При увольнении сотрудника кадровые службы и сами работники часто сталкиваються с вопросом правильного оформления записей в трудовой книжке․ Один из самых распространенных вопросов: должен ли работник писать фразу «с записью ознакомлен» непосредственно в трудовой книжке?

В этой статье мы подробно разберем законодательные требования, актуальные на 2026 год, и объясним, как правильно завершить процедуру увольнения, чтобы избежать юридических ошибок․

Основной ответ: писать «ознакомлен» в трудовой книжке НЕ нужно

Согласно действующему трудовому законодательству и Правилам ведения трудовых книжек, работник не должен писать фразу «с записью ознакомлен» или «ознакомлен» внутри самой трудовой книжки․

Требование о собственноручной подписи работника касается только подтверждения факта получения трудовой книжки на руки, но не требует дословного написания каких-либо фраз о согласии с текстом записи․

Почему возникает путаница?

Путаница часто возникает из-за смешения двух разных процедур:
Ознакомление с приказом об увольнении․
Подтверждение получения трудовой книжки․

Некоторые работодатели или делопроизводители по старой памяти или ошибке требуют ставить отметку «ознакомлен» в графе трудовой, однако проверяющие органы часто указывают на это как на избыточное действие, которое не предусмотрено формой документа․

Как правильно происходит процедура увольнения

Процесс оформления увольнения состоит из нескольких этапов, и на каждом из них есть свои нюансы подписания документов․

Ознакомление с приказом об увольнении

До внесения записи в трудовую книжку работодатель обязан издать приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора․

• Работник должен быть ознакомлен с этим приказом под роспись․
• Если работник отсутствует или отказывается подписывать приказ, работодатель делает соответствующую запись на самом приказе (например, «в связи с отсутствием работника ознакомить невозможно») и направляет уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой․

Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится на основании приказа․ В ней указываются:

• Порядковый номер․
• Дата увольнения․
• Причина увольнения (со ссылкой на статью ТК РФ)․
• Реквизиты приказа (номер и дата)․

> Важно: В заявлении, приказе и трудовой книжке формулировки «уволить», «прекратить трудовой договор» или «расторгнуть трудовой договор» являются равнозначными․

Подтверждение записи и получение книжки

После внесения записи ответственное лицо (кадровик или бухгалтер) ставит свою подпись и должность․ После этого наступает очередь работника․

Согласно пункту 35 Правил ведения трудовых книжек:

• Все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы сотрудника, должны быть подтверждены подписями работодателя и работника․
• Однако это подтверждение реализуется путем проставления личной подписи работника в соответствующей графе (обычно графа 14 или в специально отведенном месте для подписи владельца), а не путем написания слова «ознакомлен»․
• Подпись работника свидетельствует о том, что он видел запись, проверил ее корректность и получил документ․

Исключения и особые случаи

Существуют ситуации, когда стандартная процедура может отличаться:

• Электронные трудовые книжки: При переходе на электронный формат ознакомление происходит путем подписания формы СТД-Р или через электронные сервисы (Госуслуги), где физическое присутствие и ручная запись в бумажном аналоге не требуются․
• Отправка по почте: Если трудовая книжка отправляется почтовым отправлением с согласия работника, то запись о получении и ознакомлении фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек на основании почтовой квитанции․ В этом случае личная подпись работника в самой трудовой книжке в день увольнения не ставится․
• Дисциплинарные взыскания: Стоит помнить, что сведения о дисциплинарных взысканиях (замечание, выговор) в трудовую книжку не вносятся․ Исключением является только увольнение․ Поэтому писать «ознакомлен» рядом с взысканиями в трудовой книжке не нужно просто потому, что самих записей там быть не должно․

Что делать, если ошибка уже допущена?

Если в трудовую книжку уже внесена лишняя запись «с записью ознакомлен» или «ознакомлен»:
Зачеркивать эту надпись нельзя․
Необходимо сделать новую запись с следующим порядковым номером․
В графе «Сведения о работе» указать: «Запись за номером [номер] считать недействительной»․
Далее вноситься корректная информация (если требовалась какая-то конкретная запись) или просто заверяется исправление подписями․

Чек-лист для работника при увольнении

Чтобы обезопасить себя, при увольнении в 2026 году убедитесь в следующем:

• [ ] Вы подписали приказ об увольнении (или составлен акт об отказе/невозможности ознакомления)․
• [ ] В трудовой книжке верно указана дата увольнения и статья ТК РФ․
• [ ] В трудовой книжке нет лишних фраз, кроме требуемых законом (дата, причина, номер приказа)․
• [ ] Вы поставили свою личную подпись в графе подтверждения записей․
• [ ] Вы получили трудовую книжку на руки (или подтвердили согласие на отправку почтой) и расписались в журнале учета выдачи трудовых книжек․

Фраза «с записью ознакомлен», написанная от руки работником в трудовой книжке, не является обязательной и даже может считаться лишней информацией, нарушающей чистоту оформления документа․

Главное требование закона — наличие личной подписи работника, которая подтверждает факт ознакомления с внесенными записями и получение трудовой книжки․ Работодателю следует сосредоточиться на правильном заполнении граф и своевременном издании приказов, а работнику — внимательно проверить данные перед тем, как поставить свою подпись․