Оформление заграничного паспорта всегда сопровождается сбором пакета документов. Одним из самых частых вопросов, который возникает у граждан, является необходимость предоставления сведений о трудовой деятельности. В нашей статье мы подробно разберем, нужна ли копия трудовой книжки для загранпаспорта, каковы актуальные требования закона в 2026 году и как правильно заверить этот документ, если он всё-таки потребуется для других целей.
Нужна ли копия трудовой книжки для оформления загранпаспорта?
Еще несколько лет назад предоставление заверенной копии трудовой книжки было обязательным условием для получения загранпаспорта. Это было необходимо для того, чтобы инспектор МВД или МФЦ мог сверить информацию в трудовой с теми сведениями, которые гражданин указывал в анкете, и убедиться в их правдивости.
Однако законодательство не стоит на месте. Согласно актуальным данным, закон, обязывающий предоставлять копию трудовой книжки для загранпаспорта, был отменен. В настоящее время для оформления загранпаспорта (как нового, так и старого образца) не требуется предоставлять в отделение МВД ни оригинал, ни копию трудовой книжки, заверенную отделом кадров.
Желающим оформить загранпаспорт теперь достаточно иметь при себе лишь оригинал трудовой книжки для заполнения анкеты (в разделе сведений о работе), либо просто вспомнить свои места работы за последние 10 лет — эта информация вносится в заявление по памяти.
В каких случаях копия трудовой книжки всё-таки нужна?
Несмотря на то, что для загранпаспорта этот документ больше не нужен, заверенная копия трудовой книжки остается актуальной для множества других жизненных ситуаций. Чаще всего работники отделов кадров сталкиваются с запросами на копию в следующих случаях:
- Получение кредита или ипотеки — банки требуют подтверждение занятости и стажа;
- Оформление визы — некоторые консульства требуют подтверждение стабильного дохода и работы;
- Получение субсидий или льгот — для подтверждения статуса;
- Оформление второго загранпаспорта — в редких исключительных случаях (например, для частых командировок) может потребоваться ходатайство от организации и подтверждение текущей занятости.
Как правильно запросить и заверить копию трудовой книжки в 2026 году
Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом деле важно не ошибиться и не нарушить права работника, а также требования делопроизводства.
Шаг 1: Письменное обращение работника
Согласно статье 62 ТК РФ, чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, работник не может просто попросить об этом сотрудника отдела кадров устно. Он обязан обратиться к работодателю в письменном виде (написать заявление). Это защищает права работника и запускает срок, в течение которого работодатель должен выдать документ (не позднее 3 рабочих дней).
Шаг 2: Правила снятия и заверения копии
Существует строгий регламент того, как должна выглядеть правильно оформленная копия:
- Копируются все заполненные страницы. Заверению подлежат копии всех страниц трудовой книжки, где есть какие-либо записи, а не только последний лист.
- Оформление каждой страницы. На каждом скопированном листе проставляется надпись «Копия верна», текущая дата, должность лица, заверившего документ, его личная подпись, расшифровка подписи и печать организации (при наличии).
- Прошивка документа. Если копия трудовой книжки предоставляется в прошитом виде, то на обороте в месте прошивания наклеивается бумажная наклейка с указанием количества прошитых листов, ставится подпись заверителя и печать.
Шаг 3: Подтверждение текущей занятости
Если копия трудовой книжки делается для подтверждения факта работы сотрудника в организации на данный момент (например, для банка или визы), на последнем листе документа, ниже всех записей, обязательно вносится:
- Текущая дата;
- Запись: «Работает по настоящее время»;
Под этой записью руководитель или уполномоченный им сотрудник (обычно специалист отдела кадров) должен указать свою должность, поставить личную подпись, расшифровку подписи и печать организации;
Где еще можно получить выписку из трудовой книжки?
Если у вас на руках бумажная трудовая книжка, работодатель может выдать вам заверенные копии всех её страниц. Но что делать, если вы не работаете или не можете обратиться в отдел кадров?
В таком случае выписку из трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности можно получить при помощи МФЦ или через портал «Госуслуги» (в виде электронного документа, который можно распечатать). Если вы не работаете, для некоторых инстанций (например, по старым правилам для загранпаспорта) требовалось предоставить оригинал трудовой книжки.