В жизни каждого человека случается как минимум одно увольнение. Причины могут быть разными, но всем предстоит одно и то же: собирать документы, прощаться с коллективом и получать на руки важные бумаги. Одним из главных вопросов, который возникает при расторжении трудового договора, является: нужно ли отдавать трудовую книжку? И хотя ответ на него кажется очевидным, вокруг этой темы существует множество мифов и заблуждений.

Что говорит закон?

С помощью трудовой книжки можно подтвердить опыт работы, а также стаж для пенсии или социальных выплат. Если трудовая книжка утеряна, испорчена или задерживается работодателем, восстановить эти данные бывает крайне сложно. Именно поэтому законодательство строго регламентирует процесс ее выдачи.

При увольнении сотрудника с ним производят полный расчет и выдают комплект документов. Трудовой кодекс РФ (статья 84.1) однозначно предписывает:

• Выдать трудовую книжку работнику в день прекращения трудового договора (то есть в последний рабочий день).
• Внести в нее запись об увольнении со ссылкой на соответствующую статью, пункт и часть статьи ТК РФ.
• Все записи должны быть заверены подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (при ее наличии).

Таким образом, отдать трудовую книжку нужно обязательно. Это не право работодателя, а его прямая обязанность.

Нужно ли отдавать или надо? Лингвистическое отступление

Интересно, что в разговорной речи мы часто задаем вопрос: «Надо ли отдавать трудовую книжку?», а в официальных документах пишем: «Работодателю нужно выдать документ». Существуют ли какие-то правила употребления этих слов?

Слова «нужно» и «надо» используются для выражения необходимости в чем-либо и во многих справочниках приводятся как синонимы. Однако лингвисты отмечают стилевые различия:

1. Нужно — считается словом более официальным. Это краткое прилагательное, которое уместно в документах, инструкциях и деловой переписке.
2. Надо — предикатив, который чаще используется в неформальной речи, в разговорах с коллегами.

Кроме того, языковое чутье дает нам понять, что слово «надо» более строгое и безапелляционное. Если надо — то надо! Работодатель надо (обязан) выдать документ, тут нет вариантов для отлагательства. А вот с «нужно» можно и подождать, если сам работник по какой-то причине не явился за документом. Но в контексте закона работодатель нужно (необходимо) соблюсти процедуру, иначе ему надлежит понести ответственность.

Что делать, если работник не забирает трудовую книжку?

Бывают ситуации, когда в день увольнения сотрудник отсутствует на рабочем месте (например, заболел или просто не пришел). Нужно ли отдавать трудовую книжку в этом случае? Да, но с соблюдением особого порядка:

1. Работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
2. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
3. Если работник согласен, трудовая книжка высылается ему заказным письмом с уведомлением.
4. Если согласия на пересылку нет или работник так и не явился, документ хранится у работодателя до востребования.

Ответственность за задержку выдачи

Если работодатель по своей воле (из мести, из-за халатности или в качестве «заложника» до подписания обходного листа) не отдает трудовую книжку, ему грозит серьезная ответственность:

• Материальная: работодатель обязан возместить работнику неполученный заработок за каждый день задержки (ст. 234 ТК РФ).
• Административная: штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (для должностных лиц и ИП — от 1 000 до 5 000 рублей, для юрлиц — от 30 000 до 50 000 рублей).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Начиная с 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки. Если работник перешел на ЭТК, бумажный вариант ему все равно выдают при увольнении, но перед этим вносят запись о подаче заявления о продолжении ведения сведений в электронном виде. На руки выдаеться бумажная книжка с соответствующей записью, и с этого момента работодатель перестает нести ответственность за ее ведение.

Краткие выводы

1. Отдавать трудовую книжку при увольнении нужно (и надо!) в обязательном порядке.
2. Срок выдачи — строго в последний рабочий день сотрудника.
3. Задержка документа незаконна и грозит работодателю штрафами и компенсацией работнику.
4. Если сотрудник не явился, работодатель должен уведомить его о необходимости забрать документ.

Помните, что трудовая книжка — это ваш главный документ, подтверждающий стаж и опыт. Не стесняйтесь требовать ее выдачи в установленный законом срок, а работодатель должен помнить, что удержание этого документа — прямое нарушение трудового законодательства.