Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых значимых изменений в трудовом законодательстве. Несмотря на то что цифровой формат стал основным, у многих работников и работодателей до сих пор остаются вопросы: что делать с бумажным бланком, нужно ли его хранить и имеет ли он юридическую силу? В этой статье мы подробно разберем, нужна ли бумажная трудовая книжка после перехода на ЭТК и как правильно взаимодействовать с обеими формами в 2026 году.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционного бумажного документа. Физически она не существует в виде книжечки или карточки. По сути, это база данных, которая формируется Социальным фондом (ранее — Пенсионным фондом России) на основании сведений, которые регулярно подает работодатель в составе отчета ЕФС-1.

При приеме на работу новых сотрудников работодатели обязаны заводить для них именно электронные трудовые книжки. Никаких специальных действий по ведению ЭТК от работодателя не требуется — главное, своевременно и корректно подавать сведения в фонд.

Можно ли совмещать электронную и бумажную трудовые?

Ответ на этот вопрос зависит от того, когда работник начал свою трудовую деятельность:

• Если есть стаж до 2020 года: Такие работники имеют право выбора. Они могут написать заявление и полностью перейти на ЭТК, либо продолжить вести бумажную трудовую книжку наряду с электронной. Совмещение обоих форматов для этой категории сотрудников абсолютно законно.
• Если сотрудник впервые устраивается на работу (с 2021 года и позже): Для новичков без стажа оформляется только электронная трудовая книжка. Бумажный документ для них не заводится и не оформляется.

Что происходит с бумажной трудовой при переходе на ЭТК?

Если работник, имевший стаж до 2020 года, принял решение перейти на электронную трудовую книжку и подал соответствующее заявление работодателю, происходит следующее:

1. Работодатель вносит в бумажную трудовую книжку запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК.
2. После этого бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
3. С этого момента работодатель прекращает вести бумажный документ.

Важно понимать: переход на ЭТК — это, по сути, отказ от ведения бумажной трудовой книжки работодателем. Сведения о стаже после перехода будут отражаться только в цифровом виде в базе Социального фонда.

Так нужна ли бумажная трудовая после перехода на ЭТК?

Самый частый вопрос: если я перешел на электронный формат, можно ли выбросить старую бумажку? Категорически нет! Бумажную трудовую книжку необходимо сохранить.

Почему это так важно:

• Стаж до 2020 года: Электронная трудовая книжка содержит данные только с 2020 года. Весь ваш трудовой стаж, записи о приемах, увольнениях и награждениях до 2020 года остались только на бумажном носителе. В ЭТК этот период не дублируется автоматически.
• Подтверждение опыта: Бумажная трудовая может понадобиться при трудоустройстве, для подтверждения квалификации или стажа работы в определенных должностях, которые вы занимали до цифровизации.
• Оформление пенсии: При назначении пенсии могут потребоваться данные о стаже и местах работы за периоды до 2020 года, которые хранятся исключительно в бумажной версии.

Таким образом, если вы задаетесь вопросом, нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку — нужно, она вам еще пригодится!

Нужна ли бумажная трудовая при трудоустройстве в 2026 году?

Ситуации на рынке труда в 2026 году могут различаться:

• Для работодателя: При приеме на работу нового сотрудника в 2026 году бумажная трудовая книжка действительно необходима, если у работника есть стаж до 2020 года и он не подавал заявление о переходе на ЭТК (то есть продолжает вести обе формы). Если же сотрудник перешел на ЭТК, бумажная книжка с записями о стаже до 2020 года предоставляется для сведения, но записи в нее работодатель не вносит.
• Если работник не определился: Если у сотрудника есть стаж до 2021 года, но он так и не подал заявление о выборе формата, работодатель не обязан принимать заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде от работников, не входящих в специальный перечень. Однако за работником сохраняется право перейти на ЭТК в любой момент.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Хотя бумажная книжка остается на руках как архив стажа до 2020 года, актуальные данные после перехода на ЭТК хранятся в цифровом виде. Если вам потребуется подтверждение вашего текущего стажа, вы всегда можете получить выписку из ЭТК. Эта выписка и есть ваша электронная трудовая книжка;

Где ее можно получить:

• У текущего работодателя (он обязан предоставить выписку по заявлению работника).
• В управлении Социального фонда России.
• В любом центре государственных услуг «Мои документы».
• Через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте Социального фонда.

Переход на электронную трудовую книжку избавляет работодателя от необходимости вести бумажный бланк, а работника, от риска потери документа из-за форс-мажоров. Однако полностью отказаться от бумажной версии нельзя. Она является единственным подтверждением вашего трудового пути до 2020 года. Храните бумажную трудовую книжку бережно, не выбрасывайте ее после перехода на ЭТК, и при необходимости всегда сможете подтвердить свой стаж как в цифровом, так и в традиционном формате.