С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2026 года оформление бумажных трудовых книжек для большинства работников больше не является обязательным, однако сам факт ведения записи о трудовой деятельности остаётся обязательным. Это порождает множество вопросов у как соискателей, так и у работодателей. Один из ключевых: нужно ли при приеме на работу писать заявление на электронную трудовую книжку?

Ответ неоднозначен и зависит от конкретной ситуации. Давайте разберем все нюансы по порядку.

Ключевое правило: право выбора принадлежит работнику

Однако на практике есть два основных сценария, которые нужно четко разделять:

Первичное трудоустройство (человек никогда не имел трудовой книжки)

Если кандидат устраивается на работу впервые (например, молодой специалист после вуза) и у него нет ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, то:

• Заявление не требуется. По умолчанию его трудовая деятельность будет вестись в электронном виде в реестре ФСС (Фонда социального страхования).
• Работодатель обязан в течение рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу, направить в ФСС сведения о приеме (форма СЗВ-ТД).
• Работнику по его запросу (в будущем) может быть выдана бумажная трудовая книжка с соответствующей записью.

Переход с бумажной трудовой книжки на электронную

Это самый частый случай, когда у человека уже есть «зеленая» книжка, и он хочет перевести её в электронный формат. Здесь процедура регламентирована.

Как правильно оформить переход на ЭТК при приеме на работу?

Если новый сотрудник пришел с уже имеющейся бумажной трудовой книжкой и заявил о желании перейти на электронный формат, алгоритм действий кадровика следующий:

1. Прием заявления. Работник пишет заявление в произвольной форме (или на бланке организации) с просьбой вести его трудовую книжку в электронном виде и выдать ему бумажную книжку с записью о переходе.
2. Оформление приказа. На основании заявления издается приказ о приеме на работу и о переходе на ведение ЭТК.
3. Заполнение бумажной книжки. Кадровик вносит в бумажную трудовую книжку работника две записи подряд:
   • Запись об устройстве на работу в вашу организацию (по форме, установленной приказом Минтруда).
   • Закрывающую запись о переходе на электронную трудовую книжку.
4. Формулировка записи. Точная формулировка последней записи утверждена Письмом Минтруда России. Пример:
   
   "Работником подано заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Сведения о трудовой деятельности работника подлежат внесению в электронную трудовую книжку."
5. Передача документов. После внесения записей бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. Сам работник должен быть проинформирован, что вся дальнейшая информация будет храниться в его электронной книжке.
6. Направление сведений в ФСС. Работодатель направляет в Фонд социального страхования сведения о приеме на работу (форма СЗВ-ТД) в установленные сроки. Это и есть основание для создания/записи в электронной трудовой книжке.

Какие документы запрашивать у сотрудника с ЭТК?

При приеме на работу стандартный пакет документов (паспорт, СНИЛС, трудовая книжка) меняется. Если работник уже имеет электронную трудовую книжку (был устроен ранее и перешел на ЭТК), то вместо бумажной книжки он должен предоставить:

• СТД-Р — Справка о трудовой деятельности (ранее выдавалась по форме Т-2).
• Или СТД-СФР — Справка, выданная в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Примечание: Если человек переходит с бумажной книжки на электронную именно в момент приема у вас, то сначала вы ему выдаете бумажную книжку с двумя записями (о приеме и о переходе), а затем направляете данные в ФСС. Справка СТД-Р/СТД-СФР в этом случае не требуется, так как история трудовой деятельности только начинает формироваться в электронном виде.

Типичные ошибки и заблуждения

1. Требовать заявление от всех. Нельзя включать в список обязательных документов для приема «заявление о переходе на ЭТК». Это дискриминация.
2. Не передавать бумажную книжку после записи о переходе. После внесения закрывающей записи бумажная трудовая книжка обязательно выдается работнику. Удерживать её у работодателя незаконно.
3. Не направлять сведения в ФСС вовремя. Если вы приняли работника, но не отправили форму СЗВ-ТД, его электронная трудовая книжка не будет создана/заполнена. Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа.
4. Путать «первичное оформление» и «переход». Для человека без опыта работы заявление не нужно. Для имеющего бумажную книжку — заявление требуется только для перехода.

Практический вывод для кадровика и соискателя

• Со стороны соискателя: Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка и вы хотите перейти на электронную, будьте готовы при приеме на новую работу написать соответствующее заявление. Если у вас нет никакой книжки — просто предоставьте паспорт и СНИЛС.
• Со стороны работодателя: Не запрашивайте заявление об ЭТК у всех подряд. Запросите его только у того сотрудника, который пришел со своей бумажной книжкой и выразил желание перейти на электронный формат; В остальных случаях действуйте по стандартному алгоритму приема и направляйте сведения в ФСС.

Следуя этим простым правилам, вы обеспечите полное соответствие трудовому законодательству и защитите права как работника, так и работодателя.