Дата подготовки материала: 21 мая 2026 г․
Трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность гражданина․ При приёме на работу часто возникает вопрос: нужна ли печать работодателя в трудовой книжке и, если да, то какой именно отпечаток следует ставить․ В данной статье мы подробно разберём нормативную основу, актуальную практику (включая переход на электронные трудовые книжки) и дадим практические рекомендации для кадровых служб и работодателей․
Нормативная база
Трудовой кодекс РФ
Согласно ст․ 66 ТК РФ трудовая книжка ведётся работодателем и является документом, подтверждающим трудовую деятельность сотрудника․ Закон не содержит прямого требования о обязательном проставлении печати работодателя в книжке․
Постановление Правительства РФ от № 225
В данном нормативном акте регламентируется порядок ведения и хранения трудовых книжек․ В пункте 4 указано, что при внесении записи о приёме на работу ставится подпись уполномоченного лица и печать организации (если таковая имеется)․
Изменения с 2015 года
С введением Федерального закона от № 27‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части улучшения делового климата» печать на трудовом договоре перестала быть обязательным реквизитом․ Это изменение повлияло и на практику оформления трудовых книжек: многие организации начали рассматривать печать как необязательный элемент, однако сохраняют её для подтверждения подлинности записей․
Позиция Роструда
В официальных разъяснениях Роструда (письмо от № ПГ/07‑123‑21) указано, что печать кадровой службы (отдела кадров) может использоваться вместо печати организации, если у последней нет собственной гербовой печати или она не применяется в текущем документообороте․ При этом важно, чтобы печать была чётко читаема и соответствовала требованиям к оттиску (диаметр не менее 15 мм, наличие наименования организации)․
Когда печать обязательна?
- При ведении бумажной трудовой книжки – если организация использует традиционный бумажный бланк, то при внесении записи о приёме на работу рекомендуется ставить печать работодателя (или печать кадровой службы) вместе с подписью ответственного лица․
- При отсутствии собственной печати организации – допустимо использовать печать отдела кадров, печать бухгалтерии или иной структурный подразделения, уполномоченного на ведение трудовых книжек․
- При оформлении дубликата трудовой книжки – при выдаче дубликата также ставится печать организации (или её уполномоченного подразделения) и подпись уполномоченного лица․
В случаях, когда организация перешла на электронную трудовую книжку (ЭТК), требование о проставлении печати полностью отпадает, поскольку запись вносится в информационную систему ПФР и подтверждается электронной подписью уполномоченного лица․
Электронные трудовые книжки: что изменилось с 2021 года
С 1 января 2021 года в соответствии с Федеральным законом от № 44‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» все newly hired employees (новопринятые сотрудники) оформляются в электронном виде․ Основные моменты:
- Работодатель направляет сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудника в ПФР через личный кабинет работодателя или через систему «Соцстрах»․
- В бумажном варианте трудовая книжка больше не ведётся (за исключением случаев, когда сотрудник expressly requests a paper version)․
- Поскольку запись формируется в электронном виде, печать организации не требуется; подтверждающим элементом служит квалифицированная электронная подпись (КЭП) уполномоченного лица․
- Если сотрудник всё же получил бумажную трудовую книжку (например, по личной просьбе или в связи с переходом на другую форму работы), то при внесении записи в неё следует следовать правилам, описанным в разделе «Когда печать обязательна?», но многие работодатели предпочитают не ставить печать, полагаясь на электронную версию как основной источник данных․
Практический алгоритм заполнения трудовой книжки при приёме на работу (бумажный вариант)
- Подготовьте бланк трудовой книжки (страница с личными данными сотрудника уже заполнена)․
- В разделе «Сведения о работе» сделайте запись:
- Дата приёма на работу (число, месяц, год)․
- Наименование организации (полное, как в учредительных документах)․
- Наименование структурного подразделения (отдел, служба, цех)․
- Должность, которую занимает сотрудник․
- Вид трудового договора (срочный/бессрочный)․
- Подпись уполномоченного лица (обычно специалист отдела кадров или руководитель подразделения);
- Проставьте печать:
- Если у организации есть гербовая печать – ставьте её․
- Если гербовой печати нет – используйте печать отдела кадров (или иное уполномоченное подразделение)․
- В случае отсутствия любой печати – запись считается действительной при наличии подписи и указания даты, однако для дополнительной уверенности рекомендуется заверить копию трудовой книжки у нотариуса или получить подтверждение от бывшего работодателя․
- Занесите сведения в электронный реестр кадров (если таковой ведётся в организации) и передайте информацию в ПФР (если требуется по внутренним регламентам)․
Что делать, если печать отсутствует?
Отсутствие печати не делает запись автоматически недействительной, но может вызвать вопросы при последующей проверке (например, при трудоустройстве в другую организацию или при обращении в ПФР)․ Чтобы минимизировать риски:
- Получите письменное подтверждение от бывшего работодателя о том, что запись сделана уполномоченным лицом и соответствует факту трудоустройства․
- Если возможно, заверите копию трудовой книжки у нотариуса (нотариус ставит свою печать и подпись, подтверждая подлинность записи)․
- При переходе на электронную трудовую книжку полностью избавьтесь от необходимости печати – все сведения будут храниться в ПФР и доступны работодателю через защищённые каналы․
- Печать работодателя в трудовой книжке при приёме на работу не является строго обязательной с точки зрения Трудового кодекса, однако многие нормативные акты и практика государственных органов рекомендуют её ставить для повышения доказательной силы записи․
- Если у организации нет собственной гербовой печати, допустимо использовать печать отдела кадров или иного уполномоченного подразделения․
- При переходе на электронные трудовые книжки (с 2021 года) требование о печати полностью исчезает – достаточно электронной подписи уполномоченного лица․
- В случае отсутствия печати в бумажной книжке рекомендуется подкрепить запись дополнительными подтверждающими документами (подпись, письменное подтверждение от предыдущего работодателя, нотариальное заверение)․
- Кадровикам следует регулярно обновлять внутренние локальные нормативные акты (инструкции по ведению трудовых книжек) в соответствии с последними разъяснениями Роструда и изменениями в законодательстве․
Соблюдение данных рекомендаций позволит избежать споров при проверках трудовой инспекции, обеспечит прозрачность кадрового документооборота и защитит права как работодателя, так и работника․
Подготовлено специалистом отдела кадров с учётом актуального законодательства на май 2026 года․