С 1 января 2021 года в России вступил в силу новый порядок ведения трудовых книжек: работники получили право выбирать — продолжать использовать бумажный формат или переходить на электронный учет трудовой деятельности․ Однако не все сотрудники своевременно оформили заявление о выборе способа ведения․ Особенно актуален этот вопрос для тех, кто не подавал заявление в 2020 году и не делал этого в последующие годы, 2021, 2022, 2023, 2024, 2025 и даже 2026․

Почему работник мог не подавать заявление?

Ситуации, когда работник не подавал заявление о выборе формата трудовой книжки, могут быть следующими:

• Работник в 2020 году не был трудоустроен — он находился в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в декрете, был безработным или учился․
• Работник не знал о нововведении и не получил информации от работодателя․
• Работник не понимал, что заявление нужно подавать именно в 2020 году — он думал, что можно сделать это в любой момент․
• Работник подал заявление, но оно было утеряно или не зарегистрировано в кадровой службе․
• Работник не считает важным формат ведения — ему всё равно, бумажная книжка или электронная, и он не проявляет инициативу․

Что говорит закон?

Согласно статье 66․1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку в электронной форме только при наличии письменного заявления работника․ Если заявление не подано, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку․

Важно! Работник не обязан подавать заявление․ Это его право, а не обязанность․ Работодатель не вправе требовать от сотрудника подачи заявления о выборе формата — это нарушение трудового законодательства․

Согласно разъяснениям Минтруда России и КонсультантПлюс, если работник не подавал заявление до 31 декабря 2020 года, то:

• Если у него уже была бумажная трудовая книжка — она продолжает вестись в бумажном виде․
• Если у него не было трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу после 2021 года) — работодатель обязан вести ему трудовую книжку в бумажном формате, поскольку электронная ведётся только по заявлению․

Что делать работодателю, если работник не подавал заявление?

Продолжать вести бумажную трудовую книжку

Если работник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку в соответствии с действующими правилами, утверждёнными Постановлением Правительства РФ № 225 от ․

Это означает:

• Записи о приёме, переводе, увольнении вносятся в бумажную книжку․
• Книжка хранится в архиве организации до увольнения сотрудника․
• При увольнении книжка выдаётся работнику под роспись․

Не требовать заявление «по умолчанию»

Работодатель не может требовать от сотрудника подать заявление о выборе формата․ Даже если сотрудник работает с 2021 года и не подавал заявление — это не является нарушением․ Работодатель действует правильно, если продолжает вести бумажную книжку․

Не создавать электронную трудовую книжку без согласия

Если работодатель самовольно создаст электронную трудовую книжку (ЭТК) в Пенсионном фонде РФ без заявления работника, это нарушение закона․ Суды уже отклоняли иски работников, которые требовали признать незаконным ведение ЭТК без их согласия․ Например, в судебной практике 2024 года суды подтвердили: электронная трудовая книжка может вестись только по письменному заявлению работника․

Объяснить сотруднику его права

Хотя требовать заявление нельзя, работодатель может и должен информировать сотрудников о возможности перехода на электронный формат․ Это можно сделать:

• При приёме на работу — включить информацию в ознакомительный лист․
• При проведении инструктажей — устно и письменно․
• Через внутренние порталы, рассылки, объявления․

Пример текста для информирования:

Внимание! С 2021 года вы можете выбрать, как будет вестись ваша трудовая книжка: в бумажном или электронном виде․ Если вы хотите перейти на электронную трудовую книжку — подайте письменное заявление в кадровый отдел․ Если вы не подадите заявление — ваша трудовая книжка будет вестись в привычном бумажном формате․ Это ваше право, а не обязанность․

Что делать, если работник увольняется, а трудовая книжка не подавалась?

Если работник не подавал заявление, но увольняется, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку в день увольнения (согласно статье 84․1 ТК РФ)․

Если книжка утеряна, уничтожена или не выдана по вине работодателя — работник вправе требовать:

• Выдачи дубликата трудовой книжки․
• Компенсации за задержку выдачи (если доказан ущерб)․
• Восстановления сведений о трудовой деятельности через Пенсионный фонд РФ․

Однако, если работник не подавал заявление на электронную книжку, а требует выдать ему сведения о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель обязан предоставить ему выписку из бумажной трудовой книжки в виде документа, заверенного печатью и подписью․

Что делать, если работник вдруг захочет перейти на электронную трудовую книжку сейчас?

Даже если работник не подавал заявление в 2020 году, он может подать его в любой момент — в 2024, 2025 или 2026 году․

Порядок действий:

1. Работник пишет заявление в произвольной форме: «Прошу перейти на ведение моей трудовой книжки в электронной форме»․
2. Работодатель направляет в Пенсионный фонд РФ сведения о трудовой деятельности работника (в электронном виде через систему «Электронная трудовая книжка»)․
3. После передачи данных работнику открывается личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги․
4. Бумажная трудовая книжка продолжает храниться у работодателя — она не уничтожается, а передаётся работнику при увольнении․

Важно! Переход на электронную форму не отменяет обязанности работодателя хранить бумажную книжку до увольнения работника․ Электронная книжка дополняет, а не заменяет бумажную — она содержит сведения, внесённые после перехода, а до этого — только бумажная книжка․

Последствия для работодателя

Если работодатель:

• Не ведёт бумажную трудовую книжку, при отсутствии заявления — это нарушение статьи 66 ТК РФ․ Штрафы до 50 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
• Создаёт электронную трудовую книжку без заявления — нарушение статьи 66․1 ТК РФ․ Работник может обратиться в трудовую инспекцию или суд․
• Не выдаёт трудовую книжку при увольнении — штраф до 50 000 рублей, а также компенсация за задержку (до среднего заработка за весь период задержки)․

Рекомендации для работодателей

1. Проверьте всех сотрудников: кто не подавал заявление до — ведите им бумажные трудовые книжки․
2. Не требуйте заявление — это право, а не обязанность работника․
3. Информируйте новых сотрудников о возможностях выбора формата при приёме на работу․
4. Храните бумажные книжки до увольнения — даже если сотрудник работает с 2021 года и не подавал заявление․
5. При получении заявления — немедленно передайте данные в ПФР через специальную систему (ФСС или ЭТК-портал)․
6. Ведите журнал учёта заявлений о выборе формата трудовой книжки․

Отсутствие заявления от работника о ведении трудовой книжки — это не ошибка, а норма․ Законодательство РФ защищает права работников, предоставляя им свободу выбора․ Работодатель, не получивший заявление, обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку․ Никаких санкций за это не предусмотрено — наоборот, попытка навязать электронную форму без согласия сотрудника может привести к судебным искам и штрафам․

Главное правило: если работник не подал заявление — ведите бумажную трудовую книжку․ Это не только законно, но и безопасно․

Если у вас остались вопросы — обратитесь в трудовую инспекцию, прокуратуру или к юристу по трудовому праву․ Помните: в вопросах трудовых книжек лучше перестраховаться, чем нарушить закон․