В 2026 году вопрос ведения трудовых книжек в России претерпел кардинальные изменения. С 1 января 2026 года официально завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что правила игры изменились, и многие привычные процедуры, включая вопрос о подписях сотрудника, теперь регулируются новыми нормами цифрового документооборота.

В этой статье мы подробно разберем, нужно ли работнику расписываться в трудовой книжке при приеме на работу, увольнении или внесении изменений, и как теперь выглядит подтверждение стажа.

Текущая ситуация: Бумажная vs Электронная трудовая книжка

На сегодняшний день, 23 мая 2026 года, в России сложилась следующая ситуация:

Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным форматом учета стажа для подавляющего большинства работников. Сведения о трудовой деятельности передаются работодателями в Социальный фонд России (СФР) в электронном виде.
Бумажные трудовые книжки сохраняются только у тех граждан, кто подал соответствующее письменное заявление до конца 2025 года или чьи бумажные книжки были заведены ранее и не были заменены по их желанию (хотя переход на ЭТК стал практически повсеместным).

Должен ли сотрудник расписываться?

Ответ на этот вопрос напрямую зависит от формата ведения трудовой книжки конкретного сотрудника.

Если у сотрудника электронная трудовая книжка (ЭТК)

В случае с ЭТК физическая подпись сотрудника в бумажном документе не требуется, так как самого бумажного бланка у работодателя часто просто нет в наличии (он хранится в цифровом виде в базах СФР).

• Как происходит подтверждение? Факт ознакомления сотрудника с вносимыми сведениями подтверждается иначе. Работодатель обязан ознакомить работника с информацией, переданной в СФР.
• Механизм подписи: Сотрудник подписывает не саму трудовую (которой нет на руках), а лист ознакомления с приказом о приеме на работу (или увольнении) и с формой сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р), которую работодатель выдает работнику по его запросу или при увольнении.
• Цифровая подпись: В некоторых случаях, при использовании систем электронного документооборота (ЭДО), ознакомление может происходить путем проставления электронной подписи сотрудника в системе.

> Важно: С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут самостоятельно проверить через портал «Госуслуги» или приложение СФР, передает ли работодатель сведения корректно и вовремя.

Если у сотрудника сохранилась бумажная трудовая книжка

Для категории граждан, у которых по закону сохранилась бумажная трудовая книжка, старые правила частично действуют, но с важными нюансами:

• Внесение записей: Работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку;
• Подпись сотрудника: Согласно актуальному трудовому законодательству, при ведении бумажной трудовой книжки подпись сотрудника в самой книжке больше не требуется.
• Ранее (до масштабной цифровизации) существовало требование о подписи владельца в графе «Подпись владельца» при увольнении или при получении книжки на руки.
• Сейчас ответственность за достоверность и правильность внесения записей лежит полностью на работодателе. Запись заверяется подписью уполномоченного лица работодателя и печатью организации (если она используется).
• Ознакомление: Сотрудник должен быть ознакомлен с записью под роспись в личной карточке работника (форма Т-2) или в отдельном журнале учета движения трудовых книжек, но непосредственно в бланке трудовой книжки его подпись не ставится.

Когда требуется подпись сотрудника в других документах?

Хотя в саму трудовую книжку (особенно электронную) сотрудник не расписывается, его подпись критически важна в сопроводительных документах:

Приказ о приеме на работу / увольнении: Сотрудник обязан расписаться в ознакомлении с приказом в течение 3 дней.
Форма СТД-Р: Это справка о трудовой деятельности, которую работодатель выдает работнику. При получении этого документа (особенно при увольнении) сотрудник ставит подпись в журнале выдачи или на копии формы, хранящейся у работодателя.
Заявление о выборе формата трудовой: Если сотрудник впервые устраивается на работу после 2020 года, ему не нужно писать заявление о выборе бумажной или электронной формы — по умолчанию заводится только электронная. Однако, если в переходный период (до 2026 года) были нюансы, они уже решены.

Как подтвердить стаж без подписи в трудовой?

С 1 января 2026 года, с завершением переходного периода, основным подтверждением стажа становится выписка из электронного реестра СФР.

• Где взять? На портале Госуслуг, в личном кабинете на сайте СФР или через работодателя (форма СТД-Р).
• Юридическая сила: Электронная выписка, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью фонда или работодателя, имеет полную юридическую силу и не требует дополнительного заверения бумажной печатью или подписью владельца в старой манере.
• Если данные потеряны: В письмах СФР (например, от ) указывалось, что при отсутствии электронных сведений стаж подтверждаеться архивными справками, договорами и приказами, но не наличием подписи в бумажной книжке, которая может быть утеряна или заполнена с ошибками.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести бумажную трудовую параллельно с электронной?

Нет. Для большинства работников, перешедших на ЭТК, бумажный дубликат не ведется и не требуется. Работодатель вносит данные только в электронный реестр.

Что делать, если работодатель требует подпись в бумажной трудовой?

Если у вас электронная трудовая, требование расписаться в несуществующем бумажном бланке незаконно. Если у вас бумажная трудовая (сохраненная по заявлению), подпись в ней также не требуется по новым стандартам, вас могут попросить расписаться только в журнале учета или личной карточке об ознакомлении с записью.

Как проверить, что работодатель все передал правильно?

Самый надежный способ — заказать выписку о трудовой деятельности на портале Госуслуг. Там отображаются все сведения, переданные всеми вашими работодателями в СФР.

Эпоха, когда каждая запись в трудовой заверялась подписью работника, ушла в прошлое вместе с массовым переходом на цифровые реестры. Теперь ключевыми моментами являются:

• Корректная передача данных работодателем в СФР.
• Ознакомление сотрудника с приказами и формами СТД-Р под роспись в отдельных документах.
• Возможность работника в любой момент проверить свой цифровой стаж онлайн.

Цифровизация трудовых отношений сделала процесс более прозрачным и избавила граждан от риска потери важного документа или ошибок, связанных с ручным заполнением и необходимостью хранения бумажных бланков.