Выписка из трудовой книжки, это официальный документ, подтверждающий ваш трудовой стаж и занятость. Для её использования в различных инстанциях (например, при оформлении пенсии, кредита или визы) она часто требует заверения. Неправильное заверение сделает документ недействительным. Данная статья объясняет, как это сделать корректно.

Что такое заверение выписки и зачем оно нужно?

Заверение, это процесс удостоверения подлинности копии документа. Специально уполномоченное лицо (обычно работник отдела кадров или нотариус) ставит на копии свою подпись, печать организации и дату, подтверждая, что копия полностью соответствует оригиналу.

Основные цели заверения:

• Подтвердить подлинность копии для государственных и частных органов.
• Устранить необходимость предоставлять оригинал, который может быть утерян или испорчен.
• Обеспечить юридическую силу документа вне организации-работодателя.

Кто имеет право заверять выписку?

Законодательство РФ устанавливает чёткий круг лиц:

Работодатель (организация), выдавшая трудовую книжку и оригинал выписки. Это самый частый и предпочтительный вариант.

• Заверяет руководитель организации или уполномоченное им лицо (например, начальник отдела кадров).
• Ставится печать организации (обычно круглая с наименованием и ОГРН) и личная подпись.

Нотариус. Если работодатель ликвидирован, недоступен или отказывается заверять, можно обратиться к нотариусу. Он заверяет копию, подтверждая её соответствие оригиналу, который вы предъявите. Это платная услуга.

Важно: Заверять выписку не имеют права другие сотрудники, не уполномоченные на это приказом по организации.

Пошаговая инструкция: как заверить выписку из бумажной трудовой книжки

Шаг 1: Получите официальную выписку

Обратитесь в отдел кадров своей бывшей или текущей организации с письменным заявлением. Напишите заявление на имя руководителя с просьбой выдать выписку из трудовой книжки и заверить её. Укажите, для каких целей она нужна (например, «для представления в Пенсионный фонд»).

Шаг 2: Проверьте выписку перед заверением

Внимательно сверьте все данные в выписке с оригиналом трудовой книжки:

• ФИО, дата рождения.
• Названия организаций и даты приёма/увольнения.
• Должности, подразделения.
• Основания увольнения (приказы, уведомления).
• Все записи должны быть читаемыми, без исправлений, помарок и дописок. Если есть ошибки — их нужно исправить в оригинале и только потом делать выписку.

Шаг 3: Процесс заверения в организации

Сотрудник отдела кадров prepares копию выписки на официальном бланке организации (если он предусмотрен) или на чистом листе.
Внизу копии (обычно слева или справа) указывается:

• «Копия верна» (или «Верно»).
• Должность лица, осуществляющего заверение (например, «Начальник отдела кадров»).
• личная подпись (разборчиво).
• Расшифровка подписи (ФИО).
• Дата заверения.

На копии ставится печать организации (обычно рядом с подписью или внизу листа). Печать должна быть чёткой, не заходящей на текст.
На самой выписке (или в примечании) может быть штамп «С подлинным документом ознакомлен» с подписью и печатью, но это не является обязательным для заверения копии.

Пример правильного заверения:
> Копия верна.
> Начальник отдела кадров _______________ /Иванова А.П./
> (подпись) (расшифровка)
> Печать организации
>

Шаг 4: Заверение выписки из электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2020 года в России активно внедряется ЭТК. Процедура отличается:

Получите выписку в электронном виде. Это делается через:

• Портал Госуслуг (в личном кабинете).
• Сайт Пенсионного фонда РФ (личный кабинет).
• Систему «СБИС» или другие сервисы, если работодатель использует их.

Выписка из ЭТК имеет юридическую силу без дополнительного заверения, если она сформирована в установленном порядке и подписана усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя. Проверьте наличие:

• Подписи в виде цифровой подписи (обычно отображается в виде иконки или текста «Подписано УКЭП»).
• Сведений о сертификате УКЭП (кто подписал, когда).

Если требуется бумажный вариант с печатью, вы можете:

• Распечатать выписку.
• Обратится в отдел кадров организации-работодателя с просьбой заверить бумажную копию распечатанной электронной выписки. Они сведут распечатку с данными в своей системе и поставят печать и подпись по правилам, описанным выше.
• Нотариус также может заверить такую распечатку, если она содержит все необходимые реквизиты и подпись УКЭП.

Ключевые правила и типичные ошибки

Что делать НЕОБХОДИМО:

• Заверять только полную выписку. Частичные выписки (например, только по последнему месту работы) могут быть не приняты.
• Использовать оригинал выписки для заверения. Заверяют копию, сверяя её с подлинником.
• Убедиться в актуальности данных. Выписка должна быть получена не ранее 1 месяца до её предъявления (если иное не указано в требованиях организации).
• Проверить, что печать и подпись читаемы и не «забегают» за рамки документа.

Чего делать НЕЛЬЗЯ:

• Самостоятельно ставить на выписке печать или подпись. Это будет считаться подделкой.
• Заверять выписку, если в ней есть исправления, зачёркивания, неразборчивые записи. Сначала нужно исправить ошибки в самой трудовой книжке через работодателя.
• Принимать заверение от лица, не имеющего на это права (например, от обычного сотрудника отдела кадров без доверенности).
• Использовать копию выписки, если она уже была заверена ранее, но срок её действия истёк (обычно 1 месяц). Нужно получить новую выписку и заверить её заново.

Правильное заверение выписки из трудовой книжки — это несложная, но ответственная процедура. Главное правило: заверяющая сторона (работодатель или нотариус) должна иметь прямой доступ к подлиннику документа (бумажному или электронному с УКЭП) и statutory право на заверение. Всегда уточняйте в принимающей организации (ПФР, банк, консульство), есть ли у них особые требования к оформлению заверенной выписки. При сомнениях — обращайтесь напрямую в отдел кадров вашей организации или к нотариусу.