В условиях продолжающегося перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) и сохранения бумажного документооборота для определенных категорий граждан‚ вопрос правильного заполнения графы «Номер записи» остается критически важным. Ошибки в нумерации могут привести к проблемам с подтверждением стажа при выходе на пенсию. Ниже представлен подробный разбор правил нумерации записей с учетом законодательства‚ действующего в 2026 году.
Общий принцип нумерации: сквозной порядок
Самое главное правило‚ которое должен помнить каждый кадровик или работодатель: нумерация записей в трудовой книжке ведется сквозная. Это означает‚ что номера присваиваются последовательно‚ начиная с цифры 1‚ и никогда не начинаются заново в новом разделе или на новой странице.
- Раздел «Сведения о работе»: Нумерация начинается с момента первого приема на работу и продолжается до конца ведения книжки‚ независимо от того‚ сколько раз менялся работодатель или сколько страниц было заполнено.
- Раздел «Сведения о награждении»: Здесь нумерация также сквозная‚ но она независима от раздела о работе. То есть‚ если в разделе о работе последняя запись была под номером 15‚ то первая запись о награждении будет иметь номер 1.
Важные нюансы нумерации:
- Не допускается пропуск номеров. Если вы допустили ошибку и запись была испорчена‚ она не вычеркивается‚ а признается недействительной следующей записью‚ которой присваивается следующий порядковый номер.
- Использование корректирующих средств (замазок‚ корректоров) строго запрещено.
- Номер записи должен соответствовать дате внесения этой записи.
Особенности заполнения при переходе между работодателями
Частая ошибка возникает‚ когда сотрудник переходит на новое место работы. Многие работодатели ошибочно начинают нумерацию заново с «1». Это неверно.
Правило: Новый работодатель обязан посмотреть на последнюю запись‚ внесенную предыдущим работодателем в разделе «Сведения о работе»‚ и присвоить следующей записи (о приеме на работу) следующий порядковый номер.
Пример: Если в трудовой книжке сотрудника последняя запись об увольнении имела номер 5‚ то запись о приеме на работу к новому работодателю должна иметь номер 6.
Нумерация в дубликате трудовой книжки
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (в частности‚ пункту 7.1)‚ дубликат выдается взамен утерянной или испорченной книжки. Правила нумерации в дубликате имеют свои особенности:
- ьный лист: Заполняется заново с актуальными данными.
- Раздел «Сведения о работе»: В дубликат вносятся данные об общем стаже до выдачи дубликата одной записью (без разбивки по периодам и работодателям‚ если нет точных данных по каждому периоду‚ или с указанием общего стажа). Эта запись получает номер 1.
- Последующие записи: Все дальнейшие записи о работе после выдачи дубликата нумеруются по порядку (2‚ 3‚ 4 и т.д.).
Важно помнить‚ что дубликат является самостоятельным документом‚ и нумерация в нем начинается заново‚ так как предыдущие записи из утерянной книжки в него механически не переносятся в виде списка всех прошлых мест работы с сохранением старых номеров.
Электронные трудовые книжки (ЭТК) и форма СЗВ-ТД
С 1 января 2020 года‚ и продолжаясь в 2026 году‚ основным форматом учета является электронный. Работодатели обязаны передавать сведения в Социальный фонд России (СФР‚ бывший ПФР) по форме СЗВ-ТД.
В электронных базах данных нумерация записей внутри системы автоматизирована. Однако при формировании бумажного заверенного excerpt (выписки) из ЭТК или при внесении данных в бумажную книжку по заявлению сотрудника‚ принцип сквозной нумерации сохраняется логически‚ хотя технически в базе данных каждый отчет может иметь свой идентификатор.
Ключевые моменты для ЭТК:
- При приеме на работу с 2021 года для новых сотрудников заводится только ЭТК.
- Если сотрудник вел бумажную книжку и не отказался от нее‚ записи вносятся параллельно. Номер записи в бумажном варианте должен строго соответствовать логике предыдущих записей в этом же бумажном документе.
- В программных комплексах (1С‚ Контур и др.) номер записи часто формируется автоматически‚ но специалист по кадрам обязан проверить‚ чтобы не было сбоев в сквозной нумерации при импорте данных.
Что делать‚ если допущена ошибка в номере?
Если вы обнаружили‚ что присвоили неверный номер записи (например‚ продублировали номер или пропустили цифру)‚ необходимо действовать строго по инструкции:
- Ничего не зачеркивать и не замазывать.
- Внести новую запись с правильным следующим порядковым номером.
- В графе 3 («Сведения о приеме на работу…») указать: «Запись за номером [неверный номер] считать недействительной».
- Затем внести правильную запись с новым номером.
Правильная нумерация записей в трудовой книжке — это фундамент легитимности трудового стажа сотрудника. Несмотря на цифровизацию и активное использование формы СЗВ-ТД‚ бумажные трудовые книжки (особенно оформленные на бланках нового образца с 2023 года) все еще находятся в обороте. Внимательность к сквозной нумерации‚ понимание различий между разделами «Работа» и «Награждение»‚ а также знание правил ведения дубликатов помогут избежать юридических рисков и проблем с пенсионным обеспечением сотрудников.
Помните: каждая цифра в графе «№ записи» имеет значение для будущей пенсии работника.