Ведение трудовой книжки — одна из ключевых обязанностей кадровой службы в любой организации. С 1 января 2023 года в России введена новая форма трудовой книжки, а также уточнены правила заполнения вкладышей. Одним из самых частых вопросов у кадровиков остается: как правильно нумеровать записи во вкладыше трудовой книжки? Ответ на этот вопрос критически важен — ошибки в нумерации могут привести к признанию трудовой книжки недействительной, что повлечет за собой административную ответственность работодателя и проблемы для работника при оформлении пенсии или трудоустройстве.

Основные нормативные акты

Правила заполнения трудовой книжки и её вкладышей регулируются:

• Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утвержденный Постановлением Правительства РФ от № 225 (в ред. от 2024 г.);
• Трудовой кодекс РФ (статья 30, статья 39);
• Приказ Минтруда России от № 320н (о новой форме трудовой книжки и вкладыша).

Нумерация записей в вкладыше: основное правило

Самое главное правило: нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию, начатую в основной трудовой книжке. Она не начинается заново с номера 1.

Это прямо указано в пунктах 10, 15, 26, 32 и 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек:

«При внесении записи в вкладыш номер записи должен быть следующим по порядку после последней записи в основной трудовой книжке».

Пример нумерации

Представим ситуацию:

1. В основной трудовой книжке сделано 21 запись о работе (от приема на работу до последнего перевода).
2. Место в разделе «Сведения о работе» в основной книжке закончилось.
3. Работодатель выдает работнику вкладыш.

Первая запись во вкладыше должна иметь номер 22 — это логическое продолжение последней записи в основной книжке.

Если вкладыш был выдан ранее, и в нем уже есть записи, то при выдаче нового вкладыша (второго) нумерация продолжается от последней записи в первом вкладыше.

Пример цепочки нумерации

Важно! Даже если вкладыш был выдан спустя несколько лет, нумерация всегда продолжается от последней записи в предыдущем бланке — будь то основная книжка или предыдущий вкладыш.

Что делать, если вкладыш уже заполнен с неправильной нумерацией?

Часто кадровики допускают ошибку: начинают нумерацию вкладыша с «01» или «1», считая его «новым документом». Это грубое нарушение.

Если ошибка уже допущена:

1. Не зачеркивайте и не исправляйте уже сделанные записи — это недопустимо по правилам.
2. Сделайте дополнительную запись в вкладыше с указанием:

• «Запись № [номер ошибочной записи] внесена с нарушением порядка нумерации. Правильный порядок нумерации должен был начинаться с № [правильный номер].»
• Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя).
• Печать организации.

Такая запись не аннулирует предыдущие, но фиксирует факт ошибки и предотвращает претензии со стороны трудовой инспекции или Пенсионного фонда.

Как оформить выдачу вкладыша?

Согласно пункту 39 Порядка, при выдаче вкладыша в основной трудовой книжке делается запись-штамп:

• «Выдан вкладыш»
• Дата выдачи
• Номер вкладыша (указывается по серии и номеру, указанному на самом вкладыше)
• Подпись ответственного лица
• Печать организации

Эта запись обязательна и должна быть сделана до внесения первых записей в вкладыш.

Как вшить второй вкладыш?

Если первый вкладыш заполнен полностью, работодатель обязан выдать второй вкладыш. Порядок действий:

1. В основной трудовой книжке делается запись: «Выдан второй вкладыш» с указанием даты, серии и номера нового вкладыша.
2. Во втором вкладыше первая запись должна иметь номер, следующий за последней записью в первом вкладыше.
3. Все записи в новом вкладыше ведутся в соответствии с правилами: дата, реквизиты приказа, наименование должности, подпись, печать.

Частые ошибки и как их избежать

• Ошибка 1: Нумерация в вкладыше начинается с «1». → Исправление: всегда продолжайте нумерацию от последней записи в предыдущем бланке.
• Ошибка 2: Не делается запись о выдаче вкладыша в основной книжке. → Исправление: запись обязательна, без нее вкладыш считается неофициальным.
• Ошибка 3: В вкладыше не проставляется печать или подпись. → Исправление: без печати и подписи запись не имеет юридической силы.
• Ошибка 4: Используется старая форма вкладыша (до 2023 г.). → Исправление: с 2023 года применяется только новая форма, утвержденная Приказом Минтруда № 320н.

Почему это важно?

Неправильная нумерация может привести к:

• Отказу Пенсионного фонда в зачете стажа;
• Штрафам от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации, до 5 000 — для должностного лица);
• Сложностям при трудоустройстве работника, новые работодатели могут отказать в приеме из-за «непонятной» трудовой книжки.

Правильная нумерация записей во вкладыше трудовой книжки — это не формальность, а обязательное требование законодательства. Помните:

• Нумерация всегда продолжается от последней записи в основной книжке или предыдущем вкладыше.
• Никогда не начинайте с «1» — это нарушение.
• Обязательно делайте запись о выдаче вкладыша в основной книжке.
• Используйте только актуальную форму вкладыша (с 2023 года).

Соблюдение этих правил обеспечит легальность трудового стажа работника и защитит вашу организацию от проверок и штрафов. Ведите трудовые книжки с ответственностью — это не просто бумага, а история профессиональной жизни человека.

Помните: точность в деталях, залог надежности всей системы учета.