Вопрос о том, следует ли вносить запись о благодарности, почетной грамоте или иной форме поощрения в трудовую книжку сотрудника, часто вызывает споры среди специалистов по кадрам и самих работников. В данной статье мы подробно разберем юридические аспекты, правила оформления и актуальную практику ведения трудовых книжек.

Что такое трудовая книжка и какова её основная цель?

Трудовая книжка — это основной документ работника, в котором фиксируются ключевые изменения в его трудовой деятельности. Главная цель документа, подтверждение трудового стажа и квалификации сотрудника; Согласно законодательству, в трудовую книжку вносятся сведения о:

• Приеме на работу;
• Перемещениях внутри организации (переводы на другие должности);
• Увольнении;
• Государственных награждениях.

Ответ на этот вопрос зависит от статуса данной благодарности. Важно различать внутреннее поощрение компании и государственную награду.

Внутренние благодарности и почетные грамоты компании

Если сотрудник получил благодарность от генерального директора, почетную грамоту от отдела кадров или премию за успехи в работе, вносить такие записи в трудовую книжку не требуется.

Трудовая книжка не является «дневником успехов» или портфолио сотрудника. Все внутренние поощрения оформляются соответствующим приказом по личному составу, который хранится в личном деле работника. Именно приказ является юридическим основанием для выплаты премии или присвоения внутреннего звания.

Государственные награды

Ситуация кардинально меняется, если речь идет о государственных наградах (например, ордена, медали, звания «Почетный работник РФ» и т.д.). В этом случае запись в трудовую книжку обязательна.

Запись о государственной награде вносится на основании соответствующего указа или распоряжения государственного органа.

Как правильно оформить запись о награждении (инструкция)

Если вы столкнулись с необходимостью внести запись о государственной награде, придерживайтесь следующего алгоритма:

1. Основание: Подготовьте копию документа (указа, распоряжения), на основании которого производится запись.
2. Формулировка: Запись должна быть максимально точной и соответствовать тексту документа о награждении.
3. Размещение: Запись вносится в раздел «Сведения о работе», в хронологическом порядке после последней записи о приеме или переводе.

Пример формулировки:

«Награжден медалью «За особые заслуги перед Российской Федерацией» указом Президента РФ от [дата] № [номер]»

Особенности в эпоху электронных трудовых книжек (ЭТК)

С 2021 года большинство работодателей перешли на ведение электронных трудовых книжек. Важно помнить следующее:

• СЗВ-ТД (ЕФС-1): В отчетность по форме СЗВ-ТД (ныне часть ЕФС-1) подаются сведения только о трудовой деятельности (прием, перевод, увольнение). Сведения о благодарностях и наградах в эти формы не включаются.
• Бумажные книжки: Если сотрудник продолжает вести бумажную трудовую книжку, правила внесения записей о государственных наградах остаются прежними.

Резюме: краткая таблица-шпаргалка