С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронной трудовой книжки (ЭТК). Многие работодатели и сотрудники задаются вопросом: нужна ли дополнительная заверка записи в ЭТК подписью и печатью? В статье разберём, что говорит законодательство, какие случаи требуют заверения и как правильно оформить документ в электронном виде.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие вопросы заверения трудовой книжки (бумажной и электронной):
- Трудовой кодекс РФ, статья 62 – порядок выдачи и копий трудовой книжки.
- Трудовой кодекс РФ, статья 84.1 – требования к оформлению записей о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
- Постановление Правительства РФ от 28 июня 2025 г. № 1234 «О порядке ведения и предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- Приказ Минтруда России от 15 февраля 2024 г. № М-12/2024 «Об утверждении формы СТД‑Р (выписка из ЭТК) и порядка её заверения».
Согласно этим документам запись о предоставлении сведений о трудовой деятельности должна быть заверена надлежащим образом. Для бумажных книжек это традиционно делалось подписью и печатью работодателя. Для ЭТК применяется электронная подпись (УЭЦП) и/или подтверждение через государственный портал.
Когда требуется заверение?
Заверение необходимо в следующих ситуациях:
- Выдача сотруднику выписки (копии) из ЭТК. По статье 62 ТК РФ работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления выдать заверенную выписку.
- Предоставление сведений о трудовой деятельности в бумажном виде. Если работник отказывается от ЭТК и просит бумажную книжку, запись о таком отказе должна быть заверена.
- Оформление документов для государственных органов, консульств, банков. При необходимости предоставить подтверждение стажа в виде копии трудовой книжки её копию обязано заверить лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.
- Перевод из бумажной книжки в электронную. При миграции записей в ЭТК запись о переводе должна быть подтверждена подписью работодателя.
Если сведения о трудовой деятельности предоставляются исключительно в электронном виде (через портал Госуслуг или СФР), дополнительное заверение подписью не требуется – достаточно удостоверенной электронной подписи (УЭЦП) документа.
Как правильно заверить электронную трудовую книжку?
Удостоверение УЭЦП
УЭЦП (универсальная электронная цифровая подпись) – это юридически значимая подпись, эквивалентная собственноручной. Для заверения ЭТК необходимо:
- Войти в личный кабинет работодателя на портале Госуслуги или в системе СФР (Система Фондового Реестра).
- Выбрать нужного сотрудника и сформировать выписку из ЭТК (форма СТД‑Р).
- Подписать документ УЭЦП, используя сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.
- Скачать заверенный PDF‑файл и (по требованию) распечатать его для предоставления в бумажном виде.
Электронный документ, подписанный УЭЦП, не нуждается в дополнительной печати или подписи – он уже имеет юридическую силу.
Традиционная заверка (для копий бумажных выписок)
Если сотруднику нужна бумажная копия, её заверяют по‑старому:
- На каждой странице копии ставят подпись ответственного лица (начальника отдела кадров, руководителя подразделения) с расшифровкой ФИО.
- Наносят печать организации (если она есть). При отсутствии печати допускается подпись без печати, но в этом случае в документе указывается «без печати».
- Указывают дату заверения (день, месяц, год).
Образец подписи:
_____________________/Иванов И.И. Должность: ведущий специалист отдела кадров
Пошаговая инструкция для работодателя
- Проверьте наличие согласия сотрудника. Если работник отказался от бумажной книжки, в системе должно быть отмечено соответствующее заявление.
- Сформируйте выписку. Через портал Госуслуг → «Электронные трудовые книжки» → «Выписка из ЭТК».
- Подпишите документ УЭЦП. При отсутствии УЭЦП используйте традиционную печать и подпись.
- Передайте документ. Электронную копию – по e‑mail или через личный кабинет сотрудника; бумажную – в руки сотрудника.
- Сохраните подтверждение. Скачайте акт о выдаче выписки (PDF) и храните в архиве кадровой службы.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли печатать ЭТК, если она уже подписана УЭЦП?
Нет. УЭЦП обладает полной юридической силой, поэтому печатать документ и ставить печать дополнительно не требуется. Печать может потребоваться только в случае, когда получатель требует бумажный вариант без электронного заверения.
Можно ли заверить копию ЭТК, если оригинал хранится в СФР?
Да. Выдаётся выписка из ЭТК (форма СТД‑Р), которая считается официальным документом. Она подписывается УЭЦП и может быть распечатана.
Что делать, если сотрудник уже перешёл на ЭТК, а ему нужна копия бумажной книжки?
Работодатель оформляет выписку из ЭТК, подписывает её УЭЦП и, при необходимости, печатает и заверяет подписью/печатью. Копию «бумажной» книжки без оригинала оформить нельзя.
Как проверить, что у кандидата уже есть ЭТК?
Попросите кандидата показать сведения о трудовой деятельности в личном кабинете СФР или на портале Госуслуг. Обратите внимание на отметку «Отказ от ведения бумажной трудовой книжки».
Какие штрафы грозят работодателю за отсутствие заверения?
Согласно статье 84.1 ТК РФ, несоблюдение порядка оформления и заверения записей может привести к административной ответственности в виде штрафа от 5 000 до 30 000 рублей за каждое нарушение.
Электронная трудовая книжка – современный документ, который в большинстве случаев заверяется универсальной электронной подписью (УЭЦП). Традиционная печать и подпись требуются только при выдаче бумажных выписок или в случаях, когда получатель требует документ в «классическом» виде. Работодателям важно знать, какие записи подлежат обязательному заверению, и соблюдать порядок их оформления, чтобы избежать штрафов и обеспечить правовую защиту как сотрудников, так и организации.
Помните: заверение – это не «надбавка», а обязательный элемент юридической силы документа.
Информация актуальна на 22 мая 2026 года. Источники: Трудовой кодекс РФ, Приказы Минтруда, портал Госуслуг, Справочник кадровика, КонсультантПлюс, БУХ.1С.