Обновлено: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая была введена в России в 2020 году.
Все сведения о трудовой деятельности работника теперь хранятся в электронном виде в системе Пенсионного фонда Российской Федерации.

Основные преимущества ЭТК:

• Удобство: доступ к информации о трудовом стаже возможен в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг;
• Надёжность: исключается риск потери или порчи документа;
• Автоматизация: информация обновляется автоматически при заключении и расторжении трудовых договоров;
• Экономия времени: не требуется оформлять бумажные дубликаты при устройстве на работу.

Согласно действующему законодательству Российской Федерации, заявление от работника на ведение трудовой книжки в электронном виде не требуется.

Обоснование:

1. Законодательная база: Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» установил,
   что с 2020 года все работодатели обязаны перевести сотрудников на электронный формат ведения трудовой книжки.
   Это происходит автоматически при приёме на работу, без необходимости написания заявления.
2. Постановление Правительства РФ: от 20 ноября 2020 г. № 1895 «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек» подтверждает,
   что ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей.
3. Позиция Пенсионного фонда РФ: сотрудники ПФР неоднократно разъясняли, что переход на электронный формат осуществляется без участия работника,
   так как это обязанность работодателя.

Когда всё же может потребоваться заявление?

Несмотря на то, что в большинстве случаев заявление не требуется, существуют ситуации, когда его написание может быть уместным:

Переход с бумажной на электронную трудовую книжку

Если вы были приняты на работу до 2020 года и у вас была бумажная трудовая книжка, работодатель может предложить вам написать заявление о переходе на ЭТК.
Это не обязательно, но может быть удобным способом зафиксировать ваше согласие на изменение формата.

Возврат к бумажной трудовой книжке

Сотрудник имеет право однократно до 31 декабря 2026 года подать заявление о возврате к бумажной трудовой книжке.
В этом случае заявление пишется в произвольной форме и подаётся работодателю.

Пример текста заявления о возврате к бумажной трудовой книжке:

Что делать, если работодатель требует заявление?

Если ваш работодатель настаивает на написании заявления на ведение ЭТК, вы можете:

• Попросить предоставить нормативный акт, обязывающий вас писать такое заявление;
• Обратиться в профсоюзную организацию (при её наличии);
• Написать жалобу в Государственную инспекцию труда;
• Проконсультироваться с юристом или в трудовой инспекции;
• Использовать право на отказ — так как переход на ЭТК осуществляется автоматически, ваше заявление не требуется.

Что грозит работодателю за нарушение правил ведения ЭТК?

За нарушение правил ведения электронных трудовых книжек работодатель может быть привлечён к административной ответственности:

• Штраф: от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
• Приостановление деятельности: до 90 суток;
• Для должностных лиц: штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• Для ИП: штраф от 1 000 до 5 000 рублей.

В большинстве случаев — нет, не нужно. Переход на электронную трудовую книжку осуществляется автоматически при приёме на работу с 2020 года.

Заявление может потребоваться только в двух случаях:

1. Если вы хотите вернуться к бумажной трудовой книжке (до 31 декабря 2026 года);
2. Если работодатель требует его написать, несмотря на отсутствие законодательной обязанности (в этом случае вы вправе отказаться).

Если у вас остались вопросы, рекомендуем обратиться:

• В Пенсионный фонд РФ (по месту жительства);
• В Государственную инспекцию труда;
• К профсоюзному представителю;
• За консультацией к трудовому юристу.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?

Ответ: Нет, вы не можете отказаться от ведения трудовой деятельности в электронном виде.
Это обязанность работодателя, закреплённая законодательно. Однако, вы можете вернуться к бумажной трудовой книжке до конца 2026 года.

Вопрос 2: Что будет, если я не перейду на ЭТК?

Ответ: Все работники, принятые на работу с 2020 года, автоматически переводятся на электронный формат.
Если вы не перешли, это может означать, что ваш работодатель нарушает законодательство.
Обратитесь в Государственную инспекцию труда для разъяснения ситуации.

Вопрос 3: Как проверить свою электронную трудовую книжку?

Ответ: Вы можете проверить свою ЭТК через:

• Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ;
• Портал Госуслуги;
• Мобильное приложение «ПФР» или «Госуслуги».

Вопрос 4: Можно ли восстановить данные в электронной трудовой книжке?

Ответ: Да, если данные отсутствуют или искажены, вы можете обратиться к работодателю с требованием внести исправления.
При необходимости — в Пенсионный фонд или суд.

Электронная трудовая книжка — это современный и удобный формат ведения трудового стажа, который упрощает жизнь как работникам, так и работодателям.
Писать заявление на ведение ЭТК не требуется, так как переход осуществляется автоматически.
Единственное исключение — это возврат к бумажной трудовой книжке, который возможен до конца 2026 года.

Если у вас возникают трудности с переходом на ЭТК или работодатель требует написания заявления, не стесняйтесь обращаться за помощью к специалистам.
Ваши права должны быть соблюдены, а трудовая деятельность — вестись в соответствии с законом.