Вопрос о необходимости копии трудовой книжки часто возникает у сотрудников, которые планируют вторую работу, подают документы в банк или обращаются в государственные органы. Ниже разберём, в каких случаях копия трудовой книжки является обязательной, как её правильно оформить и какие нюансы следует учитывать.
Что такое «заверенная» копия трудовой книжки?
Заверенная копия – это документ, который работодатель выдает сотрудникам в ответ на их письменное заявление и подтверждает подлинность записей о работе, переводе или увольнении. Подтверждение может быть выполнено:
- по ГОСТ Р 7.0.97‑2016;
- внутренними правилами компании;
- требованиям принимающей организации (банк, госорган и т.д.).
Важно, чтобы копия была выдана не позже месяца перед её использованием, иначе её могут считать «устаревшей».
Как оформляется заявление?
Требования к содержанию заявления не регламентированы законом, поэтому сотрудник может изложить запрос в любой форме. При этом в заявлении обычно указывают:
- ФИО работника;
- Номер и дату трудового договора;
- Цель получения копии (вторая работа, кредит и т.п.);
- Срок, в который копию необходимо предоставить;
Пример заявления (необязательно, но часто используется):
«Я, Иванов И.И., прошу выдать мне заверенную копию моей трудовой книжки для оформления кредита в банке.При каких действиях требуется копия трудовой книжки?
Согласно практике 2024‑2026 годов, копию могут потребовать в следующих ситуациях:
- Устройство на вторую работу в другой организации;
- Получение кредитных средств или финансовых льгот от банков;
- Подача в госорганы (например, в Пенсионный фонд, ФСС)
- Подтверждение занятости при оформлении субсидий, грантов и т.п.
Во всех перечисленных случаях копия должна быть заверенной работодателем и соответствовать требованиям принимающей стороны.
Обязательность копии трудовой книжки по ТК РФ
Ст. 62 Трудового кодекса РФ гласит, что работодатель обязан выдать копию трудовой книжки в течение трёх рабочих дней после получения письменного заявления сотрудника. Это правило действует, если:
- Трудовая книжка ведётся (т.е. для большинства работников);
- Работник запросил её в целях обязательного социального страхования или иных законных целей.
Если трудовая книжка не ведётся (например, при работе по совместительству без оформления), копия выдаваться не требуется.
Как правильно заверить копию?
Заверение копии должно соответствовать ГОСТ Р 7.0.97‑2016 и включать:
- Подпись уполномоченного лица (руководителя, HR‑специалиста);
- Печать организации (если она есть);
- Дата выдачи;
- Отметку о цели использования копии (по желанию).
Ошибки, которые часто допускают:
- Неправильная дата – указывают дату выдачи, а не дату записи в книжке;
- Отсутствие подписи или печати;
- Слишком «свежая» копия (выданная более месяца назад) может быть отвергнута.
Частые вопросы (FAQ)
- Можно ли использовать электронную копию трудовой книжки? – Да, если она подтверждена электронной подписью работодателя и принимающая сторона согласна на такой формат.
- Сколько копий можно запросить? – По закону копию выдают один раз за запрос; при необходимости можно запросить дубликат, но он тоже должен быть заверен.
- Что делать, если работодатель отказывается выдавать копию? – Сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию; нарушение ст. 62 ТК РФ влечёт административную ответственность.
Пример оформления копии (2026 год)
Ниже приведён типовый образец заверенной копии:
------------------------------------------------- ТРУДОВАЯ КНИЖКА Копия № 1 Выдано: г. ФИО: Иванов И.И. № п/п 12345 Дата приёма на работу: Дата увольнения: — (на сегодняшний день) ------------------------------------------------- Подпись: ______________________ (HR‑менеджер) Печать: ______________________
Копия трудовой книжки обязательна в следующих случаях:
- При устройстве на вторую работу;
- При оформлении кредита или финансовой помощи;
- При обращении в государственные органы для подтверждения занятости.
Для того чтобы копия была принята, её необходимо:
- Получить в течение трёх рабочих дней после подачи заявления;
- Заверять подписью и печатью работодателя;
- Соответствовать требованиям ГОСТ и сроков «свежести» (не старше одного месяца).
Соблюдение этих правил поможет избежать отказов со стороны банков, работодателей и других организаций, а также защитит сотрудника от возможных юридических споров.
Автор статьи: редакция «HR‑практика», 2026 год.