С 1 января 2021 года в России действует новый порядок ведения трудовых книжек. Работник имеет право выбрать между бумажной трудовой книжкой (БТК) и электронной трудовой книжкой (ЭТК). Этот выбор необходимо зафиксировать с помощью специального заявления при приеме на работу. Несоблюдение этого требования может привести к административной ответственности работодателя.

Правовая основа и ключевые даты

Основной нормой является часть 6.1 статьи 66.1 Трудового кодекса РФ. Важно помнить исторический контекст:

• До 31 октября 2020 года — работодатели обязаны были уведомить всех работающих граждан о возможности выбора.
• До 31 декабря 2020 года — сотрудники, уже работавшие на эту дату, должны были подать заявление о выборе.
• С 1 января 2021 года — новый порядок действует для всех вновь принимаемых на работу.

Таким образом, сотрудника, принятого в 2026 году, уведомлять о возможности выбора нужно в обязательном порядке. Отсутствие такого уведомления, нарушение.

Кто и когда должен подать заявление?

При первичном приеме на работу (гражданин, ранее не работавший)

Если человек впервые устраивается на работу и у него нет ни одной записи в трудовой книжке (бумажной или электронной), он обязан подать заявление о выборе способа ведения. Если заявление не подано — работодатель открывает для него бумажную трудовую книжку.

При приеме сотрудника, уже имеющего трудовой стаж

Здесь ситуация сложнее. Работодатель должен:

1. Проверить представленную бумажную трудовую книжку (если она есть).
2. Найти в ней последнюю запись. Если в ней есть запись о переходе на электронную форму (или заявление о выборе ЭТК на предыдущем месте), то продолжать вести бумажную книжку ЗАПРЕЩЕНО. Необходимо начать вести ЭТК.
3. Если в бумажной книжке нет такой записи (сотрудник не выбирал ЭТК ранее или его предыдущий работодатель нарушал закон), работодатель имеет право продолжить ведение бумажной книжки, но только до момента, пока сотрудник сам не подаст заявление об ЭТК.

Как правильно оформить заявление?

Заявление пишется в простой письменной форме. Унифицированной формы нет, но оно должно содержать обязательные реквизиты.

Образец (шаблон) заявления

 Директору ООО "Пример"
 (ФИО руководителя)
 от сотрудника (ФИО полностью)
 паспорт: серия, номер, выдан, дата выдачи
 принятого на работу в должность "_________"
 
 ЗАЯВЛЕНИЕ
 
 Прошу вести мою трудовую книжку в следующем виде:
 □ Бумажная трудовая книжка (БТК)
 □ Электронная трудовая книжка (ЭТК)
 
 "___" __________ 20__ г.
 _________________ / (подпись) /
 

Ключевые моменты:

• Дата документа, это дата, когда сотрудник написал заявление. Эта дата передается в ПФР и указывается в отчете СЗВ-ТД.
• Выбор должен быть однозначным (ставится одна галочка).
• Заявление хранится в личном деле сотрудника.

Как и где вносится запись о выборе?

Если выбран вариант БУМАЖНОЙ книжки:

Работодатель открывает новую бумажную книжку (или продолжает вести старую, если она уже есть) и вносит стандартную запись о приеме на работу. Заявление сотрудника прикладывается к ней.

Если выбран вариант ЭЛЕКТРОННОЙ книжки:

Если у сотрудника уже есть ЭТК (с предыдущего места работы), работодатель просто направляет сведения о новой записи (прием) в Социальный фонд России (СФР) через кадровое ПО (1С:ЗУП и аналоги).
2; Если ЭТК отсутствует, работодатель обязан создать ее в СФР и направить туда первую запись — о приеме на работу. После этого бумажная книжка (если была) аннулируется (на нее ставится отметка «Сведения о трудовой деятельности внесены в электронную трудовую книжку»).

Что делать, если сотрудник не подал заявление?

Если в день приема на работу сотрудник не подал заявление, работодатель не имеет права его заставлять. Действия работодателя:

1. Оформить прием на работу.
2. Открыть бумажную трудовую книжку и внести в нее запись о приеме.
3. Объяснить сотруднику его право в любой момент подать заявление об изменении способа ведения (переход на ЭТК).

Важно: Отказ работодателя от ведения бумажной книжки в такой ситуации, прямое нарушение. Сотрудник может обжаловать это в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд.

Типичные ошибки и риски

• Неуведомление сотрудника. Работодатель считает, что выбор — дело сотрудника, и не информирует его. Это грубое нарушение.
• Принуждение к выбору. Заставить выбрать именно ЭТК (чтобы сэкономить на бумажных книжках) нельзя. Выбор должен быть добровольным.
• Игнорирование предыдущей записи. Приняли сотрудника с бумажной книжкой, в которой есть запись «Ведение трудовой книжки прекращено. Сведения о трудовой деятельности хранятся в электронной трудовой книжке», а продолжили в нее писать. Это недопустимо.
• Потеря заявления. Заявление — это юридически значимый документ. Его потеря создает проблемы при проверках.
• Неправильное заполнение СЗВ-ТД. Не указали дату подачи заявления или способ ведения. Это приводит к ошибкам в отчетности ПФР.

Процедура выбора способа ведения трудовой книжки при приеме на работу — это не формальность, а важный элемент кадрового делопроизводства, регулируемый ТК РФ. Правильное оформление заявления защищает и работника (его право на выбор), и работодателя (от административных штрафов).

Алгоритм действий для работодателя:

1. Уведомить сотрудника о возможности выбора в день приема на работу.
2. Получить письменное заявление с четким выбором (БТК/ЭТК).
3. Проверить имеющуюся бумажную книжку на предмет предыдущего выбора ЭТК.
4. Оформить запись в соответствии с выбором (в БТК или направить в СФР для ЭТК).
5. Сохранить заявление в личном деле.
6. Указать данные выбора и дату заявления в кадровом ПО и отчетности (СЗВ-ТД).

Соблюдение этих простых правил обеспечит легальность кадрового учета и избежит конфликтов с трудовой инспекцией и сотрудниками.