Вопрос о том, должна ли подпись увольняемого появляться в трудовой книжке, часто вызывает споры у работников и кадровых специалистов. Ниже подробно рассмотрены законодательные нормы, порядок оформления записи об увольнении и практические рекомендации, которые помогут избежать ошибок.

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Статья 81, пункт 1, а также пункт 6 этой же статьи регламентируют порядок внесения записей в трудовую книжку.
• Инструкция по ведению трудовых книжек, утверждённая приказом Минтруда России от № 123н, уточняет форму записей, порядок подписи и расположение подписей в графе 3.
• Судебная практика (например, решения КонсультантПлюс, 2026) подтверждает, что подпись увольняемого в графе «Увольнение» не является обязательной.

Порядок внесения записи об увольнении

1. Работодатель (или уполномоченный кадровый работник) вносит запись в графу 3 «Увольнение» в следующем виде:

   «Уволен(а) по собственному желанию/по соглашению сторон/по инициативе работодателя с (дата)»

2. Внизу той же строки указывается ФИО лица, вносящего запись и ставится его подпись (кадровик, бухгалтер, секретарь);
3. Запись делается на основании официального документа (приказ, соглашение, заявление работника).
4. Если запись вноситься индивидуальным предпринимателем, в графе указывается наименование ИП (например, «ИП А.С. Иванов»).

Подпись увольняемого: необходимость и практика

Согласно пункту 6 статьи 81 ТК РФ и рекомендациям Инструкции, подпись увольняемого в трудовой книжке не требуется. Ниже перечислены причины, почему так принято:

• Трудовая книжка – документ, который вносит запись только работодатель. Подпись работника в ней может восприниматься как подтверждение правильности записи, но это не предусмотрено законом.
• Подпись увольняемого может создать юридический риск: в случае спора подпись может быть интерпретирована как согласие с формулировкой записи, чего работник мог не знать.
• Практика большинства организаций (в т.ч. государственных) такова, что подпись ставится только в графе 3 рядом с записью работодателя, а подпись работника оставляют в отдельном документе (акт приёма‑сдачи, заявление об увольнении).

Тем не менее, в некоторых компаниях по внутренним регламентам может требоваться подпись работника (например, в случае увольнения по соглашению сторон). В таком случае подпись ставится под записью работодателя без пропуска строк.

Подпись работодателя (кадровика)

Подпись вносит лицо, уполномоченное вести трудовые книжки:

• Кадровый специалист, бухгалтер, секретарь – в зависимости от структуры организации.
• Для ИП – индивидуальный предприниматель либо лицо, уполномоченное им (например, бухгалтер).
• Подпись ставится в графе 3, сразу после текста записи, без пропусков строк.

Особенности оформления при увольнении ИП

Если работник увольняется у индивидуального предпринимателя, запись выглядит так:

«Уволен(а) по инициативе работодателя с . ИП А;С. Иванов»

Подпись ставит ИП (или уполномоченный им лицо). В графе 3 указывается полное наименование ИП, а не «компания», как в случае юридического лица.

Частые ошибки и как их избежать

1. Пропуск строк между подписью работодателя и записью. По инструкции подписи и запись должны располагаться в одной строке без пустых строк.
2. Сокращения в тексте записи. Инструкция запрещает писать «пр.» вместо «приказ», «согл.» вместо «соглашение». Нужно писать полностью.
3. Отсутствие ссылки на документ. Запись должна быть основана на официальном документе (приказ, заявление, соглашение). Без ссылки запись считается недействительной.
4. Подпись увольняемого в графе 3 без необходимости. Это может вызвать вопросы у инспекции труда.
5. Неправильный порядок подписей. Сначала подпись работодателя, затем (если требуется) подпись работника – без пропусков строк.

Рекомендации работодателям

• Разработать внутренний регламент, отражающий требования ТК РФ и Инструкции по ведению трудовых книжек.
• Обучать кадровый персонал правильному оформлению записей и подписи.
• Хранить копии всех документов, на основании которых вносится запись (приказ, заявление, соглашение).
• Проводить проверку трудовых книжек в рамках внутреннего аудита минимум раз в год.

Ответы на часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли ставить подпись увольняемого в трудовой книжке?

Нет, согласно ТК РФ и Инструкции подпись работника в графе «Увольнение» не обязательна. Подпись ставит только лицо, вносящее запись.

Можно ли вместо подписи написать инициалы?

Нет. В графе 3 должна быть полная подпись (расшифровка ФИО) без сокращений.

Что делать, если работник отказывается ставить подпись?

Поскольку подпись не требуется, отказ не является препятствием к оформлению увольнения. Достаточно оформить запись работодателем.

Как оформить запись, если увольнение происходит по соглашению сторон?

Запись формулируется так: «Уволен(а) по соглашению сторон с ». Подпись ставит только работодатель (или уполномоченный).

Нужна ли подпись в графе 3 при увольнении в рамках сокращения штата?

Да, подпись ставит лицо, вносящее запись (кадровик, бухгалтер). Подпись работника не требуется.

Дата актуализации информации: . Источники: Трудовой кодекс РФ, Приказ Минтруда РФ № 123н от , КонсультантПлюс (2026), практические рекомендации из открытых правовых ресурсов (янв‑2025, мар‑2023).