Вопрос о сроке хранения дубликата трудовой книжки часто возникает у сотрудников, которые потеряли оригинал, а также у кадровых специалистов, отвечающих за правильное ведение кадрового учёта. Ниже вы найдёте подробный разбор нормативных требований, практических нюансов и рекомендаций по хранению дубликата.
Что такое дубликат трудовой книжки?
Дубликат трудовой книжки – это копия оригинального документа, оформленная в соответствии с Порядком ведения и хранения трудовых книжек. Он содержит те же сведения, что и оригинал: сведения о работе, стаже, повышениях квалификации и т.д., но в нём отсутствует заголовок работодателя в графе 3 раздела «Сведения о работе».
Как оформляется дубликат?
- Заполняется титульный лист по образцу, утверждённому Минтрудом.
- В графу 3 раздела «Сведения о работе» указывается общий стаж до поступления на работу в текущую организацию.
- Сведения о конкретных работодателях, периодах работы и должностях в дубликате не фиксируются.
Срок хранения дубликата трудовой книжки
Нормативная база, регулирующая хранение дубликатов, содержит чёткие указания:
- Порядок ведения и хранения трудовых книжек, утверждённый приказом Минтруда России от г. № 302н.
- Пункт 27 данного приказа устанавливает, что «неиспользуемые трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет».
Таким образом, дубликат трудовой книжки, как и оригинал, подлежит хранению в течение пятидесяти лет с момента его выдачи.
Что происходит после 50 лет?
По истечении указанного срока дубликат может быть:
- Выделен в архиве предприятия для дальнейшего хранения в архивных условиях;
- Списан, если он не требуется для дальнейшего использования, но при этом сохраняется копия в электронном виде, если таковы требования законодательства.
Практические рекомендации по хранению
Физическое хранение
Для обеспечения сохранности дубликата рекомендуется:
- Хранить в защищённом от влаги и прямого солнечного света месте.
- Использовать архивные папки с надёжной обёрткой.
- Обеспечить доступ только уполномоченным сотрудникам.
Электронное хранение
Согласно современным требованиям, копии трудовых книжек можно хранить в электронном виде, но при этом:
- Нужно соблюдать правила цифровой подписи и шифрования.
- Электронный архив должен иметь резервное копирование.
- Срок хранения электронных копий соответствует сроку хранения бумажных документов – 50 лет.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли продлить срок хранения дубликата?
Нет, срок хранения фиксирован в нормативных актах. Однако можно перенести документ в архив предприятия, где он будет храниться до истечения 50 лет.
Что делать, если дубликат потерян?
В таком случае необходимо оформить новый дубликат, следуя тем же правилам заполнения. При этом в графе 3 указывается общий стаж до поступления на работу в текущую организацию.
Как проверить, что дубликат хранится правильно?
Проведите аудит:
- Проверьте наличие надёжного места хранения.
- Убедитесь, что в архиве есть копия дубликата.
- Проверьте, что дата выдачи дубликата соответствует требованиям законодательства.
Дубликат трудовой книжки хранится в течение 50 лет с момента его выдачи. После этого срока он может быть перенесён в архив предприятия или списан с соблюдением всех требований законодательства. Правильное хранение, как физическое, так и электронное, обеспечивает сохранность трудовой истории сотрудника и соблюдение нормативных требований.