Вопрос ведения трудовых книжек при дополнительной работе остается одним из самых запутанных в кадровом делопроизводстве. Часто работодатели и сотрудники путают понятия «совместительство» и «совмещение», что приводит к ошибкам в документации. В данной статье мы подробно разберем, нужна ли трудовая книжка при совмещении должностей, как правильно вносить записи о совместительстве и какие изменения принесла цифровизация к 2026 году.
Главное различие: Совместительство или Совмещение?
Прежде чем отвечать на вопрос о необходимости трудовой книжки, необходимо четко разделить два понятия, так как правила для них диаметрально противоположны:
- Совместительство — это выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время. Здесь заключается отдельный трудовой договор.
- Совмещение должностей, это выполнение работником наряду со своей основной работой дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) в течение установленной продолжительности рабочего дня. Здесь заключается дополнительное соглашение к основному договору.
Нужна ли трудовая книжка при совмещении?
Ответ на этот вопрос категоричен и подтвержден многочисленными разъяснениями Роструда и нормами Трудового кодекса РФ (ст. 60.2 ТК РФ):
Нет, запись о совмещении должностей в трудовую книжку не вносится.
Поскольку при совмещении работник не освобождается от основной работы и не заключает новый трудовой договор (оформляется лишь допсоглашение), оснований для внесения записи в трудовую книжку нет. В графе сведений о работе фиксируются только прием, переводы и увольнения в рамках основного трудового договора. Дополнительная нагрузка в рамках одного работодателя и одного рабочего времени в стаж для пенсии вносится автоматически через систему электронного учета, но вручную в бумажную книжку ничего не пишется.
Когда трудовая книжка все-таки нужна? (Случай совместительства)
Ситуация кардинально меняется, если речь идет о работе по совместительству. В этом случае трудовая книжка может потребоваться, но с важными оговорками.
Кто вносит запись?
Запись о работе по совместительству вносит только работодатель по основному месту работы. Работодатель, у которого сотрудник работает по совместительству, не имеет права вносить записи в его трудовую книжку (если только он одновременно не является и основным работодателем).
Порядок действий для внесения записи:
- Желание работника. Внесение записи о совместительстве происходит только по желанию самого работника. Если работник не изъявил такого желания, основной работодатель не обязан вносить запись.
- Предоставление документов. Работник должен предоставить основному работодателю документ, подтверждающий работу по совместительству. Это может быть:
- Копия приказа о приеме на работу по совместительству;
- Копия трудового договора;
- Справка от работодателя по совместительству (должна содержать наименование организации, даты приема, должность, реквизиты приказов).
- Момент внесения записи. По общему правилу, запись целесообразно вносить после увольнения с работы по совместительству. Это позволяет сделать одну запись сразу о приеме и увольнении, не загромождая трудовую книжку промежуточными переводами или изменениями условий труда у второго работодателя. Однако законодательство не запрещает вносить запись о приеме сразу после предоставления документов.
Как правильно сформулировать запись?
В графе 3 раздела «Сведения о работе» основного работодателя делается запись следующего содержания:
- Указывается, что работник принят на работу по совместительству.
- Пишется наименование должности и структурного подразделения (если указано в договоре).
- При увольнении делается соответствующая запись об увольнении с указанием причины.
Пример формулировки: «Принят в отдел маркетинга менеджером по совместительству».
Электронные трудовые книжки и реалии 2026 года
К 2026 году в России окончательно закрепился переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2021 года новым работникам бумажные книжки уже не заводятся, а сведения о трудовой деятельности передаются напрямую в Социальный фонд России (СФР).
Как это влияет на совместительство и совмещение?
При совмещении: Поскольку отдельного трудового договора нет, работодатель не формирует отчетность о приеме на работу в рамках совмещения. Стаж идет непрерывно по основному месту работы. Цифровой профиль сотрудника отражает только основную должность.
При совместительстве:
- Работодатель по месту совместительства обязан подать сведения в СФР о приеме и увольнении работника, даже если тот не просил вносить запись в бумажную трудовую (для тех, у кого она велась параллельно).
- Основной работодатель больше не является единственным источником истины. Сведения о работе по совместительству попадают в электронный реестр напрямую от второго работодателя.
- Работник в любой момент может заказать выписку из СФР и увидеть там все места работы, включая совместительство.
Частые ошибки и важные нюансы
Несмотря на четкие правила, на практике встречаются ошибки, которые могут создать проблемы при подтверждении стажа:
- Внесение записи о совмещении. Некоторые кадровики по ошибке вносят запись о совмещении должностей в трудовую. Такая запись считается недействительной и требует процедуры аннулирования (внесения новой записи о том, что предыдущая недействительна).
- Отсутствие заявления. Основной работодатель вносит запись о совместительстве только на основании документов от работника и (желательно) его заявления. Без инициативы сотрудника вносить запись самовольно не следует.
- Две трудовые книжки. Теоретически наличие двух бумажных трудовых книжек у одного человека не запрещено, если одна из них заведена ошибочно или утеряна и восстановлена. Однако для легальной работы по совместительству вторая книжка не нужна — все фиксируется либо записью в основной, либо через систему электронного учета.
Соблюдение этих правил поможет избежать проблем с подтверждением трудового стажа, расчетом пенсии и проверками трудовой инспекции в 2026 году и beyond.