При оформлении кредитов‚ виз‚ пособий или устройстве на работу от граждан часто требуют предоставить копию трудовой книжки․ Однако у многих возникает вопрос: нужно ли копировать абсолютно все страницы документа‚ включая пустые‚ или достаточно только тех‚ где есть записи? В этой статье мы подробно разберем требования законодательства РФ‚ актуальные на 2026 год‚ и объясним‚ как правильно заверить документ‚ чтобы он был принят банками и государственными органами․
Нужно ли копировать пустые страницы?
Самый распространенный вопрос касается объема копии․ Согласно сложившейся практике и требованиям делопроизводства:
- Копировать все страницы подряд не обязательно․ Нет смысла тратить бумагу и время на копирование чистых листов․
- Необходимо скопировать все заполненные страницы․ Это ьный лист (даже если там нет изменений‚ он обязателен) и все страницы‚ где имеются записи о работе‚ переводах‚ награждениях или увольнении․
- Последняя страница․ Важно сделать копию последней страницы‚ даже если она заполнена не до конца‚ чтобы было видно‚ что человек работает на текущем месте (если стоит соответствующая запись) или что книжка закрыта․
Таким образом‚ правильный ответ: копируются только заполненные страницы и ьный лист․ Пустые страницы между ними копировать не нужно․
Как правильно заверить копию трудовой книжки?
Просто сделать ксерокопию недостаточно․ Чтобы документ имел юридическую силу (например‚ для банка при ипотеке)‚ копия должна быть надлежащим образом заверена․ В 2026 году правила остаются строгими:
- Заверение каждой страницы․ На каждой странице копии должна стоять надпись «Копия верна»‚ должность лица‚ заверившего копию‚ его личная подпись и расшифровка подписи․
- Дата заверения․ Обязательно указывается дата заверения копии․
- Печать организации․ На копии должна стоять печать организации-работодателя (или отдела кадров)․ Печать должна захватывать часть надписи «Копия верна» или подпись‚ чтобы подтвердить подлинность․
- Прошивка документа․ Если копия состоит из нескольких листов‚ они должны быть прошиты‚ пронумерованы и скреплены печатью и подписью заверителя на оборотной стороне последнего листа․ Это предотвращает замену страниц․
Важно: В некоторых случаях (например‚ для внутренних нужд компании) может требоваться заверение только первой и последней страницы‚ но для банков и государственных структур (ПФР/СФР‚ визовые центры) чаще всего требуется заверение каждого листа․
Можно ли использовать факсимильную подпись?
Частый вопрос: можно ли вместо живой подписи директора или начальника отдела кадров поставить штамп (факсимиле)?
Ответ: Нет‚ нельзя․ Согласно Трудовому кодексу и правилам делопроизводства‚ заверение копий документов требует собственноручной подписи уполномоченного лица․ Использование факсимиле при заверении копий трудовых книжек не допускается‚ и такой документ могут не принять в банке или госорганах․
Электронная трудовая книжка: нужна ли копия?
С переходом многих россиян на электронные трудовые книжки (ЭТК) процедура упростилась‚ но нюансы остались:
- Работодатель больше не ведет бумажные книжки для тех‚ кто выбрал ЭТК (за исключением случаев‚ когда бумажная велась ранее и не была изъята)․
- Для подтверждения стажа можно заказать выписку из электронной трудовой книжки․ Это можно сделать через портал «Госуслуги»‚ в клиентской службе Социального фонда России (СФР) или у работодателя․
- Выписка‚ полученная через «Госуслуги»‚ подписана усиленной квалифицированной электронной подписью и равнозначна бумажному документу; Ее не нужно дополнительно заверять у работодателя, достаточно просто распечатать․
Если у вас на руках осталась бумажная трудовая книжка (так как вы не подавали заявление о переходе на ЭТК или сохранили ее по иным причинам)‚ то правила копирования и заверения‚ описанные выше‚ действуют в полной мере․
Срок действия копии
Многие забывают‚ что у копии трудовой книжки есть срок годности․ По общему правилу‚ организации принимают копии‚ заверенные не более 30 дней назад (иногда до 14 дней‚ в зависимости от внутренних регламентов банка или учреждения)․ Поэтому‚ если вы сделали копию полгода назад «на всякий случай»‚ для новой сделки вам‚ скорее всего‚ придется запрашивать свежую версию документа․
Резюме
Чтобы избежать отказа в приеме документов‚ помните главное:
- Копируйте только ьный лист и все заполненные страницы․
- Заверяйте каждую страницу подписью‚ печатью и датой․
- Многостраничную копию обязательно прошивайте․
- Используйте только живую подпись‚ факсимиле не подойдет․
- Следите за сроком действия копии (обычно 1 месяц)․
Соблюдение этих простых правил поможет вам быстро и без проблем пройти проверки в банке‚ при оформлении визы или при приеме на новую работу․