В трудовой книжке каждый сотрудник получает не только оригинал, но и, при необходимости, вкладыш. Вкладка в трудовую книжку – это дополнительный лист, который подшивается в книгу и содержит записи о работе, которые не поместились в оригинал. Вопрос о том, какой номер записи ставится во вкладыш, волнует как работодателей, так и работников. Ниже разберём правила нумерации, порядок выдачи и оформления вкладыша, а также приведём практические примеры.

Что такое вкладыш и зачем он нужен?

• Вкладыш – это дополнительный лист, который подшивается в трудовую книжку.
• Он используется, когда в оригинальной книжке не осталось места для новых записей.
• Вкладыш не может существовать как отдельный документ: без оригинала он не признаётся действительным.
• На ьной странице вкладыша обязательно указываются его серия и номер.

Какой номер записи ставится во вкладыш?

Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию, которая была в оригинальной трудовой книжке. Это правило закреплено в Правилах ведения и хранения трудовых книжек (п. 38) и в Инструкции по заполнению трудовых книжек (п. 3.1).

1. Определяем последний порядковый номер в оригинальной книжке.
2. Первая запись во вкладыше получает номер, равный последнему номеру + 1.
3. Все последующие записи во вкладыше нумеруются последовательно.

Пример: если в оригинальной книжке последняя запись имеет номер 25, то первая запись во вкладыше будет иметь номер 26.

Как оформить запись «Выдан вкладыш»?

При выдаче каждого вкладыша в трудовую книжку ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Запись о выдаче вкладыша делается на ьном листе трудовой книжки (стр. 1). Если на ьном листе нет места, запись ставится на ьном листе первого вкладыша.

Надпись должна быть следующей:

Выдан вкладыш, серия ВТ‑I, номер 4051777

Все надписи от руки делайте чёткими и хорошо читаемыми; исправления не допускаются.

Как вести нумерацию в разделе «Сведения о работе»?

Вкладка содержит те же разделы, что и оригинальная книжка: дата, сведения о приёме, переводе, увольнении, основания и т.д. При заполнении раздела «Сведения о работе» в вкладыше нумерация записей продолжается, как описано выше.

Шаги заполнения вкладыша

1. На ьном листе вкладыша укажите серию и номер.
2. На первом листе вкладыша ставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
3. В разделе «Сведения о работе» начинайте с номера, равного последнему номеру в оригинальной книжке + 1.
4. Заполняйте остальные разделы (дата, сведения о приёме, переводе, увольнении, основания).
5. После заполнения вкладыша подшивайте его в книгу, соблюдая порядок: оригинал → первый вкладыш → второй вкладыш и т.д.

Что делать, если в оригинальной книжке записи «не в том» разделе?

Если в оригинальной книжке запись о приёме, переводе или увольнении была внесена в неверный раздел, то при оформлении вкладыша необходимо:

• Сделать новую запись в правильном разделе, продолжив нумерацию.
• Если в оригинальной книжке уже есть запись с нужным номером, но она находится в другом разделе, то в вкладыше можно использовать новый номер, но при этом обязательно указать, что это исправление.
• В случае необходимости внесения исправлений в номер вкладыша законодательством не предусмотрено, но вы можете оформить новую запись с правильным номером и указать её как исправление.

Как выглядит образец записи «Выдан вкладыш»?

Ниже приведён пример оформления записи на ьном листе трудовой книжки:

 1. Выдан вкладыш, серия ВТ‑I, номер 4051777
 2. Принят на работу в должности: менеджер по продажам
 3. Дата приёма: 
 4. Основание: приказ № 1234 от 

Где можно скачать образец заполнения вкладыша?

Существует множество официальных шаблонов, которые можно скачать с сайтов государственных органов:

• Министерство труда РФ – раздел «Документы».
• Росстат – раздел «Трудовые книжки».
• Профессиональные порталы HR‑специалистов, например, HR‑Portal.

Практический пример: как оформить второй вкладыш

Предположим, в оригинальной книжке последняя запись имеет номер 30. Вы выдали первый вкладыш, где первая запись имеет номер 31. После заполнения первого вкладыша вы получили второй вкладыш. Как оформить его?

1. На ьном листе второго вкладыша укажите серию и номер, например, ВТ‑I № 4051778.
2. Ставьте штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера.
3. Первая запись во втором вкладыше получает номер 32 (последний номер в первом вкладыше + 1).
4. Продолжайте нумерацию последовательно.

• Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию оригинальной книжки.
• Запись «Выдан вкладыш» ставится на ьном листе трудовой книжки (или первого вкладыша, если места нет).
• На ьном листе вкладыша обязательно указываются серия и номер.
• Все надписи от руки должны быть чёткими; исправления не допускаются.
• При наличии ошибок в оригинальной книжке можно оформить исправление во вкладыше, но это не предусмотрено законодательством как отдельный порядок.

Следуя этим правилам, вы гарантируете корректность и законность трудовой книжки, а также избежите проблем при проверке работодателем или государственными органами.