжения, ссылка на ст. ТК РФ).
• Подпись ответственного лица (секретаря, инспектора по кадрам) с расшифровкой.
• Подпись самого работника (при приеме на работу).

Пример записи о приеме на работу:

«Принят на работу с на должность инженера. Приказ № 45-к от . Подпись ответственного: Иванова А.П. (инспектор по кадрам). Подпись работника: Петров С.И.»

Важные нюансы оформления

Цвет чернил

Допускаются: черный, синий, фиолетовый. Запрещены: красный, зеленый, карандаш.

Исправления и помарки

Приказом № 320н установлен строгий порядок:

• Некорректная запись не зачеркивается.
• Она обозначается словом «Исправляется» (не «Ошибочно» или «Неверно»).
• Далее вносится правильная запись.
• Под исправлением ставится подпись ответственного лица и дата исправления.

Запрещено использовать корректирующую жидкость, затирать, делать надписи поверх старого текста.

Пустые строки

Нормативно не требуется оставлять пустые строки между записями. Записи вносятся последовательно, без пропусков.

Хранение и возврат трудовой книжки

• Работодатель обязан хранить трудовые книжки (вкладыши) в условиях, обеспечивающих их сохранность.
• При увольнении работнику выдается его трудовая книжка (или вкладыш) в день увольнения (вручение под расписку).
• При переводе в другую организацию запись о прежнем работодателе не изымается. Новая организация вносит запись о приеме, не затрагивая предыдущие.

Ответственность за нарушения

Неправильное ведение или хранение трудовых книжек влечет административную ответственность для работодателя и должностных лиц по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы).

С 2026 года порядок заполнения трудовой книжки остается прежним, с момента реформы 2021 года. Главное — следовать букве Приказа № 320н: использовать типовые бланки, писать без сокращений, правильно оформлять исправления. Для впервые устраивающихся бумажная книжка не заводится, все сведения передаются в электронном виде. Ответственность за все записи лежит на работодателе.

Примечание: Данная статья носит справочный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом или контролирующими органами.