Вопрос о том, обязательно ли оформлять трудовую книжку при заключении трудового договора, волнует многих работодателей и работников. Переход на электронный формат документооборота добавил неясностей в эту сферу. В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях наличие трудовой книжки обязательно, когда можно обойтись без нее, и какие существуют нюансы в современном трудовом законодательстве.
Что говорит закон: общие правила
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ч. 5 ст. 66 ТК РФ), трудовая книжка, это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. В нее вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности. Исключением являются только те случаи, если трудовой договор заключается для работника впервые.
Таким образом, при наличии трудового договора запись в трудовую книжку была обязательной вплоть до 2020 года. С введением электронных трудовых книжек (ЭТК) правила изменились, но бумажная трудовая книжка формально остается обязательным документом при приёме на работу даже после того, как страна перешла на электронный формат.
Когда запись в трудовую книжку обязательна?
Если вы оформили с человеком срочный или бессрочный трудовой договор и ваше место работы является для него основным, то вам нужно будет внести записи об этой работе в его трудовую книжку (или формировать сведения о работнике в электронном виде).
При приеме на работу сотрудника, который уже перешел на электронную трудовую книжку и не предъявляет бумажный бланк, работодатель обязан формировать сведения о работнике только в электронном виде (вести электронную трудовую книжку).
Совместительство: особый случай
Для совместителей действуют другие правила. В соответствии с пунктом 5 статьи 66 ТК РФ, при принятии на работу в организацию гражданина, который работает по совместительству, сведения об этом вносятся в трудовую книжку только по его желанию. Запись производится по основному месту работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Когда трудовой договор есть, а запись в трудовую книжку не нужна?
Существуют ситуации, когда работа по договору осуществляется без внесения записей в трудовую книжку, и это абсолютно законно. Такое возможно и не запрещено ТК РФ.
- Гражданско-правовые договоры (ГПХ); Это договоры подряда, оказания услуг и т.д. Они регулируются не ТК РФ, а Гражданским кодексом. Это не трудовые отношения, поэтому записи в трудовой книжке не делают.
- Ученический договор; При заключении ученического договора запись в трудовую книжку тоже не нужна.
- Работа по совместительству. Как уже упоминалось выше, если работник не изъявил желания, запись не делается.
- Работа у физического лица (не ИП). Этот вариант трудовой деятельности часто актуален пенсионерам — работа по договору без трудовой книжки их не пугает. Они часто подрабатывают на частное лицо в качестве няни, садовника, повара и т.п. В таких случаях работодатель не имеет права вносить записи в трудовую книжку.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) и цифровизация
Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки для тех сотрудников, которые выбрали такой формат или впервые устраиваются на работу.
С помощью трудовой книжки (как бумажной, так и электронной) можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или социальных выплат. Если работник до трудоустройства в организацию уже работал и написал заявление о переходе на ЭТК, то бумажную книжку он работодателю не приносит. В таком случае работодатель ведет только электронную отчетность.
Что делать, если трудовая книжка испорчена или содержит недействительные записи?
С бумажными документами могут случаться различные неприятности. Закон предусматривает два повода для выдачи дубликата трудовой книжки:
- Запись признана недействительной. Если работодатель написал в трудовую книжку об увольнении или переводе на другую работу и эта запись была признана недействительной (например, через суд), то работник должен написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки без этой записи.
- Бланк пришел в негодность. Завести дубликат придется и в том случае, если нынешний экземпляр пришел в негодность: например, обгорел, был залит или порвался.
В этой ситуации алгоритм действий зависит от того, переходил ли работник на электронную трудовую книжку и планирует ли это делать. Если работник остался на бумажном формате, работодатель переносит все актуальные записи в новый бланк (дубликат).
Документооборот и хранение
При приеме на работу сотрудника кадровая служба или работодатель обязана снять копии с представленных документов и хранить их, например, в личном деле сотрудника. Там же можно держать и трудовой договор, приказ о приеме на работу и все последующие распоряжения, касающиеся сотрудника.
Что касается бумажной трудовой книжки, то она является бланком строгой отчетности и хранится с особыми предосторожностями у работодателя (в сейфе или несгораемом шкафу) до момента увольнения работника.
Подводные итоги
Обычно при приеме на работу стандартный пакет документов включает: паспорт, СНИЛС, трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности), документы об образовании и воинском учете. Отсутствие трудовой книжки правомерно только в строго определенных случаях: совместительство, договор ГПХ, ученический договор, работа у физлица или переход на ЭТК.
В остальных случаях, если заключается трудовой договор по основному месту работы, оформление трудовой книжки (бумажной или электронной) строго обязательно. Игнорирование этого требования грозит работодателю серьезными штрафами от трудовой инспекции.