Заверенная копия трудовой книжки — один из самых востребованных документов в сфере кадрового делопроизводства. Она требуется для получения кредитов, оформления виз, субсидий и во множестве других жизненных ситуаций. Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику этот документ? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться и не нарушить права работника, а также требования законодательства. Один из самых частых вопросов, возникающих при оформлении: нужно ли прошивать копию трудовой книжки? Давайте разберемся в этом подробно.
Правовые основания для выдачи копии
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать сотруднику копию трудовой книжки или выписку из нее. Однако важно помнить: чтобы получить документ на руки, работник должен не просто попросить об этом сотрудника отдела кадров устно. Обращение к руководству должно быть исключительно в письменном виде (в форме заявления).
Выдавать заверенную копию имеют право сам работодатель (руководитель организации) или специально уполномоченное им лицо, которое приказом назначено ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Обязательно ли прошивать копию?
Ответ на этот вопрос зависит от того, каким именно образом вы оформляете документ. Поскольку трудовая книжка при копировании превращается в многостраничный документ, действующие правила (в т.ч. требования ГОСТа) предусматривают два допустимых варианта оформления:
- Прошивка документа. В этом случае все листы нумеруются, сшиваются, и на месте прошивки ставится специальная заверительная отметка.
- Оформление без прошивки. Если копия не сшивается, заверительная надпись обязательно проставляется на каждой странице непрошитого документа.
Таким образом, закон не заставляет вас жестко прошивать копию. Вы можете выбрать любой удобный для вас способ, но если вы не прошиваете документ, вам придется заверить каждый отдельный лист. Если же вы решите прошить копию, это сэкономит время на проставлении печатей и подписей, но потребует аккуратности при самом сшивании.
Как правильно прошить копию трудовой книжки
Если вы выбираете первый вариант и решаете сшить многостраничную копию, важно сделать это по всем правилам. Листы можно скрепить степлером (скрепкой), однако наиболее надежным и соответствующим делопроизводственным стандартам является классическое прошивание нитками.
Пошаговый алгоритм прошивки:
- Шаг 1. Проверка и нумерация. Убедитесь, что все страницы скопированы в хронологическом порядке, без пропусков. Пронумеруйте каждый лист копии;
- Шаг 2. Сшивание. Прошейте листы в левом верхнем углу (или по левому краю) прочной нитью. Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа.
- Шаг 3. Опломбирование. На оборотной стороне в месте прошивания наклейте небольшой прямоугольник из бумаги (наклейка), который должен закрывать узелок и часть концов нитей. Концы нитей должны выходить из-под наклейки.
- Шаг 4. Заверительная надпись. На наклейке (или рядом с ней на обороте последнего листа) делается запись: «Верно. Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью __ листов».
- Шаг 5. Печать и подпись. После текста руководитель организации или уполномоченное лицо указывает свою должность, ставит личную подпись, расшифровку подписи (ФИО), дату заверения и обязательно ставит печать организации. Печать должна частично захватывать наклейку, концы нити и подпись (опломбирование).
Если копия предоставляется в прошитом виде: важные нюансы
При прошивке документа критически важно соблюдать правило читаемости. Прошивка не должна повреждать текст, скрывать подписи или печати на копиях страниц трудовой книжки. Если на последнем листе копии есть важная информация, которая может быть перекрыта наклейкой, допускается сделать дополнительный чистый лист для заверения.
Особенности для работающих сотрудников
Отдельное внимание стоит уделить формулировке, если сотрудник работает в компании на данный момент. На последнем листе копии (или на каждой странице, если документ без прошивки) должна присутствовать фраза: «Работает по настоящее время». Без этой записи многие учреждения (например, банки) могут признать копию недействительной.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С переходом на электронные трудовые книжки процесс получения сведений о стаже упростился. В 2026 году актуальным остается вопрос получения выписки из ЭТК. Работник может запросить сведения у работодателя (в таком случае они также заверяются надлежащим образом) либо получить их самостоятельно через портал Госуслуг. Выписка с Госуслуг имеет юридическую силу и не требует дополнительного заверения печатью работодателя.
Срок действия копии
Заверенная работодателем копия трудовой книжки не имеет бессрочного действия. Как правило, срок ее действия устанавливается той организацией, которая ее запрашивает (обычно это 14 или 30 дней). Если копия была выдана давно, для предоставления в новые инстанции сотруднику придется запрашивать свежую версию.
Частые ошибки при заверении
Чтобы документ не был отвергнут по месту требования, избегайте следующих ошибок:
- Отсутствие нумерации страниц на сшитой копии.
- Прошивка без опломбирования (без наклейки и печати, захватывающей нити).
- Указание неполного количества листов в заверительной записи.
- Отсутствие записи «Работает по настоящее время» для действующих сотрудников.
- Заверение копии лицом, не имеющим на это полномочий (без приказа).