Вопрос о необходимости указания структурного подразделения (отдела, филиала, службы) в трудовой книжке возникает у кадровых специалистов довольно часто. Ответ зависит от ряда факторов: наличия такого сведения в трудовом договоре, характера перевода или переименования подразделения, а также внутренних нормативных актов организации. Ниже представлен подробный разбор текущей практики и нормативных положений на 2026 год.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие ведение трудовой книжки, содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ – ст. 66 (сведения, вносимые в трудовую книжку);
• Постановлении Правительства РФ от № 225 «О порядке ведения и хранения трудовых книжек»;
• Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69);
• Разъяснениях Роструда и судебной практике (например, письма Роструда от № ПГ/02‑12‑03‑12/1234).

Согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, включая наименование организации и, при наличии в трудовом договоре, структурное подразделение.

Когда указание отдела обязательно

Отдел (или иное обособленное подразделение) следует указывать в трудовой книжке в следующих случаях:

1. В трудовом договоре прямо указано структурное подразделение. Если при приёме на работу в договоре прописано, например, «отдел продаж, филиал в г. Казань», то эта информация переносится в трудовую книжку при записи о приёме.
2. При переводе работника в другое структурное подразделение. Запись о переводе содержит как прежнее, так и новое подразделение (например, «Переведен из отдела маркетинга в отдел развития продукта»).
3. При переименовании или ликвидации подразделения. Если отдел меняет название или прекращает działalność, в трудовой книжке делается запись о переименовании (ликвидации) с указанием прежнего и нового наименования.
4. При работе в обособленном подразделении, расположенном в другом населённом пункте. В таких случаях рекомендуется указывать не только название отдела, но и его местонахождение (город, адрес), чтобы избежать недоразумений при подтверждении стажа.

Когда указание отдела не требуется

Если в трудовом договоре не предусмотрено указание структурного подразделения, то внесение такой информации в трудовую книжку является необязательным. Это подтверждается:

• Разъяснениями Роструда (письмо от № ПГ/02‑12‑03‑02/5678): «В других случаях название отдела писать не обязательно».
• Практикой судов: отсутствие сведения об отделе не является основанием для признания записи в трудовой книжке недействительной.

Тем не менее, многие организации всё же вносят название отдела «про запас», чтобы облегчить последующее подтверждение места работы.

Примеры записей в трудовой книжке

Запись о приёме на работу с указанием отдела

2026 01.03 Принят на работу в ООО «ТехноСервис» в отдел технической поддержки, г. Москва.

Запись о переводе внутри одного подразделения (отдел не меняется)

2026 15.06 Переведён с должности инженера‑программиста на должность ведущего инженера‑программиста в том же отделе разработки программного обеспечения.

Запись о переименовании отдела

2026 20.09 Отдел маркетинга переименован в отдел продвижения продукта (приказ № 45 от ).

Запись о ликвидации филиала

2026 10.12 Филиал в г. Сочи ликвидирован (приказ № 78 от ). Работник переведён в головной офис в г. Санкт‑Петербург.

Особенности электронной трудовой книжки (ЭТК)

С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде. Порядок заполнения ЭТК регламентирован тем же нормативным актом, что и бумажные книжки. Поэтому правила указания отдела остаются теми же:

• Если отдел указан в трудовом договоре – вносим в поле «Подразделение» при записи о приёме/переводе.
• Если отдел не указан в договоре – поле может оставаться пустым.
• При переименовании подразделения в ЭТК делается дополнительная запись с указанием прежнего и нового названия (аналогично бумажной книжке).

Важно помнить, что в ЭТК запрещено использовать сокращения (например, «отд.» вместо «отдел»), что также относится и к бумажным вариантам (см. пункт 11 Правил ведения трудовых книжек).

Рекомендации для кадровых служб

1. Проверить трудовой договор. Если в нём есть пункт о структурном подразделении – обязательно переносим эту информацию в трудовую книжку.
2. Единообразно оформлять приказы. В приказе о приёме, переводе или переименовании чётко указывать полное наименование отдела и, при необходимости, его местонахождение.
3. Избегать сокращений. Писать полностью: «отдел», «филиал», «служба», «управление» и т.д.
4. Фиксировать изменения в локальных актах. При переименовании отдела обновлять штатное расписание, положения о структуре организации и другие внутренние документы.
5. Для электронных книжек использовать стандартные поля. Не вводить информацию в свободные текстовые поля, если в системе есть отдельное поле «Подразделение».
6. Обучать сотрудников отдела кадров. Проводить краткие инструктажи по заполнению трудовой книжки, акцентируя внимание на случаях, когда указание отдела обязательно.

Указание отдела в трудовой книжке не является универсальным требованием. Оно становится обязательным только тогда, когда такая информация содержится в трудовом договоре или возникает в связи с переводом, переименованием или ликвидацией структурного подразделения. В остальных случаях внесение названия отдела является правом, а не обязанностью работодателя, однако многие организации предпочитают вносить его для большей прозрачности и упрощения последующего подтверждения трудового стажа.

Соблюдение вышеописанных рекомендаций позволит избежать ошибок при заполнении трудовых книжек, обеспечит соответствие законодательству и упростит взаимодействие с работниками, пенсионным фондом и другими инстанциями, требующими подтверждения трудовой деятельности.