Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника. Одним из часто задаваемых вопросов является: нужна ли запись о декретном отпуске в трудовой книжке? Ответ зависит от того, о каком именно отпуске идёт речь и какие действия предпринимает работодатель.

Нормативно‑правовая база

Ключевые положения, регулирующие порядок ведения трудовой книжки, находятся в Трудовом кодексе Российской Федерации (ТК РФ):

• Статья 65 ТК РФ – определяет, какие сведения вносятся в трудовую книжку (дата приёма, должность, переводы, увольнение, основания прекращения трудового договора, награждения и т.п.).
• Статья 77 ТК РФ – регламентирует порядок предоставления отпуска по беременности и родам (декретный отпуск) и отпусков по уходу за ребёнком.
• Статья 121, часть 2 ТК РФ – указывает, что отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет не включается в стаж для расчёта основного ежегодного оплачиваемого отпуска.
• Приказ Минтруда России от № 3н «Об утверждении формы Т‑2» – в разделе 8 «Отпуска» допускает фиксировать сведения о нахождении работника в отпуске по уходу за ребёнком, но это не является обязательной записью в трудовую книжку.

Что именно вносится в трудовую книжку?

Согласно статье 65 ТК РФ в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

1. Дата приёма на работу и должность.
2. Переводы на другую постоянную работу (дата, новая должность, основание).
3. Запись об увольнении (дата, основание прекращения трудового договора).
4. Награждения, повышения квалификации, участие в профессиональных конкурсах.
5. Основания прекращения трудового договора (сокращение, ликвидация организации, истечение срока договора и др.).

Запись о декретном отпуске (отпуск по беременности и родам) в трудовую книжку не входит в перечень обязательных сведений, поскольку законодательством не предусмотрено фиксировать данный отпуск в книге.

Запись о временном замещении сотрудника в декретном отпуске

Если работник принимается по срочному трудовому договору для замещения должности, временно освобождённой в связи с декретным отпуском, то его приём фиксируется в трудовой книжке. В этом случае запись выглядит так:

 – Приём на работу (срочный договор) на должность «заместитель менеджера проекта» (замещение сотрудника, находящегося в декретном отпуске). Основание – приказ № 45 от .

Таким образом, обязательна запись о приёме и увольнении работника‑заместителя, но не о самом декретном отпуске основной сотрудницы.

Что НЕ вносится в трудовую книжку?

• Отпуск по беременности и родам (декретный отпуск).
• Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет.
• Больничные листы, отпуска без сохранения заработной платы, командировки.
• Сведения о прохождении обучения, стажировок (если они не сопровождаются повышением должности или переводом).

Эти периоды фиксируются в списке СЗВ‑ТД (система записи сведений о трудовой деятельности) и в личном деле работника, но не в трудовой книжке.

Как правильно оформить запись (при необходимости)

Приём на работу (замещение)

1. Подготовить приказ о приёме (пример: «Приём на работу Иванова И.И. в качестве заместителя начальника отдела на период декретного отпуска Петровой А;А.»).
2. Внести запись в трудовую книжку в разделе «Приём на работу»:

    – Приём на работу (срочный договор) в должность «заместитель начальника отдела» (замещение сотрудника, находящегося в декретном отпуске). Основание – приказ № 12 от .
    

3. При увольнении оформить приказ об увольнении и внести запись в раздел «Увольнение».

При сохранении рабочего места (мать в декрете)

Если женщина уходит в декретный отпуск, не увольняясь, запись в трудовой книжке не делается. Работодатель сохраняет её должность, а в личном деле фиксирует период отпуска.

Практические рекомендации для работодателей

• Тщательно проверяйте, относится ли запись к обязательным сведениям (приём, перевод, увольнение) – иначе запись может быть признана недействительной.
• Для временных заместителей используйте форму приказа с указанием основания «замещение сотрудника, находящегося в декретном отпуске».
• Храните копии всех приказов и справок о декретных отпусках в личном деле работника – это понадобится при расчёте стажа;
• Обучайте кадровый персонал актуальным требованиям ТК РФ и приказам Минтруда, чтобы избежать ошибок в ведении трудовых книжек.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вносить запись о декретном отпуске в трудовую книжку?

Нет. Трудовой кодекс не предусматривает обязательную запись о декретном отпуске. Сведения фиксируются в личном деле и в системе СЗВ‑ТД.

А если я принял сотрудника на замену в период декрета, должна ли быть запись о её «замещении»?

Да. Запись о приёме (и, при необходимости, об увольнении) обязательна. В тексте записи указывается, что это замещение сотрудника, находящегося в декретном отпуске.

Включается ли период отпуска по уходу за ребёнком в трудовой стаж?

Да. По ст. 121 ч.2 ТК РФ такой период включается в общий трудовой стаж, но не учитывается при расчёте стажа для основного ежегодного оплачиваемого отпуска.

Можно ли записать отпуск по уходу за ребёнком в раздел 8 формы Т‑2?

Да, в унифицированной форме Т‑2 в разделе 8 «Отпуска» допускается фиксировать такие сведения, однако это не является записью в трудовую книжку.

Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о декретном отпуске?

Запись считается ошибочной. Работодатель может оформить исправление (зачёркивание с указанием причины) в соответствии с правилами ведения трудовых книжек и предоставить работнику исправленную страницу.

Трудовая книжка фиксирует только те сведения, которые прямо предусмотрены Трудовым кодексом: приём, перевод, увольнение, награждения и основания прекращения трудового договора. Декретный отпуск и отпуск по уходу за ребёнком в неё не вносятся. Запись требуется лишь в случае приёма на работу (в т.ч. по срочному договору) в качестве замещения сотрудника, находящегося в декретном отпуске. Все остальные данные о декретных отпусках фиксируются в личных делах и в системе СЗВ‑ТД.

Соблюдение этих правил помогает избежать юридических конфликтов, правильно учитывать трудовой стаж и сохранять корректность кадровой документации.