Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовой стаж гражданина. При оформлении пенсии в Пенсионном фонде (как в России, так и в Украине) часто возникает вопрос: нужен ли оригинал трудовой книжки, когда его можно заменить электронным вариантом и какие последствия могут быть, если документ не будет предоставлен.

Почему оригинал трудовой книжки важен для пенсионного фонда?

• Подтверждение стажа. В бумажной форме каждая запись о работе, увольнении и переводе фиксируется подписью работодателя.
• Контроль достоверности. Оригинал позволяет проверяющим сравнить подписи и печати с образцами в базе данных.
• Юридическая сила. По закону (Трудовой кодекс РФ, закон Украины «О трудовых книжках») оригинал считается первоисточником, а копии – лишь вспомогательными документами.

Тем не менее, в последние годы в обеих странах вводятся электронные трудовые книжки, что меняет правила предоставления оригинала.

Законодательная база

Российская Федерация

Согласно Федеральному закону № 426‑ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании», а также Трудовому кодексу РФ, при оформлении пенсии работник обязан предоставить:

1. Документ, удостоверяющий личность (паспорт);
2. Трудовую книжку все страницы (оригинал) либо её заверенную копию, если оригинал находится у работодателя;
3. Справки о доходах, если они требуются по конкретному виду пенсии.

Если оригинал находится у работодателя, работник имеет право потребовать его выдачу не позднее 10 дней после подачи заявления о назначении пенсии (пункт 5 Приказа ПФР № 34‑н от ).

Украина

В Украине с 10 июня 2026 г. бумажные трудовые книжки утрачивают обязательный статус – учет стажа переходит в полностью электронный формат. Однако в отдельных случаях (например, при отсутствии оцифрованных данных) оригинал всё ещё может потребоваться.

Согласно закону Украины «О трудовых книжках» и постановлению ПФУ от 19 марта 2026 г., работодатели обязаны загрузить сведения о трудовой деятельности в информационную систему Пенсионного фонда. Если данные не оцифрованы, работник должен предоставить оригинал для сканирования.

Когда оригинал трудовой книжки обязателен?

Как правильно предоставить оригинал в пенсионный фонд

Шаг 1. Подготовка документов

• Убедитесь, что в трудовой книжке нет пустых страниц и все записи подписаны работодателем.
• Сделайте копию всех страниц (для собственного архива).
• Подготовьте заявление о выдаче/передаче трудовой книжки в ПФР (образец можно взять на официальном сайте фонда).

Шаг 2. Обращение к работодателю

1. Подаёте письменное заявление работодателю с требованием выдать оригинал.
2. Работодатель обязан вернуть книжку в течение 10 дней (в РФ) или 5 дней (в Украине) после получения заявления.
3. Если работодатель отказывается, вы можете обратиться в Трудовую инспекцию или в суд.

Шаг 3. Подача в Пенсионный фонд

1. Лично или через уполномоченного представителя (доверенность) принесите оригинал в отделение ПФР.
2. Сотрудник фонда проверит подписи и печати, после чего сделает скан-копию и вернёт оригинал.
3. Если оригинал нужен для дальнейшего использования (например, при смене места работы), попросите оформить квитанцию о получении.

Шаг 4. Оцифровка (для Украины)

• Отдаёте оригинал в службу оцифровки (обычно это отдел кадров или специализированный центр ПФУ).
• После загрузки данных в информационную систему ПФУ вам возвращают оригинал или уничтожают его, если вы согласились.

Электронная трудовая книжка: преимущества и ограничения

Электронный вариант позволяет:

• Сократить время подачи документов – проверка происходит в режиме онлайн.
• Избежать потери оригинала – все записи хранятся в единой базе.
• Упростить процесс перевода стажа при смене работодателя.

Однако есть ограничения:

• Не все работодатели (особенно в небольших регионах) подключены к системе ПФР/ПФУ.
• При спорных записях может потребоваться предъявление печатного оригинала для сравнения.
• В Украине до 10 июня 2026 г. электронные книжки ещё не стали обязательными, поэтому старые бумажные документы нужно оцифровать.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Обязательно ли предоставлять оригинал трудовой книжки, если она находится у работодателя?

Да, в РФ и Украине оригинал требуется, если в базе ПФР/ПФУ нет полной цифровой версии. Работодатель обязан выдать книжку по требованию работника в установленный срок.

Вопрос 2: Можно ли отправить копию трудовой книжки по почте?

Копию можно отправить только после того, как оригинал был проверен сотрудником фонда. В большинстве случаев копия должна быть заверена печатью работодателя и подписью.

Вопрос 3: Что делать, если оригинал утерян?

Необходимо оформить заявление о потере в отделе кадров и получить справку о стаже от работодателя. В России можно получить дубликат трудовой книжки в Госуслугах, в Украине – обратиться в службу занятости за выпиской из электронного реестра.

Вопрос 4: Сколько времени занимает оцифровка трудовой книжки в Украине?

Обычно процесс занимает 5–10 рабочих дней после подачи оригинала в центр оцифровки. После загрузки данных в систему ПФУ вы получаете подтверждение в личном кабинете.

Вопрос 5: Нужно ли возвращать оригинал после проверки в ПФР?

Да. После сканирования оригинал возвращается заявителю. Если же оригинал был передан в отдел оцифровки, он может быть уничтожен по согласованию с владельцем.

Практические рекомендации

• Проверьте статус своей трудовой книжки в личном кабинете ПФР (Россия) или ПФУ (Украина) до подачи заявления.
• Сохраняйте копии всех страниц в цифровом виде – они могут понадобиться в случае утери оригинала.
• Если вы планируете переезд в другой регион, заранее уточните у нового отделения фонда, какие документы они требуют.
• При работе с работодателем используйте письменные запросы (с подписью и датой) – это ускорит процесс выдачи оригинала.
• Следите за изменениями законодательства: в 2026 г. в Украине полностью переходит на электронный учет, а в России планируются новые правила о цифровой трудовой книжке к 2028 г.

Оригинал трудовой книжки остаётся ключевым документом при оформлении пенсии, однако тенденция к цифровизации ускоряется. В России оригинал требуется, если в базе ПФР нет полной информации, а в Украине с 10 июня 2026 г. бумажные книжки теряют обязательный статус, и все данные будут храниться в электронном виде. Чтобы избежать задержек и проблем, рекомендуется:

1. Заранее проверить наличие своих записей в электронных системах ПФР/ПФУ;
2. При необходимости запросить оригинал у работодателя в установленный срок;
3. Подготовить все сопутствующие документы (паспорт, справки о доходах);
4. При возможности перейти на электронную трудовую книжку – это упростит процесс в будущем.

Тщательное планирование и знание актуального законодательства помогут обеспечить своевременное и безболезненное получение пенсии.