С 2023 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), а в 2026 году закреплены новые правила ведения и хранения как бумажных, так и электронных форм. Ниже вы найдёте подробный обзор всех изменений, которые произошли в этой сфере, а также практические рекомендации по оформлению и проверке трудовой книжки.
Краткая история перехода на электронный формат
- 24 млн работников уже переведены в электронный формат (данные от Пенсионного фонда РФ).
- Переход к ЭТК позволяет сэкономить 72 копейки с каждого рубля, потраченного на кадровое оформление.
- Новый формат книжек не только упрощает работу сотрудника, но и снижает расходы бюджета.
Что такое трудовая книжка и какие виды существуют
Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. В 2026 году в России действуют два основных вида:
- Бумажная трудовая книжка (БТК) – традиционный формат, который продолжается в работе с новыми сотрудниками, но уже не является единственным вариантом.
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой документ, доступный через портал Госуслуг и Службу федерального резерва.
Ключевые отличия
- БТК хранится в бумажном виде в кадровом отделе работодателя.
- ЭТК хранится в электронном виде, но при необходимости можно получить бумажный дубликат.
- В обоих случаях работодатель обязан фиксировать все изменения в трудовой деятельности.
Новые регламенты и порядок ведения трудовых книжек (2026 г.)
Новый регламент закреплен приказом Минтруда от № 320н. Он актуален и в 2026 году. В нём прописаны:
- Порядок ведения записей в трудовой книжке.
- Условия выдачи дубликатов.
- Обязанности работодателя при увольнении и при предоставлении сведений о трудовой деятельности.
Проверка формата трудовой книжки
Для того чтобы узнать, какой формат ведения выбран вашим работодателем, достаточно изучить последние записи в документе:
- Откройте последнюю страницу трудовой книжки.
- Если видите надпись «Электронная» и QR‑код, значит, это ЭТК.
- Если видите только бумажные записи, но при этом есть электронный дубликат, то это БТК с электронным сопровождением.
Как оформить электронную трудовую книжку
Для новых сотрудников, начиная с 1 января 2023 года, можно оформить только ЭТК. Процесс выглядит следующим образом:
- Войдите в личный кабинет на портале Госуслуг.
- Выберите раздел «Трудовая книжка» и нажмите «Оформить электронную трудовую книжку».
- Заполните форму с данными о работодателе и личной информации.
- Подтвердите данные с помощью электронной подписи.
- Получите подтверждение о регистрации в системе.
После регистрации работодатель автоматически получает доступ к системе и может вносить записи в ЭТК.
Переход с бумажной на электронную трудовую книжку
Если вы уже имеете БТК, переход на ЭТК осуществляется следующим образом:
- Работодатель инициирует переход в системе «Трудовая книжка».
- Система генерирует электронный дубликат, который можно скачать и распечатать.
- После подтверждения работника переход считается завершённым.
Преимущества перехода
- Уменьшение бумажных расходов.
- Ускорение процесса оформления и доступа к данным.
- Сокращение времени на проверку трудовой истории.
Что меняется в бумажных трудовых книжках с 1 сентября 2025 года
Минтруд утвердил новую форму бумажной трудовой книжки, которая должна быть использована до полного перехода на электронный формат. Новая форма включает:
- Улучшенную структуру записей (графы 1–3).
- Новые требования к печати и штампам.
- Обязательность наличия QR‑кода для сканирования.
Как получить выписку из электронного трудового книжки
Выписку можно получить через портал Госуслуг или через Службу федерального резерва. Шаги:
- Войдите в личный кабинет на Госуслугах.
- Выберите раздел «Выписки из трудовой книжки».
- Укажите период и тип выписки.
- Оплатите услугу (если требуется).
- Получите PDF‑файл с выпиской.
Переход на электронные трудовые книжки в России уже в 2026 году стал обязательным для новых сотрудников, а существующие бумажные книжки получают электронное сопровождение. Это изменение не только упрощает работу с документами, но и позволяет существенно экономить бюджетные средства. Работодатели и работники должны быть в курсе новых правил, чтобы избежать ошибок при оформлении и хранении трудовой книжки.
Если у вас возникли вопросы по конкретным аспектам оформления, рекомендуем обратиться к официальным источникам: сайт Минтруда, портал Госуслуг и справочный центр «КонсультантПлюс».