Переход от бумажной формы трудовой книжки к электронной версии – актуальный вопрос для многих организаций и работников. Многие задаются вопросом‚ нужно ли фиксировать этот переход в традиционной трудовой книжке или же достаточно обновить электронный ресурс. Ответ зависит от текущего законодательства‚ внутренних нормативных актов компании и целей документооборота.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы‚ периоды занятости‚ должности‚ сведения о трудоустройстве и т.д. Она хранится в защищённой базе данных и доступна как работодателю‚ так и самому сотруднику через личный кабинет.
Преимущества электронной формы
- Скорость обновления данных.
- Снижение риска потери или повреждения бумажных документов.
- Упрощённый доступ к информации для HR‑отдела и сотрудников.
- Совместимость с другими электронными системами (например‚ 1С‚ ERP).
Нужно ли фиксировать переход в бумажной трудовой книжке
Согласно действующему Т труда РФ‚ трудовая книжка – это официальный документ‚ в котором вносятся сведения о трудовой деятельности. При переходе на электронную форму:
- Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка‚ её нужно оформить в соответствии с требованиями трудового законодательства.
- Переход на электронную форму не отменяет необходимости записать сведения о переходе в оригинальную бумажную книжку‚ если она уже существует.
- После того как все данные перенесены в электронный ресурс‚ бумажную форму можно закрыть (записать отметку о завершении использования бумажной формы) и хранить её в архиве.
Когда запись в бумажной книжке не требуется
- Если сотрудник с самого начала работает только в электронной форме (трудовая книжка не ведётся в бумажном виде).
- Если работодатель полностью переходит на электронный документооборот и не использует бумажные формы для ведения трудовой деятельности.
Как правильно оформить переход
Для корректного оформления перехода рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Определить статус текущей формы: существует ли бумажная трудовая книжка у сотрудника.
- Сформировать акт перехода: документ‚ в котором фиксируется дата перехода‚ новые реквизиты электронного ресурса и подписи сторон.
- Внести запись в бумажную книжку (если она есть): отметка о переходе на электронную форму‚ дата и подпись уполномоченного лица.
- Обновить электронный профиль: внести сведения о текущем месте работы‚ дате начала работы и других данных.
- Сохранить бумажную форму в архиве: после завершения процедуры документ следует отнести к архивным материалам и оформить соответствующую справку.
Часто задаваемые вопросы
- Нужно ли вести две трудовой книжки одновременно? Нет‚ одновременно вести две книги не требуется. После перехода на электронную форму бумажную форму закрывают.
- Можно ли полностью отказаться от бумажной формы? Да‚ если все сотрудники переходят на электронный способ ведения трудовой деятельности и работодатель официально уведомил об этом.
- Как хранить бумажную форму после закрытия? В архиве в течение установленного срока (обычно 5 лет) и при необходимости предоставлять копию при проверках.
Переход на электронную трудовую книжку – процесс‚ требующий внимательного подхода к документообороту. Запись в бумажной трудовой книжке нужна только в случае‚ если такая форма уже существует. После её оформления и подтверждения перехода в электронном виде бумажный документ можно архивировать‚ а дальше работать исключительно с электронным профилем сотрудника.
Таким образом‚ ответ на вопрос «Нужно ли делать запись в трудовой о переходе на электронную трудовую книжку?» – да‚ но только в том случае‚ когда у сотрудника уже есть бумажная форма. Если же сотрудник с самого начала работает в электронном виде‚ отдельная запись не требуется.