Вопрос о том‚ нужно ли вносить сведения о дистанционной работе в трудовую книжку (бумажную или электронную)‚ часто возникает у работодателей и сотрудников‚ которые перешли на удалённый формат занятости. Ниже представлено подробное разъяснение‚ основанное на нормах Трудового кодекса РФ и практике применения.
Нормативно‑правовая база
Основным источником регулирования вопросов оформления трудовых отношений с удалёнными сотрудниками является ст. 65 ТК РФ. Согласно ей:
- Трудовая книжка оформляется работодателем.
- Работник обязан предоставить свою трудовую книжку (бумажную или электронную) работодателю лично или отправить её по почте заказным письмом с уведомлением.
- Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки‚ работодатель обязан оформить ей замену‚ если иное не предусмотрено законом.
Эти положения распространяются и на дистанционных (удаленных) работников.
Что вносится в трудовую книжку удалённого сотрудника?
В соответствии с практикой‚ в трудовую книжку вносятся только сведения‚ обязательные для всех работников‚ независимо от формы занятости. К ним относятся:
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Место работы (наименование организации).
- Дата начала работы.
- Должность (оклад/ставка).
- Сведения о трудовом стаже.
Информация о характере работы (дистанционная‚ офисная и т.п.) в книжку не вносится‚ если сотрудник не просит об этом.
Бумажный vs электронный формат
С 2021 года в России допускается ведение трудовых книжек исключительно в электронном виде. Тем не менее:
- Если у сотрудника уже есть бумажная книжка‚ он может её принести лично или отправить по почте заказным письмом с уведомлением.
- Если книжки нет‚ работодатель оформляет её заново‚ но только в том случае‚ когда не предусмотрено её отсутствие (например‚ при переходе на электронный формат).
- При использовании электронного формата все записи фиксируются в цифровой системе‚ доступ к которой имеют уполномоченные лица организации.
Как оформить трудовый договор с удалённым сотрудником?
При заключении трудового договора с дистанционным работником необходимо чётко указать:
- Полные данные сторон.
- Должность и функции‚ включая режим удалённой работы.
- Условия оплаты труда‚ включая возможные выплаты‚ связанные с использованием оборудования (например‚ 2 000 ₽ в месяц за аренду ноутбука‚ как предусмотрено ст. 312.6 ТК РФ).
- Порядок предоставления и оформления трудовой книжки.
Пример записи в бумажной книжке:
ФИО: Иванов Иван Иванович Дата рождения: Место работы: ООО «Пример» Дата начала: Должность: Системный аналитик (дистанционно)
В этом примере не указывается слово «дистанционно» в качестве отдельного пункта – достаточно указать‚ что работа выполняется удалённо.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли отмечать в книжке‚ что сотрудник работает дистанционно?
Нет. В книжку вносятся только обязательные сведения‚ а информация о форме работы (офис/дистанция) не обязана фиксироваться‚ если сотрудник не просит об этом.
Как поступить‚ если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки?
Работодатель обязан оформить новую книжку по письменному заявлению сотрудника‚ в котором указаны причина утраты‚ повреждения или иная причина. При этом оформление производится в том же порядке‚ что и для обычных работников.
Можно ли вести трудовые книжки только в электронном виде?
Да. С 2021 года допускается полностью электронное ведение трудовых книжек. В этом случае все записи вносятся в цифровую форму‚ а доступ к ним имеет только уполномоченный HR‑персонал.
Как оформить приём сотрудника‚ который находится в другом городе?
Несмотря на удалённость‚ процедура приёма идентична оформлению офисных сотрудников: требуется паспорт‚ сведения о предыдущей трудовой деятельности (или бумажная книжка)‚ а также подписание трудового договора. После этого в журнал учёта трудовых книжек вносится информация о новом сотруднике.
Практические рекомендации работодателю
- Сформировать шаблон заявления о выдаче новой трудовой книжки‚ который будет использоваться в случае утраты или повреждения.
- Разработать инструкцию по приёму документов удалённых сотрудников (скан копий паспорта‚ трудовой книжки‚ справок).
- Обеспечить возможность отправки и получения документов по почте с уведомлением о вручении.
- Вести журнал учёта трудовых книжек‚ где фиксируются все операции по выдаче‚ замене и возврату книжек.
- При переходе на электронный формат обеспечить защиту данных и доступность записи для уполномоченных лиц.
Таким образом‚ трудовая книжка дистанционного работника оформляется в том же порядке‚ что и у обычных сотрудников. В неё вносятся только обязательные сведения о трудовом отношении‚ а информация о дистанционной форме работы не обязана фиксироваться‚ если сотрудник не просит об этом. При отсутствии бумажной книжки работодатель обязан оформить её заново‚ а при переходе на электронный формат все записи фиксируются в цифровом виде.
Соблюдение указанных процедур позволяет избежать юридических рисков и обеспечить корректное оформление трудовых отношений с удалёнными сотрудниками.