Для многих ИП, которые только начинают работать с персоналом, вопрос о заполнении трудовой книжки кажется запутанным. В этой статье мы разберём, нужно ли ИП вести трудовую книжку на себя, как правильно оформить записи о приёме и увольнении, какие требования предъявляются к оформлению и какие особенности возникают при переходе на электронные формы.

Общие принципы ведения трудовой книжки

Трудовая книжка – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника: приём, переводы, поощрения, увольнения и др. По закону такие записи вносятся только для наёмных сотрудников. ИП, выступающий одновременно и как работодатель, и как работник, не может оформить запись в своей собственной книжке, потому что трудовые отношения с самим собой не предусмотрены Трудовым кодексом РФ.

1.1 Что именно фиксируется в книжке?

• Приём на работу (дата, должность, место работы, сведения о документе, подтверждающем трудовые отношения).
• Переводы и изменения условий труда.
• Поощрения (премии, благодарности и т.п.).
• Увольнение (дата, основание увольнения).

1.2 Кто может вести трудовую книжку?

Заполнять книжку может:

1. Сам ИП, если в компании нет штатного кадрового специалиста.
2. Кадровый сотрудник или иной назначенный лицо, если ИП имеет штатное расписание.

Нужно ли ИП вести трудовую книжку «сам на себя»?

Ответ однозначен: нет. Трудовое законодательство РФ не допускает заключения трудового договора между ИП и самим собой. Поэтому ИП не может оформить запись о своей собственной занятости в книжке. Вместо этого ИП может:

• Вести электронную или бумажную книгу учёта трудовых книжек для своих работников.
• Получать выписки из электронных книжек через портал Госуслуг или мобильные приложения.

Как правильно оформить запись при приёме на работу ИП

Ниже – пошаговая инструкция, как оформить запись в книжке нового сотрудника.

3.1 Шаги при приёме

1. Заключить трудовой договор. Договор подписывается между ИП и работником.
2. Получить копию паспорта и ИНН работника. Эти данные вносятся в книгу.
3. Заполнить форму записи. В книжку вносится информация в следующем порядке:
   • ФИО работника.
   • Дата рождения.
   • Дата приёма на работу.
   • Должность и место работы.
   • Сведения о документе, подтверждающем трудовые отношения (трудовой договор).
4. Поставить подпись. Подпись работника и ИП (или уполномоченного лица) фиксируется в книге.

3.2 Пример записи (бумажный вариант)

ФИО: Иванов Иван Иванович
Дата рождения: 
Место работы: ООО «Пример», отдел продаж
Дата приёма: 
Должность: Менеджер по продажам
Документ, подтверждающий трудовые отношения: Трудовой договор № 15 от 
Подпись работника: ______________________
Подпись ИП: ___________________________

Особенности перехода на электронные трудовые книжки (с 2021 г.)

С 2021 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки. Это значит, что:

• При приёме работодатель вносит данные в электронную форму через личный кабинет на портале Госуслуг или через мобильное приложение.
• Работник может просматривать свои записи в любой момент, а ИП – предоставлять выписку в бумажном виде по запросу.
• Электронные записи имеют ту же юридическую силу, что и бумажные, но требуют подтверждения через подпись в электронном виде.

4.1 Как оформить электронную запись?

1. Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг.
2. Выберите раздел «Трудовая книжка» → «Новый работник».
3. Заполните поля: ФИО, дата рождения, дата приёма, должность, сведения о договоре.
4. Подпишите запись электронной подписью (ЕСЭ).
5. Подтвердите ввод данных – запись появится в системе и будет доступна работнику.

Часто задаваемые вопросы

5.1 Нужно ли ИП вести отдельную книгу учёта движени­я трудовых книжек?

Да. По требованиям Минтруда, ИП обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и книгу по учету бланков на бумажном носителе. Это отдельный документ, в котором фиксируются номера выданных бланков, даты выдачи и возврата.

5.2 С какого года впервые оформляются трудовые книжки для новых работников?

С 2021 года впервые оформляются только электронные трудовые книжки. Бумажные формы сохраняются для тех, кто уже имеет запись в бумажном виде, но новые записи вносятся исключительно в электронный формат.

5.3 Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Подтверждением служит выписка из электронного каталога, которую можно запросить в личном кабинете на Госуслугах или получить в виде бумажной копии по требованию.

5.4 Что делать, если у работника нет бумажной книжки?

В этом случае ИП оформляет новый бланк в соответствии с требованиями Минтруда (с 2023 г. – новые формы). После выдачи нового бланка в книжке вносятся сведения о приёме, а прежние записи переносятся из старой книжки (если она есть) или создаются заново.

Для ИП, который только начинает работать с персоналом, важно помнить, что:

• Трудовую книжку вести нельзя на себя в качестве работника.
• Записи в книжке вносятся только о наёмных сотрудниках.
• С 2021 г. предпочтительно использовать электронные формы, а бумажные – только для хранения исторических данных.
• Необходимо вести отдельную книгу учёта движени­я трудовых книжек и книгу бланков.

Соблюдая эти правила, ИП сможет законно оформить трудовые отношения, избежать штрафов и обеспечить прозрачность ведения кадровых документов.

Если статья оказалась полезной, оставляйте комментарии и задавайте вопросы – мы постараемся помочь разобраться в деталях!