В процессе трудовой деятельности любого работника рано или поздно может возникнуть ситуация‚ когда разделы трудовой книжки (особенно «Сведения о работе») заканчиваются. Свободные строки исчерпываются‚ и кадровику необходимо оформить специальный вкладыш. Один из самых частых вопросов‚ который при этом возникает: какая нумерация должна использоваться во вкладыше — продолжается или начинается сначала? В этой статье мы подробно разберем законодательные нормы‚ правила оформления и типичные ошибки.
Главное правило: нумерация продолжаеться!
Ответ на главный вопрос категоричен и однозначен: нумерация записей во вкладыше не начинается заново‚ она обязательно продолжает нумерацию трудовой книжки. Вкладыш является неотъемлемой частью бланка трудовой книжки (БТК)‚ а не самостоятельным документом. Это подтверждается Приказом Минтруда России от № 320н.
Это означает‚ что если в разделе «Сведения о работе» самой трудовой книжки последняя запись имела номер 32‚ то первая запись во вкладыше будет пронумерована как 33.
Законодательная база
Требование о сквозной нумерации опирается на актуальные нормативные акты:
- Пункты 10‚ 15‚ 26‚ 32‚ 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Приказом Минтруда России от № 320н).
- Раздел VI Приложения № 2 к этому же Приказу‚ где содержится краткая инструкция по оформлению вкладышей.
- Пункт 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Законодатели прямо указывают‚ что нумерация сведений о работе во вкладыше должна быть строгим продолжением нумерации‚ которая велась в основном бланке трудовой книжки.
Особенности нумерации по разделам
Важно понимать‚ что сквозная нумерация действует внутри конкретного раздела. Чаще всего место заканчивается в разделе «Сведения о работе»‚ поэтому на практике продолжение нумерации применяется именно к нему.
Однако‚ если место закончилось в разделе «Сведения о награждениях»‚ то принцип остается тем же: нумерация награждений во вкладыше продолжит нумерацию этого же раздела из трудовой книжки.
Практический пример оформления
Рассмотрим типичную ситуацию‚ с которой сталкиваются кадровики:
- В трудовой книжке в разделе «Сведения о работе» закончилось свободное место после записи под номером 18 «Принят на работу».
- Следующая запись‚ которую необходимо внести‚ — это перевод работника на другую должность.
- Эта запись о переводе вносится уже в раздел «Сведения о работе» вкладыша и получает порядковый номер 19.
- Впоследствии‚ когда работник уволится‚ запись об увольнении во вкладыше будет иметь номер 20;
Что делать‚ если запись не помещается на одном развороте?
Допускается простановка номера записи в основном бланке трудовой книжки с продолжением самой текстовой части записи на бланке вкладыша. То есть‚ номер может стоять в трудовой‚ а текст записи перетекать на страницы вкладыша.
Оформление ьного листа вкладыша
Если нумерация разделов продолжается‚ то с ьным листом ситуация иная‚ но не менее важная:
- Дата заполнения: на ьном листе вкладыша необходимо ставить дату по факту его заполнения‚ а не дату первоначального заведения самой трудовой книжки.
- Заверение: оформлением продолжения трудовой книжки занимается тот работодатель‚ у которого она закончилась. Именно его печатью (при наличии) заверяется новый бланк.
- Самостоятельность: дополнительные листы отдельно от трудовой книжки недействительны.
Как исправить ошибку‚ если нумерация во вкладыше началась с начала?
Частая ошибка неопытных специалистов — начать нумерацию во вкладыше с номера 1‚ 2‚ 3 и т.д.. Это является нарушением. Как устранить такую ошибку?
Согласно рекомендациям профильных изданий (например‚ Журнала «Главная книга»)‚ исправить ситуацию можно следующим образом:
В разделе «Сведения о работе» вкладыша делается новая запись‚ которая аннулирует ошибочную нумерацию. Например:
- Делается запись под следующим номером (например‚ 21): «Ошибочно пронумерованные записи во вкладыше под номерами 1‚ 2‚ 3 считать соответственно записями под номерами 18‚ 19‚ 20».
- Дальнейшее заполнение продолжается по правильному порядку нумерации.
Отметка о выдаче вкладыша
В соответствии со статьей 39 Порядка‚ при выдаче каждого вкладыша в самой трудовой книжке обязательно делается пометка. Для этого ставится специальный штамп с записью «Выдан вкладыш»‚ и указываются серия и номер выданного бланка. Нумерация должна происходить своевременно‚ чтобы на штампе можно было указать правильные данные без исправлений.
Резюме
Работнику для получения вкладыша писать заявление не нужно — это обязанность работодателя. Главное‚ что нужно запомнить при оформлении: записи на листах вкладыша продолжают общую текущую нумерацию трудовой книжки и никогда не начинаются с номера 1. Соблюдение этого правила и актуальных требований Приказа Минтруда № 320н позволит избежать кадровых ошибок и обеспечит юридическую чистоту документов сотрудника.