Дата актуализации:  г.

Почему вопрос актуален?

С 2021 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Однако многие организации и работники продолжают использовать традиционную бумажную форму. Понимание того, какие обязанности возлагаются на работодателя и работника, а также какие варианты перехода доступны, помогает избежать штрафов и потери трудового стажа.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, статья 66 – обязанность вести трудовую книжку.
• Статья 66.1 ТК РФ – порядок перехода на электронную трудовую книжку.
• Приказ Минтруда России от  № 534н – регламентирует использование ЭТК.
• Постановление Правительства РФ от  № 1655 – порядок ведения и хранения электронных записей в СФР.

Обязанности работодателя

1. Ведение трудовой книжки – независимо от того, используется бумажный или электронный вариант, работодатель обязан вносить в неё все записи о приёме, переводе, увольнении, отпуске и т.д.
2. Если в системе 1С (или аналогичной) установлен флажок «Отразить в трудовой книжке», запись в электронном реестре считается достаточной только при наличии ЭТК. При наличии только бумажной книжки запись в системе не заменяет её.
3. При переходе работника на ЭТК работодатель обязан:
   • выдать бумажную книжку работнику (если она ещё не была выдана) и получить от него заявление о переходе;
   • внести запись о переводе в СФР в течение 3 рабочих дней;
   • освободиться от дальнейшего ведения бумажной книжки, но сохранить её в архиве до истечения 5 лет (по требованию инспекции).
4. При увольнении – выдать трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 3 дней.

Что может сделать работник?

1. Проверить наличие записей в своей трудовой книжке при приёме на работу. При обнаружении ошибок – сразу потребовать их исправления.
2. Подать заявление о переходе на электронную трудовую книжку:
   • через Госуслуги;
   • в отдел кадров (заполнить форму заявления в произвольной форме);
   • через МФЦ.
3. Если бумажная книжка утеряна:
   • обратиться к бывшему работодателю с требованием выдать дубликат (возможен только при наличии подтверждающих документов);
   • при невозможности получить дубликат – подать заявление в Пенсионный фонд РФ о восстановлении трудовой книжки (пункт 2.1 формы П-1);
   • в качестве альтернативы – оформить электронную трудовую книжку.
4. При желании сохранить бумажную книжку (например, для личных архивов) – хранить её в сухом, защищённом от прямого солнечного света месте, желательно в папке‑конверте.

Переход от бумажной к электронной форме

5.1 Кому разрешён переход?

С 1 января 2021 года переход на ЭТК возможен для большинства работников, однако в законе указаны исключения (например, военнослужащие, некоторые категории государственных служащих). Полный перечень см. в приказе Минтруда № 534н.

5.2 Пошаговый процесс перехода

1. Работник подаёт заявление о переходе (бумажное или через Госуслуги).
2. Работодатель проверяет, что в трудовой книжке нет закрывающих записей (увольнение, перевод в другую организацию).
3. Работодатель вносит запись о переводе в СФР и получает подтверждение о создании ЭТК.
4. Работнику выдаётся доступ к ЭТК (логин/пароль) и бумажная книжка передаётся в архив.
5. Все дальнейшие записи вносятся только в электронный реестр.

5.3 Можно ли вести обе формы одновременно?

Теоретически – да, но только в течение переходного периода (не более 30 дней). После активации ЭТК работодатель освобождается от обязательства вести бумажную книжку, однако обязан хранить её в архиве до момента окончательного уничтожения (по требованию контролирующего органа).

Что делать с бумажной трудовой книжкой, если вы уже перешли на электронную?

• Сохранить в архиве – в течение 5 лет (по рекомендациям ФНС) хранить в офисе или в личном архиве.
• Если книжка повреждена, но в ней есть важные записи, сделать фотокопию всех страниц и хранить её в электронном виде.
• При увольнении работодатель обязан вернуть бумажную книжку (или её копию) работнику, если он пожелает её оставить.
• Если вы планируете полностью избавиться от бумажной формы, подайте заявление в отдел кадров о её уничтожении после подтверждения, что все записи перенесены в ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

7.1 Нужно ли продолжать вести бумажную книжку, если в 1С стоит флажок «Отразить в трудовой книжке»?

Да, если у работника нет электронной трудовой книжки. Флажок лишь указывает системе вносить запись в электронный реестр, но закон требует наличия бумажного документа до момента официального перехода.

7.2 Как быстро получить бумажную трудовую книжку после увольнения?

Работодатель обязан выдать её в течение трёх рабочих дней. При задержке работник может обратиться в инспекцию по труду с жалобой.

7.3 Можно ли использовать электронную копию бумажной книжки в качестве доказательства стажа?

Только если эта копия храниться в официальном электронном реестре СФР. Обычная скан‑копия без подтверждения в СФР не считается юридически значимой.

7.4 Что делать, если в бумажной книжке есть ошибка?

1. Обратиться к работодателю с письменным заявлением о исправлении.
2. Работодатель вносит исправление в виде записи об исправлении (стрелка, подпись, дата).
3. Если работодатель отказывается – подать жалобу в территориальный орган по труду.

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте записи в своей трудовой книжке (каждый раз при приёме на новое место).
• Сохраняйте копии всех справок, приказов и листовок, связанных с трудовой книжкой.
• Если планируете переход на ЭТК – сделайте фото всех страниц бумажной книжки до её передачи в архив.
• Храните бумажную книжку в месте, недоступном для детей и влаги (например, в пластиковом конверте в сейфе).
• При смене работодателя уточняйте, будет ли вести электронную или бумажную форму, и требуйте письменного подтверждения.

Бумажная трудовая книжка остаётся важным документом, пока у работника нет официально оформленной электронной версии. Работодатели обязаны вести её в соответствии с ТК РФ, а работники – своевременно проверять записи и принимать участие в переходе на ЭТК, если это их интересует. При правильном подходе можно сохранить все трудовые права и избежать лишних проблем при проверках и при оформлении пенсии.

Помните: закон требует наличия подтверждённого документа о трудовом стаже, а выбор формы (бумажная или электронная) – ваш личный, но он должен быть оформлен официально.

Статья подготовлена на основе актуальной информации из официальных источников и практики консультантов 1С Rarus, УБРиР, Банки.ру и других экспертов по состоянию на 22 мая 2026 г.