С 1 января 2021 года в России произошли фундаментальные изменения в порядке ведения трудовых отношений, связанные с переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК). Эти изменения напрямую влияют на процедуру трудоустройства лиц, которые впервые поступают на работу. В 2026 году многие работодатели и соискатели всё ещё задаются вопросом: «Нужно ли оформлять бумажную трудовую книжку при первом трудоустройстве?» Ответ однозначен — нет, не нужно. Ниже подробно разберём законодательную базу, порядок действий работодателя и практические рекомендации.
Законодательная основа: Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон № 439-ФЗ
Ключевым нормативным актом, регулирующим вопрос ведения трудовых книжек, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ), а также Федеральный закон от № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации».
Согласно пункту 8 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ:
«Сведения о трудовой деятельности лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, формируются исключительно в электронной форме в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса РФ. Бумажная трудовая книжка на таких работников не оформляется».
Это означает, что с 1 января 2021 года все новые сотрудники, никогда ранее не работавшие по трудовому договору, не получают бумажную трудовую книжку. Их трудовая деятельность регистрируется автоматически в информационной системе Социального фонда России (СФР).
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, содержащий полную историю трудовой деятельности работника: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие сведения, предусмотренные законом.
Она храниться в защищённой базе данных СФР и доступна работнику через:
- личный кабинет на портале Госуслуги;
- личный кабинет на сайте Социального фонда России;
- приложение «СФР» для смартфонов.
Работодатель обязан ежемесячно передавать в СФР сведения о трудовой деятельности сотрудника в форме ЕФС-1 (форма сведений о трудовой деятельности). Это делается автоматически через специализированные кадровые программы или вручную через личный кабинет работодателя на сайте СФР.
Кто попадает под новое правило?
Новое правило применяется к следующим категориям работников:
- Лица, впервые поступающие на работу после 31 декабря 2020 года — даже если им 60 лет и они никогда не работали.
- Граждане, не имеющие ни одной записи в бумажной трудовой книжке — даже если у них есть диплом, стаж в армии или учёба, но официального трудоустройства не было.
- Молодые люди, только закончившие учёбу и впервые выходящие на рынок труда — студенты, выпускники вузов, колледжей и техникумов.
Важно! Если человек ранее работал и имел бумажную трудовую книжку — даже если она утеряна — работодатель обязан оформить ей дубликат или, по его желанию, перейти на электронный формат. Но если трудовой стаж отсутствует полностью — бумажная книжка не оформляется.
Что должен сделать работодатель при трудоустройстве впервые?
При приёме на работу сотрудника, который впервые трудоустраивается, работодатель обязан выполнить следующие действия:
Запросить документы
Согласно статье 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работник должен представить:
- паспорт;
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования);
- документ об образовании;
- военный билет (для военнообязанных);
- справку о наличии (отсутствии) судимости (при необходимости).
Трудовая книжка не требуется! Если соискатель говорит, что у него нет трудовой книжки — это нормально. Это подтверждает его статус «впервые поступающего на работу».
Зарегистрировать сотрудника в СФР
Работодатель должен:
- внести данные работника в систему СФР (через личный кабинет работодателя или через кадровое ПО);
- сформировать и передать в СФР сведения о трудоустройстве в форме ЕФС-1 в срок не позднее рабочего дня, следующего за днём приёма на работу;
- сообщить работнику о регистрации его данных в ЭТК и предоставить доступ к личному кабинету СФР.
Оформить трудовой договор
В трудовом договоре необходимо указать:
- факт отсутствия бумажной трудовой книжки;
- то, что сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронной форме;
- обязанность работодателя передавать сведения в СФР.
Пример формулировки в трудовом договоре:
«Сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронной форме в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, поскольку работник впервые поступает на работу после . Бумажная трудовая книжка не оформляется».
Можно ли оформить бумажную трудовую книжку по желанию работника?
Нет, нельзя. С 1 января 2021 года законодательство запрещает оформлять бумажные трудовые книжки лицам, впервые поступающим на работу. Это жёсткое ограничение, не допускающее исключений.
Если работник настаивает на бумажной книжке, работодатель обязан объяснить ему, что по закону это невозможно. Вместо этого нужно предложить:
- показать, как получить доступ к ЭТК через Госуслуги;
- рассказать о преимуществах электронного формата: безопасность, доступность, отсутствие риска потери или порчи документа.
Что делать, если работник ранее работал, но потерял трудовую книжку?
Если работник имел бумажную трудовую книжку ранее, но потерял её — он должен подать заявление о выдаче дубликата. В этом случае работодатель обязан оформить дубликат бумажной трудовой книжки и вести её в дальнейшем.
Однако, если работник никогда не работал, дубликат не выдаётся, потому что не существует оригинала. В этом случае — только ЭТК.
Особый случай: работодатель — физическое лицо (не ИП)
Согласно статье 309 ТК РФ, физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, не вправе:
- оформлять трудовые книжки;
- вносить в них записи;
- выдавать их работникам.
Это означает, что если вы нанимаете помощника, няню, водителя или садовника — и вы не ИП — вы не можете оформить даже бумажную трудовую книжку. В этом случае:
- работник должен быть оформлен по трудовому договору;
- если он впервые трудоустраивается — оформляется ЭТК;
- если у него есть бумажная книжка — она остаётся у него, а вы передаёте в СФР сведения о его работе у вас.
Практические рекомендации для работодателей
- Не запрашивайте трудовую книжку у соискателя при первом трудоустройстве — это нарушение закона.
- Проверяйте статус соискателя: если он говорит, что «никогда не работал» — это основание для оформления ЭТК.
- Обязательно передавайте сведения в СФР в срок — штрафы за нарушение могут достигать 50 000 рублей.
- Информируйте сотрудников о том, где и как они могут посмотреть свою ЭТК.
- Обновите внутренние регламенты и формы приёма на работу — исключите пункт «предоставить трудовую книжку».
- Не путайте с совместительством: при работе по совместительству бумажная книжка может быть оформлена, если она уже есть у работника.
Что будет, если работодатель оформит бумажную трудовую книжку впервые?
Если работодатель, зная о законе, всё же оформит бумажную трудовую книжку сотруднику, впервые поступающему на работу — это будет нарушением трудового законодательства.
Последствия:
- предупреждение или штраф от Государственной инспекции труда (до 50 000 руб. для юрлиц);
- обязанность аннулировать незаконно оформленную книжку;
- необходимость передать все сведения в СФР в любом случае — двойная работа и риск ошибок.
С 2021 года в России действует чёткое правило: при заключении трудового договора впервые бумажная трудовая книжка не оформляется. Вместо неё работодатель обязан обеспечить формирование электронной трудовой книжки в СФР. Это современный, безопасный и удобный формат, соответствующий цифровой трансформации государства.
Работодатели должны адаптировать свои кадровые процедуры, исключить устаревшие требования и обучить сотрудников кадровых служб новым правилам. Работники, в свою очередь, должны осознавать, что электронная трудовая книжка — это не «новшество», а норма, обеспечивающая защиту их трудовых прав на долгие годы.
Важно помнить: отсутствие бумажной трудовой книжки — не признак «нелегального» трудоустройства, а законное следствие современного законодательства. Правильное применение этих правил — залог легального, прозрачного и эффективного кадрового процесса в 2026 году и далее.
Для получения актуальных форм и инструкций по передаче сведений в СФР обращайтесь на официальный сайт: https://es.pfrf.ru