Печать в трудовой книжке – один из самых обсуждаемых вопросов в сфере кадрового делопроизводства. Многие работодатели и работники задаются вопросом: нужно ли ставить печать в трудовой книжке? Ниже мы разберём актуальные нормы, практику и нюансы, которые помогут вам разобраться в этом вопросе.

Что такое печать в трудовой книжке?

Печать – это оттиск печати работодателя (или его кадровой службы) на страницах трудовой книжки. Она подтверждает, что запись в книжке сделана официально и соответствует действительности.

Где ставится печать?

• На ьном листе – в правом верхнем углу.
• Внутри книжки – в каждой записи о приёме, переводе, увольнении и т.д., если это предусмотрено уставом организации.

Законодательная база

Ключевыми нормативными актами, регулирующими печать в трудовой книжке, являются:

• Федеральный закон «О трудовых книжках работников» от 27 июля 2006 г. (далее – Закон о трудовых книжках).
• Трудовой кодекс РФ (статьи 61, 67).
• Приказы и инструкции Минтруда и Роструда (например, Инструкция 40).

Что говорит Закон о печати?

В § 36 Закона о трудовых книжках указано: «все записи, занесенные в трудовую книжку, должны быть заверены подписью работодателя или ответственного лица и его печатью (при наличии)». Однако в тексте закона не прописано, что печать обязательна в каждом случае. Это означает, что печать может быть необязательной, если её отсутствие не противоречит другим нормативам.

Что говорит Трудовой кодекс?

Статья 61 ТК РФ: «Сведения о приёме, переводе, увольнении работника в трудовой книжке должны быть оформлены в соответствии с требованиями закона». Печать не упоминается как обязательный реквизит.

Статья 67 ТК РФ (с 1 января 2015 г.): «Печать на трудовом договоре не обязательна, если иное не предусмотрено уставом организации или соглашением сторон». То же правило распространяется и на трудовую книжку – печать не является обязательной, если иное не прописано в уставе.

Когда печать обязательна?

Печать в трудовой книжке обязательна в следующих случаях:

1. Если устав организации прямо требует печати на всех записях;
2. Если запись касается доверенности для суда или государственных закупок – в таких случаях печать подтверждает юридическую силу документа.
3. Если в договоре о приёме работника указано, что печать обязательна.
4. Если в конкретной отрасли (например, в государственных унитарных и муниципальных предприятиях) предусмотрено обязательное использование печати.

Когда печать не обязательна?

В большинстве случаев печать не требуется:

• При обычном приёме, переводе и увольнении сотрудников в частных компаниях.
• Если устав организации не предусматривает печать.
• Если работодатель не имеет печати (например, ИП, у которого печать не обязательна).
• В случае, когда запись заверена подписью ответственного лица и подписью руководителя.

Практика Роструда

Согласно ответам специалистов Роструда, печать в трудовой книжке можно ставить только при наличии печати организации или кадровой службы. Если печати нет, её ставить не нужно. При этом отсутствие печати не считается нарушением законодательства.

Что делать, если печати нет?

Если у организации нет печати, но она обязана вести трудовую книжку, можно:

• Использовать оттиск печати кадровой службы (если он есть).
• Поставить подпись ответственного лица и руководителя – это будет достаточным заверением.
• Если печать отсутствует, но запись в книжке подтверждена подписью, это считается законным.

Примеры записей в трудовой книжке

Ниже приведены типовые шаблоны записей с указанием, где ставится печать, если она требуется.

Приём на работу

ьный лист – печать организации (или печать кадровой службы).
Запись N 1 – «Приём на работу в должность…» – подпись руководителя и печать (если есть).

Перевод в другую должность

Запись N 2 – «Перевод в должность…» – подпись руководителя и печать (если предусмотрено уставом).

Увольнение

Запись N 3 – «Увольнение по собственному желанию» – подпись руководителя и печать (если есть). Если печати нет, подпись руководителя и ответственного лица достаточно.

Какой печать ставить в договоре с филиалом?

Если договор заключается с филиалом, печать, которую ставят, может быть:

• Печать головной организации – если филиал не имеет собственной печати.
• Печать филиала – если у него есть собственная печать и она предусмотрена уставом.

Важно, чтобы печать в договоре совпадала с печатью, ставимой в трудовой книжке (если печать обязательна). При отсутствии печати в договоре – это не нарушение, если договор подписан руководителем.

Что делать, если вы хотите использовать печать, но она не обязательна?

Если вы хотите добавить печать для усиления официальности:

1. Проверьте устав организации – если печать не обязательна, можно использовать.
2. Убедитесь, что печать соответствует требованиям (цвет, размер, содержание).
3. Ставьте печать только в тех местах, где это прописано в уставе или в договоре.
4. Если печать не предусмотрена, лучше не ставить, чтобы избежать сомнений в легитимности записи.

• Печать в трудовой книжке не является обязательной в большинстве случаев, если иное не прописано в уставе организации.
• При отсутствии печати запись заверяется подписью руководителя и ответственного лица.
• Печать обязательна только в случаях, предусмотренных уставом, договором или специфическими требованиями отрасли.
• Печать на трудовом договоре с филиалом ставится в соответствии с уставом и договором.
• Если печати нет, но запись заверена подписью, это считается законным.

Таким образом, печать в трудовой книжке – это не «обязательный» элемент, а скорее дополнительный реквизит, который может быть использован по усмотрению работодателя, если это не противоречит законодательству.

Полезные ссылки и документы

• Федеральный закон «О трудовых книжках работников» (2006)
• Трудовой кодекс РФ (ст. 61, 67)
• Приказ Минтруда № 34 от 2004 г. о печатях в трудовых книжках
• Инструкция 40 Минтруда о ведении трудовых книжек
• Разъяснения Роструда по печатям в трудовых книжках (2024)

Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому делопроизводству или в отдел кадров вашей организации.