Вопрос о том, необходимо ли фиксировать в трудовой книжке сведения о соответствии работника занимаемой должности, часто возникает у руководителей и специалистов по персоналу. Ответ зависит от того, какие именно сведения требуется зафиксировать, каким документом они подтверждены и какие требования предъявляет Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) к ведении трудовой документации.

Что именно вносится в трудовую книжку?

Согласно п. 40 Приказа 320н, в трудовую книжку вносятся только те сведения, которые прямо предусмотрены законом и нормативными актами:

• Дата приема на работу;
• Номер и дата документа, на основании которого работник был принят;
• Наименование должности (работы), специальности, профессии и/или квалификации;
• Сведения о работе по совместительству (по желанию работника);
• Сведения об увольнении, в т.ч. в связи с несоответствием квалификации;
• Записи об аттестации, если они требуются законом.

Таким образом, запись о соответствии занимаемой должности может быть включена в трудовую книжку, но только в тех случаях, когда она соответствует перечисленным выше видам сведений.

Аттестация и соответствие квалификации

Если работник прошёл аттестацию, подтверждающую его соответствие требованиям к первой или высшей квалификационной категории, эта информация фиксируется в книжке как результат аттестации. При этом в книжку вносится запись о соответствии занимаемой должности, а не о самой категории.

Пример формулировки:

«Соответствие занимаемой должности – подтверждено результатами аттестации от № 12.

Совместительство

По статье 66 ТК РФ сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы по желанию работника. Если совместительство связано с получением новой квалификационной категории, то эту категорию также можно отразить в книжке, но только как часть сведений о совместительстве.

Какие записи НЕ вносятся в трудовую книжку?

На практике в трудовую книжку не заносятся такие сведения, как:

• Краткое описание должностных обязанностей, не подкреплённое официальным документом;
• Сведения о внутренних оценках, не связанных с аттестацией;
• Записи о запрете занимать определённые должности, если они не связаны с увольнением;
• Информацию о профессиональных достижениях, не подтверждённую официальным актом.

Это обусловлено тем, что трудовая книжка – это документ, фиксирующий трудовую деятельность в юридическом плане, а не персональный личный файл.

Как правильно оформить запись о соответствии должности?

Для корректного оформления следуйте этим рекомендациям:

1. Определите основание – аттестационный протокол, приказ о присвоении квалификации или документ, подтверждающий совместительство.
2. Укажите дату и номер соответствующего документа.
3. Сформулируйте запись в официально‑принятом виде, например: «Соответствие занимаемой должности подтверждено результатами аттестации от № 7.».
4. Внесите запись в соответствующее поле раздела «Сведения о работе», где указываются должность, специальность, профессия и/или квалификация.
5. Убедитесь в подписи ответственного лица (чаще всего – руководителя подразделения или HR‑менеджера).

Пример оформления

Запись № 15 – 
Документ: Приказ № 123‑2026 «Об аттестации работников».
Сведения: Соответствие занимаемой должности (инженер‑технолог) подтверждено результатами аттестации, проведённой в соответствии с п. 40 Приказа 320н.

Часто задаваемые вопросы

• Нужно ли вносить запись о соответствии должности, если она уже указана в трудовом договоре? – Нет, если в договоре уже указано полное наименование должности. Запись в книжке требуется только в случае, когда требуется подтвердить факт соответствия (аттестацию, присвоение квалификации).
• Можно ли добавить запись о соответствии в электронную трудовую книжку? – Да, при заполнении электронного формата необходимо указать должность и подтверждающий документ так же, как и в бумажном варианте.
• Что делать, если работник прошёл аттестацию, но её результаты не зафиксированы в книжке? – В таком случае необходимо внести соответствующую запись в книжку в порядке, установленном ТК РФ, и оформить подписью руководителя.

Запись о соответствии занимаемой должности в трудовую книжку вносится только в случаях, когда она подтверждена официальным документом (аттестационный протокол, приказ о присвоении квалификации, документ о совместительстве) и соответствует требованиям ТК РФ и Приказа 320н. Такие записи фиксируются в разделе «Сведения о работе», обязательно указываются дата и номер документа, а также подпись ответственного лица.

Если же запись не подкреплена соответствующим документом, её внесение в трудовую книжку не требуется, так как это может привести к нарушению требований к ведению кадровой документации.

Автор статьи: кадровый специалист, 22 мая 2026 г.