Вопрос о необходимости указания способа ведения трудовой книжки при приеме на работу вызывает множество споров как среди работодателей, так и среди сотрудников. Давайте разберемся в этом вопросе подробно, опираясь на действующее законодательство и практические рекомендации.

Что говорит законодательство?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан:

1. вести трудовую книжку в электронном виде для всех работников, которые не подали заявление о ведении бумажной трудовой книжки;
2. вести бумажную трудовую книжку, если работник подал соответствующее заявление;
3. вести обе версии (электронную и бумажную) одновременно, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки.

Нужно ли указывать способ ведения при приеме на работу?

Это связано с тем, что:

• Сведения о трудовой деятельности уже зафиксированы в системе Пенсионного фонда России;
• Новый работодатель приступает к ведению трудовой книжки с момента приема на работу;
• Выбор способа ведения (бумажный или электронный) осуществляется работником при приеме на работу, а не переносится из предыдущей организации.

Разница между словами «надо» и «нужно»

Хотя слова «надо» и «нужно» часто используются как синонимы, между ними есть некоторые смысловые оттенки:

В контексте нашей темы оба слова могут использоваться, но «нужно» будет звучать более корректно, так как речь идет о нормативных требованиях, а не о принуждении.

Практические рекомендации для работодателей

При приеме на работу нового сотрудника:

• Уточните у работника, какой способ ведения трудовой книжки он предпочитает (бумажный или электронный);
• Если работник выбирает бумажный вариант, запросите его трудовую книжку для внесения записи;
• Если работник выбирает электронный вариант, объясните, что записи будут вноситься в систему ПФР;
• Не требуйте от работника подтверждения выбора способа ведения у предыдущего работодателя ⏤ это не является обязательным;
• Зафиксируйте выбранный способ в локальных документах организации (например, в приказе о приеме на работу).

При оформлении трудовой книжки:

• Если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, внесите в нее запись о приеме на работу;
• Если трудовая книжка ведется впервые (для работников, начавших трудовую деятельность после 1 января 2021 года), сведения будут формироваться только в электронном виде;
• Убедитесь, что все записи соответствуют требованиям законодательства;
• Ознакомьте работника с внесенными записями под подпись.

Что делать, если работник не выбрал способ ведения?

Если новый сотрудник не подал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки, действует следующее правило:

Это положение закреплено в пункте 2 статьи 66.1 ТК РФ.

Ответственность за нарушение правил ведения трудовой книжки

Несоблюдение правил ведения трудовой книжки может повлечь за собой:

• Административную ответственность для работодателя (статья 5.27 КоАП РФ);
• Возможные трудности при подтверждении трудового стажа работника;
• Споры с работниками при увольнении;
• Проблемы при оформлении пенсии.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1: Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Ответ: Да, это возможно, если работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан вести обе версии одновременно.

Вопрос 2: Нужно ли указывать в трудовом договоре способ ведения трудовой книжки?

Ответ: Нет, это не является обязательным требованием. Достаточно зафиксировать выбор способа в локальных документах организации.

Вопрос 3: Что делать, если работник просит изменить способ ведения трудовой книжки?

Ответ: Работник может в любое время подать заявление об изменении способа ведения трудовой книжки. Работодатель обязан выполнить это требование в течение 15 дней.

Таким образом, указывать способ ведения трудовой книжки, выбранный у предыдущего работодателя, при приеме на новое место работы не требуется. Каждый новый работодатель самостоятельно определяет порядок ведения трудовой книжки для нового сотрудника на основании его заявления.

Важно помнить:

• С 2021 года основным форматом является электронная трудовая книжка;
• Бумажная трудовая книжка ведется только по заявлению работника;
• Новый работодатель не обязан переносить информацию о способе ведения из предыдущей организации;
• Выбор способа фиксируется при приеме на работу в текущей организации;
• Работодатель обязан соблюдать все требования законодательства при ведении трудовой книжки.

Соблюдение этих правил позволит работодателю избежать административных санкций и обеспечить правильное ведение трудовых книжек своих сотрудников.