Вопрос о необходимости трудовой книжки при трудоустройстве граждан Украины в России волнует многих как работодателей, так и самих соискателей. Трудовое законодательство постоянно меняется, и то, что было актуально несколько лет назад, сегодня может иметь совершенно иной порядок применения. В этой статье мы подробно разберем, нужна ли трудовая книжка гражданину Украины, как правильно её оформить и какие существуют альтернативы.

Общие правила: что говорит закон

Согласно действующему Трудовому кодексу Российской Федерации (ТК РФ), трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. При приеме на работу работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней (за исключением некоторых категорий).

Это правило распространяется на всех работников, независимо от их гражданства. Таким образом, прямой ответ на вопрос — да, трудовая книжка гражданину Украины нужна, если он устраивается на работу в РФ на постоянной основе.

Особенности для граждан Украины

Несмотря на общее правило, на практике возникает множество нюансов, связанных с документами украинского образца.

Украинская трудовая книжка

Если гражданин Украины впервые устраивается на работу в России и имеет при себе трудовую книжку украинского образца, российский работодатель не имеет права её продолжать. В России законодательно установлена форма трудовой книжки, и ведение записей в документах иностранного государства не допускается.

В этом случае работодатель должен завести на сотрудника новую трудовую книжку российского образца.

Учет украинского стажа

Многие соискатели переживают, что при оформлении новой российской трудовой книжки они «потеряют» свой стаж, наработанный в Украине. Это не так. Чтобы стаж был учтен (например, для расчета больничного листа или будущей пенсии), необходимо:

• Предоставить украинскую трудовую книжку.
• Сделать нотариально заверенный перевод документа на русский язык.
• Работодатель или кадровик сделает запись в новой российской трудовой книжке о общем или непрерывном стаже работы на территории Украины на основании предоставленного перевода.

Работа по патенту или без документов

Часто граждане Украины приезжают в РФ и устраиваются на работу по патенту. Независимо от правового статуса (патент, РВП, ВНЖ, статус беженца), если человек заключает трудовой договор с работодателем, ведение трудовой книжки обязательно.

Если у работника вообще нет трудовой книжки (ни украинской, ни российской), работодатель обязан оформить её с нуля. При этом записи о предыдущем стаже можно внести со слов работника, если он предоставит подтверждающие документы (справки с прошлых мест работы, архивные выписки, договоры).

Электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 2020 года в России введен переход на электронные трудовые книжки. Все новые сотрудники, которые впервые устраиваются на работу после 31 декабря 2020 года, автоматически получают ЭТК. На бумаге им ничего не выдают.

Для гражданина Украины, который впервые устраивается на работу в РФ, это означает следующее:

1. Работодатель подаст сведения о нем в Социальный фонд России (СФР).
2. Сведения о стаже будут формироваться в электронном виде.
3. Если гражданин Украины ранее нигде не работал в РФ и не подавал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, ему будет заведена только электронная версия.

Однако, если работник настоит на получении бумажного варианта, работодатель обязан будет его завести и вести параллельно с электронной отчетностью.

Пошаговая инструкция для работодателя

Если вы — работодатель или кадровик, принимающий на работу гражданина Украины, ваш алгоритм действий должен быть следующим:

1. Проверка документов: Убедитесь в наличии патента, РВП, ВНЖ или иного документа, дающего право на работу.
2. Запрос трудовой книжки: Попросите сотрудника предоставить трудовую книжку (если есть).
3. Оценка документа: Если предоставлена украинская трудовая книжка, объясните сотруднику, что вы не можете её продолжать.
4. Оформление российской книжки: Приобретите бланк трудовой книжки установленного российского образца.
5. Внесение сведений о стаже: На основании нотариально заверенного перевода украинской трудовой внесите запись о стаже на территории Украины (без расшифровки должностей и предприятий, только общий срок).
6. Запись о приеме на работу: Сделайте стандартную запись о приеме на работу в российскую трудовую книжку.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если гражданин Украины потерял свою трудовую книжку (что часто случается при переезде), восстанавливать её через украинские государственные архивы в текущих реалиях крайне сложно, а порой и невозможно.

В таком случае работодатель просто заводит новую трудовую книжку. Записи о предыдущем стаже могут быть внесены:

• На основании официальных справок с предыдущих мест работы (если их удалось получить).
• Со слов самого работника (однако такой стаж не будет подтвержден для пенсионных расчетов без дополнительных доказательств).

В современных реалиях все большее значение приобретает электронная трудовая книжка, которая значительно упрощает процесс учета стажа иностранных граждан в РФ. Главное — соблюдать требования трудового законодательства, и тогда процесс оформления пройдет без юридических накладок.