Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В 2026 году вопросы документального оформления трудовых отношений остаются одними из самых актуальных для работодателей и соискателей․ Цифровизация процессов внесла свои коррективы, и многие задаются вопросом: нужно ли предоставлять бумажную трудовую книжку при подписании трудового договора? Давайте разберемся в нюансах законодательства РФ, опираясь на актуальные нормы Трудового кодекса и разъяснения Роструда․

Основное правило: что говорит закон?

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю документы, подтверждающие его личность, образование, а также трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности․

Ключевое слово здесь — «и (или)»․ Это означает, что в современных условиях приоритет отдается электронным сведениям, но бумажный носитель также может быть использован в определенных ситуациях․

Когда трудовая книжка обязательна?

Если у работника сохранилась бумажная трудовая книжка․
Если сотрудник до 2021 года вел бумажную трудовую и не писал заявление о переходе исключительно на электронную версию, он обязан предоставить её работодателю․ Работодатель, в свою очередь, обязан внести запись о приеме на работу в этот документ (если работник предоставил оригинал лично или переслал заказным письмом)․

Для работников, впервые устраивающихся на работу․
Если человек трудоустраивается впервые, бумажная трудовая книжка ему не выдается․ Все сведения о его трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде․ В этом случае предоставление бумажного документа не требуется и невозможно․

Если работник потерял трудовую книжку;
В случае утраты документа, работодатель заводит новую трудовую книжку (бумажную) только по письменному заявлению работника․ Однако основным источником информации теперь все равно выступают данные из Пенсионного фонда (СФР)․

Электронная трудовая книжка: новый стандарт

С 2021 года в России действует механизм электронных трудовых книжек (ЭТК)․ В 2026 году это уже устоявшаяся норма․

Что получает работодатель? При приеме на работу сотрудник предоставляет выписку (сведения) о трудовой деятельности․ Это может быть форма СТД-Р (выданная предыдущим работодателем) или сведения, полученные через портал Госуслуг или в клиентской службе СФР․
Что вносится в базу? В электронную трудовую вносятся данные о должности, специальности, дате трудоустройства, переводах и увольнениях, а также основания прекращения договора․
Форма отчетности: Сведения передаются в Социальный фонд России (СФР) через форму ЕФС-1 (подраздел 1․1 раздела 1)․

> Важно: Если работник перешел на электронную трудовую, работодатель не имеет права вносить записи в его бумажную трудовую книжку, даже если она у него на руках․ Бумажный документ в этом случае хранится у работника․

Особые случаи оформления

Срочный трудовой договор

Часто возникает вопрос: нужно ли вносить запись в трудовую книжку, если договор срочный?
Ответ: Да, нужно․
Законодательство не делает исключений для срочных договоров․ Если место работы является для сотрудника основным, запись вносится в точном соответствии с Правилами ведения трудовых книжек․ Особенность срока действия договора в самой формулировке записи в графе «Сведения о работе» обычно не отражается как «срочный», но основание приема (приказ) и дата увольнения будут соответствовать сроку договора․

Дистанционные работники

При оформлении удаленных сотрудников (дистанционщиков) действуют те же правила:

Если работник присылает оригинал бумажной трудовой книжки почтой или курьером, работодатель вносит запись․
В текст трудового договора обязательно включается условие о том, что работа является дистанционной (выполнение обязанностей вне стационарного рабочего места)․

Совместительство

По основному месту работы трудовая книжка хранится у работодателя․ Если сотрудник устраивается по совместительству, он вправе не предоставлять трудовую книжку․ Запись о работе по совместительству вносится в трудовую книжку только по желанию работника и только по основному месту работы (на основании подтверждающих документов)․

Отличия трудового договора от трудовой книжки

Важно не путать эти два документа, так как они выполняют разные функции:

Что делать, если бумажной книжки нет?

В 2026 году отсутствие бумажной трудовой книжки не является препятствием для трудоустройства, если:
Сотрудник впервые выходит на работу․
Сотрудник перешел на электронную трудовую и утратил бумажный бланк (или он у него просто не ведется)․

В этом случае работодатель запрашивает сведения о трудовой деятельности (электронную выписку)․ Если же у работника есть бумажная книжка, но он потерял сведения о прошлых периодах, восстановление стажа происходит через архивы и СФР, но это не блокирует заключение нового договора․

Нужна ли трудовая книжка при трудовом договоре?

Бумажная: Нужна только если она велась на сотрудника до 2021 года и он сохранил право на ее ведение․ В 2026 году новые бумажные книжки практически не заводятся (только по заявлению при утере)․
Электронная (сведения): Обязательна для всех․ Работодатель обязан получить актуальные данные о стаже кандидата и передать информацию о новом приеме в СФР․

Помните: правильный документооборот защищает права как работника (гарантируя стаж и пенсию), так и работодателя (избегая штрафов от трудовой инспекции)․ Всегда проверяйте наличие необходимых документов перед подписанием контракта․