Ситуация, когда новый сотрудник отказывается предоставить трудовую книжку при оформлении на работу, встречается не так уж редко. Это может вызывать недоумение у кадровиков и руководителей, особенно если они не знакомы с современными нормами трудового законодательства РФ. В этой статье мы подробно разберём: почему работник может отказаться от предоставления трудовой книжки, какие правовые последствия это имеет, как правильно оформить приём на работу в таких случаях, и как избежать штрафов и судебных исков.

Зачем нужна трудовая книжка?

Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 66), работодатель обязан вести трудовые книжки на всех сотрудников, заключивших трудовой договор на срок более пяти дней. В неё вносятся записи о:

• приёме на работу;
• переводах;
• увольнении;
• наградах и поощрениях;
• выплате дубликата при утрате.

Кроме того, трудовая книжка используется для:

• расчёта страхового стажа для назначения пенсии;
• подтверждения опыта работы при устройстве на новое место;
• получения социальных льгот и компенсаций.

Почему работник может отказаться предоставить трудовую книжку?

Причины отказа могут быть разными — от технических до намеренных манипуляций. Вот основные из них:

1. Работник оформил электронную трудовую книжку (ЭТК), с 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки перестали быть обязательными для всех новых сотрудников, если они подали заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае работодатель ведёт учёт в электронном виде через Пенсионный фонд РФ.
2. Трудовая книжка утеряна или испорчена — работник может не иметь её на руках, но при этом иметь дубликат, выданный предыдущим работодателем или ПФР.
3. Работник хочет скрыть информацию о предыдущем трудовом стаже — например, если у него были перерывы, увольнения по статье или неофициальная занятость.
4. Работник ранее работал за рубежом — иностранные документы не всегда принимаются в России без нотариального перевода и легализации.
5. Работник не понимает требований закона — особенно часто это встречается у молодых специалистов, впервые устраивающихся на работу.

Что говорит закон: можно ли принять на работу без трудовой книжки?

Да, можно. Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, работник обязан представить работодателю:

• паспорт;
• трудовую книжку (если она у него есть);
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• документ об образовании;
• военный билет (для военнообязанных);
• справку о отсутствии судимости (если требуется по закону).

Важно! Трудовая книжка — не обязательный документ для приёма на работу, если её нет. В этом случае работодатель обязан:

1. Оформить трудовую книжку самостоятельно за счёт работодателя (ст. 66 ТК РФ);
2. Зарегистрировать нового сотрудника в системе электронных трудовых книжек, если он подал заявление об отказе от бумажной;
3. Внести запись о приёме на работу в новую трудовую книжку в течение 5 рабочих дней с даты приёма.

Как правильно оформить приём на работу без трудовой книжки?

Если работник не может предоставить трудовую книжку, следуйте пошаговой инструкции:

Шаг 1: Уточните причину отсутствия

Попросите сотрудника письменно объяснить, почему он не может предоставить трудовую книжку. Лучше оформить это в виде заявления или пояснительной записки. Например:

«Я отказываюсь от предоставления трудовой книжки, так как ранее оформил электронную трудовую книжку через ПФР. Заявление об отказе от бумажного варианта подано . Прошу оформить учёт моего трудового стажа в электронном виде».

Шаг 2: Оформите электронную трудовую книжку (если применимо)

Если работник подал заявление об отказе от бумажной книжки, работодатель должен:

• Зарегистрировать сотрудника в системе ЭТК через личный кабинет работодателя на сайте ПФР;
• Передать сведения о приёме на работу в ПФР в течение 3 рабочих дней;
• Убедиться, что в системе есть ьная страница ЭТК (если работник ранее работал в РФ, данные должны быть автоматически загружены).

Шаг 3: Издаёте приказ о приёме и оформляете бумажную трудовую книжку

Если работник не имеет ЭТК и не может предоставить бумажную книжку — работодатель обязан выдать ему новую трудовую книжку. Для этого:

• Закажите бланк трудовой книжки (форма Т-2) в типографии, уполномоченной на её изготовление;
• Заполните ьный лист: ФИО, дата рождения, образование (по данным паспорта);
• Внесите запись о приёме на работу в день фактического выхода на работу (не позднее 5 рабочих дней);
• Поставьте печать организации (если она есть) и подпись ответственного лица.

Шаг 4: Зарегистрируйте трудовой договор

Трудовой договор обязательно должен быть заключён в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Даже если трудовая книжка отсутствует, договор — основание для возникновения трудовых отношений. В договоре укажите:

• должность;
• условия оплаты;
• график работы;
• срок действия (если срочный договор);
• обязанности сторон.

Что будет, если работодатель не оформит трудовую книжку?

Если работодатель не оформляет трудовую книжку при отсутствии у работника оригинала — это не нарушение. Но если он не ведёт учёт трудового стажа вообще — это грубое нарушение закона.

Последствия:

• Штрафы от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Иски работников — если из-за отсутствия записи в трудовой книжке работник не сможет оформить пенсию, он может подать иск о возмещении ущерба;
• Проблемы с ПФР — при проверке Пенсионный фонд может не засчитать стаж, если нет подтверждения в ЭТК или бумажной книжке;
• Репутационные риски — сотрудники могут уйти в суд, если почувствуют, что их права нарушаются.

Особый случай: работник предоставил дубликат трудовой книжки

Если работник принёс дубликат, выданный предыдущим работодателем или ПФР, это полностью законно. Дубликат имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Важно проверить:

• наличие печати и подписи ответственного лица;
• наличие записи о выдаче дубликата;
• соответствие данных в дубликате паспорту работника.

Если дубликат оформлен с нарушениями — потребуйте его переоформление через ПФР, но не отказывайте в приёме на работу!

Электронные трудовые книжки: что изменилось с 2026 года?

С 1 января 2026 года в России завершён переходный период. Теперь:

• Все новые сотрудники, не подавшие заявление об отказе от бумажной книжки, получают бумажную трудовую книжку;
• Те, кто подал заявление — получают только ЭТК;
• Работодатели обязаны вести учёт в обоих форматах, если сотрудник не отказался от бумажной книжки;
• ПФР автоматически синхронизирует данные о стаже из бумажных и электронных записей.

Важно! Работник имеет право отменить заявление об отказе от бумажной книжки в любое время. В этом случае работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку в течение 15 дней.

Рекомендации для работодателей

1. Не отказывайте в приёме — отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в трудоустройстве.
2. Запрашивайте письменное объяснение — это защитит вас от претензий в будущем.
3. Создайте внутренний регламент — как действовать при отсутствии трудовой книжки, кто отвечает за оформление, какие документы требовать.
4. Обучите кадровиков, они должны знать разницу между бумажной и электронной трудовой книжкой, а также порядок регистрации в ПФР.
5. Используйте программное обеспечение, современные кадровые системы (1С, СБИС, Контур.Персонал) автоматически формируют ЭТК и напоминают о сроках подачи данных в ПФР.

Отказ работника предоставить трудовую книжку, не повод для отказа в трудоустройстве. Это — повод для грамотного и законного оформления. Современное трудовое законодательство РФ учитывает как бумажные, так и электронные формы учёта стажа. Главное — действовать в рамках закона, не нарушать права работника и не допускать формализма.

Помните: ваша задача — не «запросить документ», а обеспечить законное ведение трудового стажа. Если работник не имеет трудовой книжки, выдаёте её. Если он выбрал ЭТК — регистрируйте его в ПФР. Всё остальное, уже ваша профессиональная ответственность.

Совет на будущее: Всегда запрашивайте у нового сотрудника не только трудовую книжку, но и заявление о выборе формата учёта стажа (бумажная/электронная). Это сэкономит вам время, нервы и деньги.