Вопрос‚ который часто возникает у работодателей и соискателей: «Нужен ли документ‚ подтверждающий желание сотрудника вести трудовую книжку в бумажном виде‚ если он уже подавал аналогичное заявление у предыдущего работодателя?». Ответ зависит от текущего законодательства‚ порядка оформления трудовых отношений и практики работодателя.

Правовая база

С 1 января 2020 г. в России введена система электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом закон сохраняет возможность вести трудовую книжку в традиционном бумажном виде. Основные нормативные акты:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – ст. 65‚ 66‚ 67‚ 68‚ 69.
• Постановление Правительства РФ от № 2150 «Об организации ведения электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 414н «Об утверждении формы заявления работника о выборе формы ведения трудовой книжки».

С 1 января 2026 г. завершается переходный период по внедрению ЭТК. После этой даты каждый работник обязан выбрать форму ведения трудовой книжки (бумажную или электронную) и оформить соответствующее заявление.

Когда требуется заявление?

1. При приёме на работу; Работодатель обязан уточнить у соискателя‚ в какой форме он желает вести трудовую книжку‚ и получить от него письменное заявление.
2. Если работник ранее подавал заявление у другого работодателя. Такое заявление не передаётся автоматически новому работодателю. Каждый работодатель должен иметь собственный документ‚ подтверждающий согласие работника.
3. При переводе с бумажной формы на электронную (и наоборот). Переход требует нового заявления‚ подписанного работником.

Содержание заявления

Заявление должно быть оформлено в свободной форме‚ но рекомендуется использовать утверждённый образец‚ чтобы избежать ошибок. В заявлении указываются:

• ФИО работника;
• Дата рождения;
• СНИЛС (для идентификации в системе ЭТК);
• Выбор формы ведения трудовой книжки (в данном случае – «бумажный вариант»);
• Подпись работника и дата подписания.

Образец заявления

Ниже приведён типовой образец заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде. Его можно распечатать‚ заполнить вручную или оформить в электронном виде (PDF) и подписать электронной подписью.

Заявление

Я‚ ФИО полностью‚ дата рождения ДД.ММ.ГГГГ‚ СНИЛС XXX-XXX-XXX YY‚
настоящим заявляю о желании вести свою трудовую книжку в бумажном виде.

Прошу оформить и вести мою трудовую книжку в соответствии с Трудовым кодексом РФ
и иными нормативными правовыми актами.

Подпись ______________________ Дата __________

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Уточнение желания работника. На этапе собеседования задайте вопрос о форме ведения трудовой книжки.
2. Предоставление образца заявления. Дайте сотруднику копию формы (бумажную или электронную).
3. Получение подписанного заявления. Убедитесь‚ что документ подписан и датирован.
4. Регистрация в кадровой системе. Введите информацию о выбранной форме в личное дело сотрудника.
5. Оформление бумажной трудовой книжки. Если у работника её нет‚ выдайте новую книжку‚ запишите сведения о приёме‚ должности и условиях труда.
6. Хранение заявления. Храните оригинал в личном деле сотрудника (по ТК РФ – 5 лет после прекращения трудовых отношений).

Что происходит‚ если заявление не подано?

Если работник не предоставил заявление‚ работодатель по умолчанию обязан вести электронную трудовую книжку. Это правило закреплено в статье 66 ТК РФ: «Если работник не выразил согласия на ведение бумажной трудовой книжки‚ она оформляется в электронном виде». Поэтому отсутствие заявления может привести к автоматическому переходу на ЭТК.

Переход с бумажной формы на электронную (и обратно)

Работник имеет право изменить форму ведения трудовой книжки в любой момент. Для этого необходимо:

• Подать новое заявление о желаемой форме;
• Получить подтверждение от работодателя о регистрации изменения;
• Если переход на электронную форму – передать данные в Службу занятости (через портал Госуслуг или через отдел кадров).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли повторно подавать заявление‚ если я уже делал это у предыдущего работодателя?

Да. Заявление действует только в рамках конкретного работодателя. Новый работодатель обязан иметь собственный документ‚ подтверждающий ваш выбор.

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовые книжки?

Одновременное ведение допускается только в случае‚ если работник не подал заявление об отказе от одной из форм. На практике рекомендуется выбрать одну форму‚ чтобы избежать двойного дублирования записей.

Какие сроки подачи заявления?

Заявление должно быть подано до начала выполнения трудовых обязанностей‚ но не позднее 30 дней с момента приёма на работу. После 30‑го дня работодатель может оформить ЭТК без согласия работника.

Что делать‚ если бумажная трудовая книжка утеряна?

В случае утери необходимо оформить заявление о её восстановлении в органе Пенсионного фонда РФ и предоставить копию в отдел кадров. При этом работник может одновременно подать заявление о переходе на электронную форму.

Оформление заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде – простая‚ но важная процедура‚ которая защищает интересы как работника‚ так и работодателя. С учётом завершения переходного периода к 2026 году‚ правильное документирование выбора формы ведения трудовой книжки становится обязательным условием корректного оформления трудовых отношений.

Помните: без письменного заявления работодатель обязан вести электронную трудовую книжку. Поэтому‚ если вы предпочитаете традиционный бумажный вариант‚ не откладывайте подачу заявления – сделайте это сразу при приёме на работу.

Статья подготовлена на основе актуальных нормативных правовых актов РФ и материалов‚ доступных в открытых источниках по состоянию на 22 мая 2026 года.