С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК); Это событие вызвало множество вопросов у работников и работодателей: нужно ли фиксировать в бумажной трудовой книжке факт перехода на электронный формат? В статье мы разберём правовую основу, практические нюансы и дадим рекомендации, как правильно оформить переход.
Содержание
- Нормативно-правовая база
- Что такое электронная трудовая книжка
- Нужна ли запись в бумажной трудовой книжке?
- Как оформить запись (если требуется)
- Типичные ошибки и их последствия
- Часто задаваемые вопросы
Нормативно-правовая база
Основные документы, регламентирующие переход на электронный формат трудовой книжки:
- Федеральный закон № 273-ФЗ от г. «Об электронных трудовых книжках»;
- Приказ Минтруда России от г. № П‑5‑2025 «Об утверждении порядка перехода с бумажных трудовых книжек на электронные»;
- Трудовой кодекс РФ (ст. 65, 66) – определяет, какие сведения обязаны фиксироваться в трудовой книжке.
С 1 января 2026 года переходный период завершён, и все новые записи о трудовом стаже в обязательном порядке вносятся в ЭТК. При этом закон оставляет возможность вести совместно бумажную и электронную книжки, но фиксировать в бумажной версии новые сведения уже не требуется, если работник согласен на электронный формат.
Что такое электронная трудовая книжка
ЭТК – это цифровой документ, хранящийся в государственной информационной системе «Электронный трудовой реестр» (ЭТР). Основные характеристики:
- Записи вносятся работодателем через специализированный сервис;
- Доступ к ЭТК имеет работник через портал Госуслуги или мобильное приложение «Трудовая книжка»;
- ЭТК обеспечивает автоматическое формирование справок о трудовом стаже, пенсионных прав и др.;
- Защищена криптографической подписью и системой контроля доступа.
Переход на электронный формат экономит время, упрощает проверку данных и уменьшает риск потери бумажных документов.
Нужна ли запись в бумажной трудовой книжке о переходе?
Ответ коротко: нет, запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную не обязательна, если соблюдены следующие условия:
- Работник подписал согласие на переход в электронный формат (форма согласия хранится в ЭТР);
- Работодатель внес запись о переходе в ЭТК в соответствии с приказом Минтруда;
- Работник получил уведомление о том, что его трудовая книжка теперь электронная.
Если хотя бы один из пунктов не выполнен, то в бумажной трудовой книжке должна быть сделана запись о переходе в виде:
- Указания даты перехода;
- Наименования организации‑работодателя, осуществившей переход;
- Ссылки на запись в электронном реестре (номер записи, дата).
Эта запись служит доказательством того, что работник согласился на электронный формат, и защищает от возможных споров с Пенсионным фондом.
Как оформить запись (если требуется)
Шаги для работодателя
- Подготовка согласия работника – оформить форму «Согласие работника на перевод трудовой книжки в электронный вид» (образец в приложении к приказу Минтруда). Подпись может быть электронная (через ЕСЭД) или бумажная.
- Внесение записи в ЭТК – через сервис «Электронный трудовой реестр» ввести данные о переходе (дата, ИНН организации, ФИО работника).
- Уведомление работника – отправить письмо/сообщение (по электронной почте или через портал Госуслуг) с подтверждением перехода и инструкциями по доступу к ЭТК.
- Запись в бумажной трудовой книжке (по необходимости) – если работник отказался от электронного формата или согласие не получено, ввести запись:
– Перевод в электронную трудовую книжку. Организация: ООО «Пример», ИНН 7701234567. Запись в ЭТР № 12345678 от .
Запись делается чернильной ручкой, без исправлений, подписью работодателя и печатью организации.
Шаги для работника
- Проверьте наличие записи в ЭТК (войдите в личный кабинет на Госуслугах);
- Сохраните копию согласия (бумажную или электронную);
- Если в бумажной книжке всё же есть запись, убедитесь, что она корректна (правильные даты, название организации).
Типичные ошибки и их последствия
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Не получено согласие работника | Запись в ЭТК считается недействительной; при проверке Пенсионным фондом могут потребовать бумажную запись, что задерживает начисление пенсионных баллов. | Обязательно оформить и подписать форму согласия до внесения записи. |
| Запись в бумажной книжке сделана после 1 янв 2026 без указания номера записи в ЭТР | Недостаточная доказательная база; возможные споры о дате начала стажа. | Указывать номер и дату записи в электронном реестре. |
| Использование чернильных исправлений (корректировок) в записи | Запись считается недействительной, требуется её исправление в новой записи. | Сделать новую запись без исправлений, при необходимости добавить справку‑пояснение. |
| Отсутствие печати организации в бумажной записи | Запись может быть оспорена в суде. | Обязательно ставить печать и подпись ответственного лица. |
Часто задаваемые вопросы
Можно ли отказаться от перехода на электронную книжку?
Да. Работник имеет право отказаться от ЭТК и продолжать вести бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель обязан вести запись о трудовом стаже только в бумажном виде.
Нужно ли сохранять старую бумажную книжку после перехода?
Если работник согласился на электронный формат, старую бумажную книжку обычно аннулируют (ставят отметку «Аннулировано»). Работнику рекомендуется сохранить её как архивный документ, но она более не считается официальным подтверждением стажа.
Как проверить, что запись о переходе действительно внесена в ЭТК?
Войдите в личный кабинет на Госуслуги, выберите сервис «Трудовая книжка». В разделе «История записей» будет указана дата перехода, название организации и уникальный номер записи.
Что делать, если в ЭТК отсутствует запись о переходе?
Обратитесь к работодателю с требованием исправить ошибку. При отсутствии реакции – подайте заявление в Трудовую инспекцию или в Пенсионный фонд РФ с приложением копий согласия и иных подтверждающих документов.
Влияет ли запись о переходе на расчёт пенсии?
Запись в ЭТК автоматически учитывается при расчёте пенсионных баллов. Ошибочная или отсутствующая запись может привести к недоучету стажа, что уменьшит будущую пенсию.
С 2026 года основной документ, фиксирующий трудовой стаж, – электронная трудовая книжка. Запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронный формат обязательна только в случае отсутствия согласия работника или неполноты данных в ЭТК. При правильном оформлении согласия и своевременной записи в электронный реестр дополнительная запись в бумажной книжке не требуется.
Для работодателей ключевыми моментами являются:
- Получение и хранение согласия работника;
- Точное внесение данных в ЭТК;
- Уведомление работника о переходе.
Для работников – проверять наличие записи в ЭТК, сохранять копию согласия и при необходимости контролировать корректность данных в бумажной книжке.
Тщательное соблюдение указанных рекомендаций поможет избежать ошибок, которые могут негативно сказаться на пенсионных правах и трудовой истории.
Автор статьи: Юрист по трудовому праву, специалист в области цифровой трансформации HR‑процессов