Индивидуальные предприниматели (ИП) часто сталкиваються с вопросом: нужно ли им заполнять трудовые книжки своих сотрудников? Ответ на этот вопрос зависит от нескольких факторов, включая изменения в законодательстве и практические аспекты ведения кадрового учета.

Правовые основы ведения трудовых книжек ИП

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, ведение трудовых книжек является обязанностью работодателя. Однако с 1 января 2020 года вступили в силу изменения, связанные с переходом на электронные трудовые книжки.

Нужно ли ИП заполнять трудовую книжку самому себе?

Ответ на этот вопрос однозначный: нет, ИП не должен вносить записи в свою собственную трудовую книжку. Это связано с тем, что:

• ИП является самозанятым лицом и не состоит в трудовых отношениях с самим собой;
• Трудовая книжка предназначена для фиксации трудовых отношений между работником и работодателем;
• Внесение записи о себе самом будет считаться нарушением трудового законодательства.

Как правильно заполнить трудовую книжку наемного сотрудника?

Если ИП принимает на работу сотрудника, который ранее не работал или его трудовая книжка утеряна, необходимо:

1. Оформить трудовую книжку:
   • Приобрести бланк трудовой книжки в типографии, имеющей соответствующую лицензию;
   • Убедиться, что бланк утвержден в установленном порядке;
2. Заполнить ьный лист:
   Фамилия, имя, отчество работника
   Дата рождения (число, месяц, год)
   Образование
   Профессия или специальность
   Дата заполнения
3. Внести запись о приеме на работу:

   Столбец 1: порядковый номер записи

   Столбец 2: дата приема на работу (число, месяц, год)

   Столбец 3: «Принят в ООО ‘Ромашка’ (ИП Иванов Иван Иванович) на должность менеджера по продажам»

   Столбец 4: основание, приказ № 15 от

4. Прошить и пронумеровать: Все страницы трудовой книжки должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации (если она есть) или подписью ИП.
5. Сделать запись об увольнении: При увольнении сотрудника необходимо внести соответствующую запись с указанием причины и основания.

Особенности заполнения трудовой книжки для ИП

Указание наименования организации

При заполнении трудовой книжки для ИП необходимо указывать:

• Полное наименование: «Индивидуальный предприниматель Иванов Иван Иванович»
• Сокращенное наименование (при наличии): «ИП Иванов И.И.»

Дата внесения записи

Запись о приеме на работу должна быть внесена в день заключения трудового договора или не позднее следующего рабочего дня.

Основание для записи

В графе «Основание» указывается:

• Номер и дата приказа о приеме на работу;
• Номер и дата трудового договора.

Электронные трудовые книжки: что изменилось для ИП?

С 2020 года работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд РФ обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД. Это касается и ИП, нанимающих работников.

Что делать, если сотрудник просит бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник, принятый на работу после 2021 года, изъявил желание получить бумажную трудовую книжку, ИП должен:

1. Оформить бумажную трудовую книжку;
2. Внести в нее все записи о трудовой деятельности сотрудника;
3. Выдать сотруднику на руки;
4. Сделать соответствующую отметку в электронной трудовой книжке.

Ответственность ИП за неправильное ведение трудовых книжек

Нарушение правил ведения трудовых книжек может повлечь за собой:

• Административную ответственность по статье 5.27 КоАП РФ;
• Штрафы от 1 000 до 5 000 рублей;
• Возможные проблемы при проверках трудовой инспекции.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли ИП заполнять трудовую книжку самому себе?

Нет, не нужно. ИП не может быть одновременно работником и работодателем в одном лице.

Можно ли ИП не заполнять трудовую книжку на сотрудника?

Нет, нельзя. Ведение трудовых книжек является обязанностью работодателя в соответствии с трудовым законодательством.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

В случае утери трудовой книжки сотрудник должен обратиться к работодателю с заявлением о восстановлении. Работодатель (в данном случае ИП) обязан:

• Выдать дубликат трудовой книжки;
• Сделать соответствующую запись в дубликате;
• Указать основание выдачи дубликата.

Можно ли ИП не вести трудовые книжки, если все оформлено через электронный формат?

Нет, нельзя. Даже при ведении электронных трудовых книжек ИП должен хранить бумажные трудовые книжки сотрудников, принятых до 2021 года.

Заполнение трудовой книжки как ИП — это важная обязанность, которая регулируется трудовым законодательством. Несмотря на переход на электронные трудовые книжки, бумажные аналоги сохраняют свое значение для определенных категорий работников.

ИП должен:

• Знать свои обязанности по ведению трудовых книжек;
• Следовать установленным правилам заполнения;
• Своевременно предоставлять сведения в Пенсионный фонд;
• Хранить трудовые книжки сотрудников в надлежащем порядке.

Соблюдение этих правил поможет избежать штрафов и проблем с проверяющими органами, а также обеспечит прозрачность трудовых отношений для сотрудников.

Дата публикации: 22 мая 2026 года