Вопрос о необходимости подписи работника непосредственно в трудовой книжке (ТК) часто вызывает споры между кадровиками и сотрудниками. Одни привыкли следовать старым традициям делопроизводства, другие опираются на актуальные нормативные акты. Давайте разберемся детально, что говорит закон и как правильно организовать процесс ознакомления.

Нужно ли ставить подпись в самой трудовой книжке?

Если отвечать кратко: формально такая запись в самой трудовой книжке не требуется.

Большинство нормативных документов, регулирующих правила ведения трудовых книжек, не предписывают вносить фразу «С записью ознакомлен» или ставить подпись работника под каждой записью в самом бланке ТК. Трудовая книжка является документом строгого учета, и внесение в нее лишних пометок, не предусмотренных правилами, может быть расценено как нарушение формы ведения документа.

Основные тезисы по этому вопросу:

• Отсутствие формы: Законом не предусмотрен специальный образец записи об ознакомлении внутри трудовой книжки.
• Лишние записи: Многие эксперты по кадровому делопроизводству рекомендуют избегать лишних надписей в ТК, чтобы не загромождать документ.
• При увольнении: При внесении записи об увольнении ставить подпись «Ознакомлен» в самой книжке также не нужно.

Где тогда фиксировать ознакомление работника?

Тот факт, что подпись не ставится в трудовой книжке, не означает, что работодатель может просто проигнорировать обязанность ознакомить сотрудника с внесенными данными. Ознакомление должно происходить, но фиксироваться оно должно в других документах.

Личная карточка работника (форма Т-2)

Традиционно ознакомление с каждой записью, внесенной в трудовую книжку, фиксировалось подписью работника в его личной карточке. В карточке дублировалась запись из ТК, и сотрудник расписывался в том, что с ней согласен и ознакомлен.

Современные изменения (с 2021 года)

Важно отметить, что с 1 сентября 2021 года подход к ведению личных карточек изменился. Согласно актуальным правилам, знакомить работника с записями в бумажную трудовую книжку под подпись в личной карточке больше не требуется, так как требования к ведению таких карточек были пересмотрены.

Распространенные заблуждения и ответы на них

Нужно ли вклеивать «листок ознакомления» в трудовую книжку?

Нет, это категорически не рекомендуется. Вклеивание любых дополнительных листков в трудовую книжку является нарушением правил ее ведения. Все подтверждения ознакомления должны храниться в личном деле сотрудника, а не внутри самой книжки.

Что делать, если работодатель настаивает на подписи в ТК?

Если в организации сложилась такая внутренняя практика и это не противоречит локальным нормативным актам, подпись обычно не вызывает серьезных проблем при проверках. Однако с юридической точки зрения она избыточна.

Таким образом, писать фразу «С записями в трудовой книжке ознакомлен» непосредственно в трудовой книжке не обязательно. Это устаревший подход, который не имеет под собой жесткого законодательного требования. Для подтверждения факта ознакомления достаточно использовать внутренние кадровые документы организации или опираться на современные упрощенные правила ведения учета персонала.