В 2026 году ситуация с оформлением бумажных и электронных трудовых книжек сильно изменилась. Ниже подробно разбираем, требуется ли сейчас бумажный документ при приёме на работу, какие есть нюансы и как действовать работодателям и соискателям.
Краткая правовая база
Согласно действующему Трудовому кодексу РФ и рекомендациям Федеральной службы по труду и занятости, с 1 января 2021 года выдача бумажных трудовых книжек при первом официальном трудоустройстве прекращена. С этого момента:
- Все новые сотрудники оформляются электронной трудовой книжкой (ЭТК).
- Бумажный вариант сохраняется только по желанию работника.
- Работодатель обязан вести электронный кадровый учёт всех сотрудников, включая тех, у кого есть бумажная книжка.
Переходный период завершается с 1 января 2026 года. С этого момента для граждан, впервые начавших трудовую деятельность после 31 декабря 2025 года, бумажная трудовая книжка оформлять не требуется.
Что говорит практика?
Приём нового сотрудника
При приёме на работу работодатель не может требовать предоставление оригинала бумажной трудовой книжки, если:
- Сотрудник впервые устраивается на работу;
- Он перешёл на электронную форму;
- Он указал в заявлении отказ от бумажного формата.
Тем не менее, работодатель имеет право запросить сведения о трудовой деятельности (трудовой стаж, места работы и т.п.) через электронные документы.
Переход на электронную форму
Электронная трудовая книжка имеет ту же юридическую силу, что и бумажный аналог. При переходе сотрудника на ЭТК:
- Работодатель вносит сведения в электронную форму;
- Сотрудник получает уникальный идентификатор (логин) для доступа к своей книжке;
- Все изменения (увольнения, переводы, повышения) фиксируются в системе.
Какие документы запрашивать при приёме?
Для подтверждения трудовой деятельности при первом устройстве на работу достаточно следующих документов:
- Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность);
- Справка о предыдущей работе (при наличии);
- Сведения из электронной трудовой книжки (если кандидат уже пользуется ЭТК);
- Заявление о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная/электронная).
Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка?
Работодатель может проверить наличие ЭТК следующими способами:
- Запросить у кандидата логин и пароль от системы электронных трудовых книжек;
- Посмотреть данные в личном кабинете работодателя в системе кадрового учёта;
- Обратиться в Госуслуги или в Контур.Экстерн для подтверждения статуса.
Что делать, если кандидат отказывается от электронной формы?
Согласно закону, работник имеет право сохранить бумажный формат ведения трудовой книжки, если он явно не написал заявление об отказе. В этом случае:
- Работодатель оформляет бумажную трудовую книжку в двух экземплярах;
- Один экземпляр передаётся сотруднику, второй – остаётся в кадровом отделе;
- Все последующие записи вносятся в электронную систему, но бумажный документ остаётся официальным.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1. Нужно ли оформлять бумажную книжку, если сотрудник уже имеет стаж, полученный до 2021 года?
Ответ: Нет. Для сотрудников с предыдущим стажем бумажная форма уже не требуется, однако они могут оформить её по собственному желанию.
Вопрос 2. Может ли работодатель требовать оригинал бумажной трудовой книжки у сотрудника, который уже работает на ЭТК?
Ответ: Требовать оригинал бумажной книжки работодатель может только в случае, если сотрудник сам запросил её для предоставления в другую организацию. Но он не имеет права делать это обязательным условием трудоустройства.
Вопрос 3. Как вести учёт стажа при переходе на ЭТК?
Ответ: Стаж учитывается автоматически в системе, но для подтверждения необходимо вывести выписку из электронной трудовой книжки, где указаны все периоды работы.
С 2026 года бумажная трудовая книжка не является обязательным документом при устройстве на работу, если сотрудник:
- Первый раз начинает трудовую деятельность;
- Перешёл на электронную форму;
- Не выразил желания оставить бумажный вариант.
Тем не менее, бумажный вариант остаётся возможным и может быть использован по соглашению сторон. Главное – правильно оформить электронный кадровый учёт и обеспечить доступ к информации о трудовой деятельности сотрудника.
Если у вас остались сомнения по конкретным процедурам оформления, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому праву или в консультантскую службу ГАРАНТ.РУ.