Вопрос о том‚ нужно ли вносить в трудовую книжку запись о благодарственном письме‚ является одним из самых частых в работе кадровых специалистов․ С одной стороны‚ поощрение сотрудника — это приятное событие‚ с другой — трудовое законодательство РФ строго регламентирует‚ какие именно сведения подлежат фиксации в этом документе․ В данной статье мы подробно разберем правила‚ условия и порядок внесения таких записей‚ опираясь на актуальные нормы и разъяснения Роструда․
Главный критерий: когда запись обязательна?
Самое главное помнить‚ что внесение записи о благодарности в трудовую книжку возможно только при соблюдении определенных условий․ Не каждое благодарственное письмо автоматически дает право на запись․
Согласно действующему законодательству и разъяснениям экспертов‚ запись вносится в следующих случаях:
Наличие локального нормативного акта․ Вид поощрения (в данном случае — благодарственное письмо) должен быть закреплен в коллективном договоре‚ правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР)‚ уставе организации или положении о дисциплине и стимулировании труда․
Основание в виде приказа․ Запись вносится исключительно на основании приказа (распоряжения) работодателя о поощрении работника․ Если благодарность выражена устно или письмом без издания соответствующего приказа по организации‚ запись в трудовую книжку не делается․
Трудовые заслуги․ Поощрение должно быть связано именно с трудовыми достижениями сотрудника (выполнение особо важной работы‚ высокие показатели‚ безупречная работа и т․д․)․
Если же благодарность не закреплена приказом или не входит в утвержденную систему поощрений компании‚ вносить записи о ней в трудовую книжку не нужно․
Куда вносить запись: в основную книжку или во вкладыш?
Часто возникает вопрос: где именно делать запись‚ особенно если трудовая книжка почти заполнена?
- Раздел «Сведения о награждении»․ Запись о поощрении вносится в специальный раздел трудовой книжки‚ предназначенный для сведений о награждении (поощрении) за трудовые заслуги․
- Правило заполнения страниц․ Если в разделе «Сведения о награждении» основной трудовой книжки закончились страницы‚ но есть свободные места в разделе «Сведения о работе»‚ это не дает права вписывать туда награды․ В этом случае заводится вкладыш․
- Первая запись во вкладыше․ Как разъясняет Роструд‚ если у работника заведен вкладыш‚ первая запись о благодарности вписывается именно в раздел «Сведения о награждении» этого вкладыша‚ соблюдая общую нумерацию записей о награждении․
Пошаговая инструкция: как правильно сделать запись
Чтобы избежать ошибок и признания записи недействительной‚ необходимо строго следовать установленному алгоритму․ Оператору отдела кадров следует действовать в следующем порядке:
Шаг 1․ Подготовка данных
Убедитесь‚ что у вас на руках есть подписанный руководителем приказ о поощрении․ В бланке приказа должны быть указаны фамилия‚ имя и отчество работника‚ его должность‚ мотив поощрения и вид награды․
Шаг 2․ Заполнение граф раздела «Сведения о награждении»
Запись производится чернилами черного‚ синего или фиолетового цвета․
Графа 1 (№ п/п): Ставится порядковый номер записи․ Нумерация ведется нарастающая в течение всей трудовой деятельности сотрудника в разделе о награждении;
Графа 2 (Дата): Указывается дата издания приказа о поощрении (не дата вручения письма и не дата заполнения книжки)․
Графа 3 (Сведения о награждении):
- Вначале в виде заголовка указывается полное и сокращенное название организации (если это первая запись в данном разделе после смены названия или при заводке новой страницы/вкладыша)․
- Ниже пишется текст: «Награжден(а) благодарственным письмом [указать кем выдано‚ например‚ Генеральным директором ООО «Ромашка»] за [указать причину‚ например‚ высокие показатели в работе и безупречный труд]»․
- Основанием служит приказ: «Приказ от [дата] № [номер]»․
Графа 4 (Документ-основание): Указываются наименование‚ номер и дата документа‚ на основании которого внесена запись (приказ о поощрении)․
Пример формулировки:
> Общество с ограниченной ответственностью «Вектор» (ООО «Вектор»)
>
> | 1 | 2 | 3 | 4 |
> |—|—|—|—|
> | 5 | | Награжден благодарственным письмом Генерального директора за успешное завершение проекта «Север» и проявленную инициативу | Приказ от № 45-к |
Частые вопросы и нюансы
Можно ли внести запись о благодарности от сторонней организации?
Если ваш сотрудник получил благодарственное письмо от главы города‚ партнера или государственного органа‚ запись в трудовую книжку по основному месту работы вносится только в том случае‚ если такое поощрение предусмотрено внутренними документами вашей компании как форма стимулирования․ Если же в локальных актах это не прописано‚ запись не делается‚ даже если награда prestigious․ Однако‚ если награда является государственной (госнаграды РФ)‚ запись вносится обязательно․
Что делать‚ если ошибка уже допущена?
Если запись была внесена без основания (без приказа) или с нарушением правил‚ она признается недействительной․ В этом случае необходимо издать новый приказ об отмене предыдущей записи и внести корректирующую запись со ссылкой на новый приказ‚ указав‚ какая запись признается недействительной․
Нужно ли заверять запись печатью?
С 2023 года требования к печатям в трудовых книжках были смягчены․ Печать организации ставится только если ее использование предусмотрено локальными нормативными актами․ Однако подпись ответственного лица (кадровика) и подпись самого работника в личной карточке (не в трудовой) обязательны для подтверждения факта ознакомления․ В самой трудовой книжке подпись работника под записью о награждении не требуется (в отличие от записей о приеме/увольнении)‚ но ознакомление с приказом под роспись — обязательно․
Внесение записи о благодарственном письме в трудовую книжку, это право работодателя‚ которое становится обязанностью только при соблюдении ряда условий․ Ключевыми моментами являются наличие соответствующего пункта в правилах внутреннего трудового распорядка и издание специального приказа․
Помните:
- Нет приказа — нет записи․
- Нет упоминания вида поощрения в локальных актах — запись вносить рискованно․
- Запись вносится в раздел «Сведения о награждении»‚ а при его заполнении — во вкладыш․
Грамотное оформление поощрений не только сохраняет юридическую чистоту документов‚ но и служит важным элементом мотивации персонала‚ фиксируя профессиональные успехи сотрудника на официальном уровне․