Вопрос о необходимости заключения трудового договора с сотрудником‚ который уже имеет запись в трудовой книжке‚ часто вызывает недопонимание как у работодателей‚ так и у работников. В этой статье разберём‚ какие требования предъявляет Трудовой кодекс РФ‚ какие нюансы связаны с бумажной и электронной трудовой книжкой‚ а также как правильно оформить договор в 2026 году.

Что такое трудовая книжка и почему она важна?

Трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты начала и окончания работы‚ должности‚ начисленные надбавки и поощрения‚ а также сведения о стаже. В 2026 году в России действует как бумажная трудовая книжка‚ так и электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ но обе формы требуют соблюдения одинаковых юридических норм.

• Бумажная трудовая книжка – обязательна для всех работодателей‚ кроме тех‚ кто работает с физическими лицами в сфере домашнего хозяйства (ст. 68 ТК РФ).
• Электронная трудовая книжка – введена в 2024 году‚ но по закону  г. (ФЗ‑439) работодатели могут вести трудовую книжку только в электронном виде‚ если работник не имеет бумажной.

Когда требуется трудовой договор?

Трудовой договор – это юридически значимый документ‚ который фиксирует условия труда‚ права и обязанности сторон. Согласно статье 67 Трудового кодекса РФ‚ договор должен быть оформлен в письменной форме и составлен в двух экземплярах.

Независимо от того‚ есть ли у сотрудника запись в трудовой книжке‚ трудовой договор обязателен:

• Он фиксирует дату начала трудовых отношений‚ которая используется для исчисления стажа и рабочего года.
• Он определяет условия работы‚ включая должность‚ место работы‚ размер заработной платы‚ режим рабочего времени и т.д.
• Он является основанием для выдачи приказа о приёме на работу‚ который‚ в свою очередь‚ обязателен для всех работодателей‚ кроме исключенных категорий.

Исключения из обязанности заключения договора

Только в случае‚ если работодатель – физическое лицо‚ заключившее договор с работником в целях личного обслуживания и помощи по ведению домашнего хозяйства (ст. 68 ТК РФ)‚ обязанность по ведению трудовой книжки и заключению трудового договора не распространяется.

Порядок оформления трудового договора в 2026 году

1. Подготовка документов: паспорт работника‚ копия трудовой книжки (бумажной или электронной)‚ сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 ТК РФ).
2. Ознакомление с внутренним трудовым распорядком: работник должен ознакомиться с правилами внутреннего трудового распорядка‚ коллективным договором и другими локальными нормативными актами до подписания договора (ст. 68 ТК РФ).
3. Составление договора: договор должен содержать все обязательные реквизиты: дата заключения‚ должность‚ место работы‚ размер заработной платы‚ режим рабочего времени‚ условия оплаты и т.д.
4. Подпись сторон: договор подписывается работником и работодателем. Оба экземпляра сохраняются у каждой стороны.
5. Внесение записи в трудовую книжку: после подписания договора работодатель вносит запись о приёме на работу в трудовую книжку (бумажную или электронную). В случае ЭТК запись фиксируется в ЕФС‑1 с кодом «ПРИЕМ».
6. Проведение обязательного медосмотра (если применимо): несовершеннолетние и некоторые категории работников проходят медосмотр до начала работы.

Особенности работы с бумажной и электронной трудовой книжкой

4.1 Бумажная трудовая книжка

• Записи в бумажной книжке фиксируются вручную. При переводе на другую должность или в другое подразделение используется код «ПЕРЕВОД» в ЕФС‑1.
• При переводе в другую организацию сотрудник получает новую бумажную книжку‚ а старая передаётся работодателю.
• При увольнении работник получает справку о трудовом стаже‚ а запись о увольнении фиксируется в книжке.

4.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Записи в ЭТК фиксируются автоматически через ЕФС‑1. Работник может просматривать свою историю онлайн.
• Перевод на другую должность фиксируется с кодом «ПЕРЕВОД» в ЕФС‑1.
• При переводе в другую организацию сотрудник получает электронный сертификат о трудовом стаже.
• При увольнении запись о выходе из организации автоматически обновляется в системе.

Частые ошибки при оформлении трудового договора и трудовой книжки

• Неполное заполнение договора: отсутствие даты начала работы‚ должности‚ места работы.
• Отсутствие записи в трудовой книжке: если работодатель не внес запись о приёме‚ это может привести к конфликту при расчёте стажа.
• Неправильный код в ЕФС‑1 при переводе: использование неверного кода может исказить историю трудовой книжки.
• Неучёт обязательного медосмотра: если работник не прошёл медосмотр‚ это может стать основанием для отказа в приёме.
• Неправильное оформление приказа о приёме: если приказ не содержит всех обязательных реквизитов‚ он может быть признан недействительным.

Практический пример оформления трудового договора

Ниже приведён пример шаблона трудового договора‚ который можно адаптировать под конкретные условия.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № ___
г. Москва ___ 2026 г.

Работодатель: ООО «Пример» (ИНН 1234567890)‚ в лице Генерального директора Иванова И.И.‚ действующего на основании Устава‚ с одной стороны‚ и

Работник: Иванов Иван Иванович‚ паспорт № 1234 567890‚ выдан Минским управлением МВД РФ ‚ с другой стороны‚

заключают настоящий договор о нижеследующем:

Дата начала работы: г.
Должность: Специалист по информационной безопасности.
Место работы: г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1.
Размер заработной платы: 80 000 руб. в месяц (с г.).
Режим работы: 40 часов в неделю‚ с понедельника по пятницу.
Условия оплаты: до 10 числа каждого месяца‚ банковский перевод.
Прочие условия: отпуск 28 календарных дней‚ страхование от несчастных случаев.

Подписи сторон:

Работодатель: ___________________ (Иванов И.И.) 
Работник: ______________________ (Иванов И.И.)
Дата подписания: г.

Независимо от того‚ имеет ли сотрудник запись в трудовой книжке‚ трудовой договор обязателен. Он фиксирует дату начала работы‚ условия труда и служит основанием для всех последующих действий: начисления заработной платы‚ расчёта стажа‚ оформления приказа о приёме и т.д.

При работе с бумажной и электронной трудовой книжкой важно:

• Соблюдать порядок внесения записей в ЕФС‑1.
• Использовать правильные коды (ПРИЕМ‚ ПЕРЕВОД‚ УВОЛЬНЕНИЕ).
• Проверять‚ что договор содержит все обязательные реквизиты.
• Обеспечивать своевременный медосмотр для соответствующих категорий работников.

Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов с органами контроля‚ защитить права работников и обеспечить законность трудовых отношений.