Дата актуализации информации: (MM/DD/YYYY)․
Вопрос о необходимости внесения записи в трудовую книжку при работе по договору возникает у многих сотрудников и работодателей․ Ответ зависит от типа договора, формы занятости и того, является ли работа основной или совместительством․ Ниже рассмотрены нормативные положения, практические примеры и рекомендации по оформлению․
Что такое трудовая книжка и какие сведения в неё вносятся?
Трудовая книжка – документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина․ В неё вносятся:
- сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование);
- информация о приёме на работу, переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
- основания прекращения трудового договора (приказ, соглашение сторон и т․д․);
- сведения о награждениях за успехи в работе․
С 2021 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТД), которая ведётся в Пенсионном фонде РФ․ Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности всех сотрудников, с которыми заключён трудовой договор, независимо от того, работает ли человек полный или неполный рабочий день․
Виды договоров и их влияние на запись в трудовой книжке
Трудовой договор (ТД)
При заключении трудового договора работодатель обязан внести запись о приёме (и впоследствии – об увольнении) в трудовую книжку сотрудника․ Это касается:
- работников на основном месте работы;
- внешних совместителей, если работа выполняется по трудовому договору (даже если ставка неполная)․
Исключение составляет только первый приём на работу, когда у гражданина ещё нет трудовой книжки – в этом случае она оформляется в отделе кадров․
Договор гражданско‑правового характера (ГПХ)
Договоры подряда, возмездного оказания услуг, авторского договора и т․п․ не являются трудовыми․ При их заключении:
- работодатель не делает записей в трудовой книжке;
- период работы по ГПХ не учитываеться в стаже, дающем право на пенсию по старости, больничный лист и другие социальные гарантии, если иное не предусмотрено законом (например, страховые взносы по добровольному страхованию)․
Однако, если работа по ГПХ фактически носит признаки трудовых отношений (режим работы, подчинение, постоянная функция), трудовая инспекция может признать такие отношения трудовыми и потребовать оформления трудового договора с соответствующей записью․
Срочный трудовой договор
Срочный трудовой договор регулируется теми же нормами, что и бессрочный․ Запись в трудовую книжку делается в обычном порядке: при приёме – запись о приёме, при окончании срока – запись об увольнении по пункту статьи 77 ТК РФ (окончание срока действия договора)․
Когда запись в трудовой книжке не требуется
Согласно разъяснениям Роструда и судебной практике, запись не вносится в следующих случаях:
- Работа по договору ГПХ (подряд, возмездное оказание услуг и т․д․), если договор действительно гражданско‑правовой․
- Дистанционная работа, оформленная по соглашению сторон, если стороны договорились не вносить сведения в трудовую книжку (но только при условии, что работа не является основной и не заменяет трудовой договор)․
- Стажировка или практика, если она оформлена как договор о прохождении практической подготовки и не создаёт трудовых отношений․
- Работа по договору с иностранным работником, если он не подлежит обязательному страхованию в РФ и не ведёт трудовую книжку в соответствии с законодательством своей страны (в этом случае в России может вестись только электронная трудовая книжка по месту фактического пребывания)․
Электронная трудовая книжка: особенности учёта по договорам
С 2021 года все сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР в электронном виде․ Работодатель обязан:
- передавать сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудников, работающих по трудовому договору;
- не передавать сведения о работе по ГПХ, если такие отношения не признаны трудовыми․
- При приёме на работу по трудовому договору требуйте от работодателя копию приказа о приёме и проверьте, что запись сделана в вашей трудовой книжке (или в ЭТД через личный кабинет на Госуслугах)․
- Если работаете по договору ГПХ, уточните у работодателя, будут ли сделаны отчисления в ПФР и ФСС․ При отсутствии таковых период не будет засчитываться в страховой стаж․
- При совместительстве сохраняйте копии трудового договора и приказов о приёме/увольнении – они могут понадобиться для подтверждения стажа при назначении пенсии или получении пособия по нетрудоспособности․
- Определите характер отношений перед подписанием договора: если предполагается подчинение, внутренний режим работы и оплата за время – оформляйте трудовой договор и вносите запись в трудовую книжку․
- При использовании ГПХ договора чётко пропишите предмет договора, результат работы, отсутствие режима работы и подчинения – это снизит риск признания отношений трудовыми․
- Ведёте электронную трудовую книжку? Убедитесь, что в системе 1С:ЗУП или другой кадровой программе настроена передача сведений о всех трудовых договорах (включая неполную занятость)․
- При переходе сотрудника с ГПХ на трудовой договор (или наоборот) оформите соответствующие приказы и внесите/удалите записи в трудовой книжке вовремя․
Таким образом, даже если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, его трудовой стаж учитывается в ЭТД при наличии трудового договора․
Практические рекомендации для работников и работодателей
Для работника
Для работодателя
Запись в трудовой книжке обязательна только при работе по трудовому договору (включая срочный, неполный рабочий день и внешнее совместительство)․ При работе по гражданско‑правовым договорам (ГПХ) запись не делается, а период такой работы не включается в страховой стаж, если договор действительно носит гражданско‑правовой характер․ С учётом широкого внедрения электронной трудовой книжки важно своевременно передавать сведения в ПФР о всех трудовых отношениях, чтобы избежать проблем с пенсионным обеспечением и пособиями по нетрудоспособности․
Следуя вышеизложенным рекомендациям, zarówno работники, так и работодатели смогут корректно оформлять трудовые отношения и минимизировать риски споров с контролирующими органами․